Projecten en uren

Supportnotes geven uitgebreid antwoord op minder gemakkelijke vragen.

• Bepaling bijdrage van uw projecten aan het bedrijfsresultaat van het lopend jaar
  Vanuit uw projectadministratie wilt u de bijdrage van uw projecten aan het bedrijfsresultaat van het lopend jaar bepalen. U vraagt zich af hoe u dit moet aanpakken.

• Declaratieregels onderdrukken
  U bent op zoek naar een handige mogelijkheid om declaratieregels te onderdrukken op de factuur.

• Een extra manier om projectboekingen te wijzigen
  U bent op zoek naar een manier om projectboekingen te wijzigen zonder dat u hiervoor de oorspronkelijke boeking (bijvoorbeeld ureninvoer) hoeft aan te passen.

• Gejournaliseerde uren wijzigen
  U hebt uren gejournaliseerd, maar wilt er toch nog iets in wijzigen. Als u dagboek 915 opent en de dagboekbladzijde wilt wijzigen of verwijderen, blijkt dat niet mogelijk te zijn.

• Het rapport Financiële overzichten of Financiële overzichten budget, opgevraagd met brontabellen, toont een regel met een verschil.
  Om te weten hoe de winstgevendheid van uw project ervoor staat en tegelijkertijd de onderliggende boekingen te controleren, vraagt u het rapport Financiële overzichten in het venster Projecten op waarbij u de diverse velden als volgt markeert of selecteert:

• Hoe analyseer ik cijfers uit de project- (of uren-)administratie?
  U hebt een aantal boekingen verricht waarbij u een projectcode hebt ingevoerd. Maar als u de projectkaart of projectrapportage opvraagt, of bijvoorbeeld declaratievoorstellen aanmaakt of projectresultaten overboekt, dan ziet u niet de bedragen die u verwachtte. Of u wilt de cijfers verder analyseren, bijvoorbeeld om aansluiting vast te stellen tussen de projectadministratie en de financiële administratie, maar weet niet goed hoe.

• Hoe analyseert u een onverwacht bedrag te factureren?
  Het kan gebeuren dat het rapport Te factureren in het venster Projecten informatie toont die u niet verwacht. Of er worden declaratievoorstellen aangemaakt met bedragen die u niet verwacht. Hoe analyseert u dan wat er aan de hand is?

• Hoe controleert u de aansluiting tussen de resultaten van de financiële administratie en de projectadministratie?
  U wilt aansluiting realiseren tussen de cijfers uit de financiële administratie en de projectadministratie. Zo hebt u volledig grip op de cijfers en hoe de projecten in financiële zin verlopen, en weet u dat u op gerapporteerde cijfers kunt vertrouwen. In onderstaand voorbeeld nemen we als uitgangspunt dat u de bijdrage van de projecten aan het bedrijfsresultaat van het lopende jaar wilt bepalen. En dat u die zowel in de financiële administratie als in de projectadministratie wilt kunnen terugvinden.

• Hoe rekent u zelf uit wat er wordt overgeboekt als u Document/Projectresultaten overboeken kiest?
  U kiest regelmatig Document/Projectresultaten overboeken in het venster Projecten en hebt er behoefte aan om te begrijpen hoe AccountView de over te boeken bedragen berekent. De twee meest gebruikte methoden om over te boeken zijn Finale methode en Vrijval tot aan Te factureren. De finale methode is relatief eenvoudig: het volledige bedrag waarvoor een project op de balans staat, wordt naar de verlies- en winstrekening overgeboekt. U vindt dit bedrag in het venster Projectjournaal met de weergave Aansluiting journaal, in de laatste kolom, Bedr OHW (zie de afbeelding hieronder). Dat bedrag wordt nul als het projectresultaat wordt overgeboekt met behulp van de finale methode, en het komt dan te staan in de kolom Proj.res (projectresultaat). Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

• Meer informatie uit uw projectadministratie halen
  Vanaf AccountView versie 8 kunt u zelf instellen op welke kenmerken u uw projectcijfers groepeert door middel van het selecteren van dimensies. Vanaf AccountView versie 9 zijn de mogelijkheden om, gegeven de geselecteerde dimensies, projectcijfers te rapporteren sterk verruimd. In dit artikel willen we een indruk geven van deze mogelijkheden, zodat u de projectrapportage optimaal gebruikt en vanuit de rollen directie/management, projectleider en controller uw projecten en organisatie zo goed mogelijk stuurt.

• Projectadministratie toont geen of onverwachte bedragen
  U hebt een aantal boekingen verricht waarbij u een projectcode hebt ingevoerd, maar als u in het venster Projecten de Projectkaart opent of het rapport Financiële overzichten opvraagt, ziet u deze boekingen niet terug. De cijfers in het venster Stamgegevens project op de tab Financieel of in het venster Projectbudgettering zijn anders dan u had verwacht.

• Te factureren positie (onderhanden werk) afkomstig uit vorig boekjaar
  U wilt controleren welk deel van het onderhanden werk van het vorig boekjaar nog niet is uitgefactureerd in het huidige jaar.

• Uw onderhandenwerkpositie bepalen en hoe de module Projecthiërarchie daarbij kan helpen
  Sinds de wet ‘Werken aan winst’ uit 2007 worden er meer eisen gesteld aan het correct bepalen van uw onderhandenwerkpositie, die voortvloeit uit uw projectadministratie, en het tijdig nemen van winst. In dit artikel willen we een voorbeeld geven hoe u dat in AccountView kunt doen en ook laten zien hoe de module Projecthiërarchie daarbij kan helpen. Vervolgens willen we voorbeelden geven van andere situaties die met behulp van de module Projecthiërarchie zijn op te lossen. Tot slot willen we laten zien hoe u uw onderhandenwerkpositie uit uw projectadministratie kunt aansluiten op de onderhandenwerkpositie in uw financiële administratie.