Eindejaarsverwerking in versie 5.0k2
| Support ID: | 52552 |
| Versies: | 5.x |
Omschrijving
Bij sommige stappen staan belangrijke tips. Lees daarom eerst dit artikel helemaal door, inclusief die tips, voordat u de stappen uitvoert. Voor volledige informatie verwijzen wij uiteraard naar de documentatie.
Wij kunnen ons voorstellen dat u ter plaatse ondersteuning wenst van een deskundige. Neem in dat geval gerust contact op met uw leverancier en vraag voordat u deze inschakelt even naar de kosten van de ondersteuning. Mocht uw leverancier of een andere deskundige de eindejaarsverwerking voor u uitvoeren, overhandig dan in ieder geval dit gehele document en vraag hem of haar om hiervan zorgvuldig gebruik te maken.
Let op: deze procedure is geschreven voor de overgang van 2005 naar 2006. Lees 'het nieuwe boekjaar' (2012) voor 2006, en 'het oude boekjaar' (2011) voor 2005 in de schermafbeeldingen.
Verklaring
AccountView Windows kent een flexibele eindejaarsverwerking. Het is niet nodig om de administratie van 2011 af te sluiten voordat u begint met boeken in de administratie van 2012. U kunt in beide administraties boeken en deze precies op elkaar laten aansluiten.
Oplossing
Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u beschikt over AccountView versie 5.0k2. Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure.
Stap 1: een backup!
Maak voor alle zekerheid een backup van uw administratie 2011 met Document/Backup van administratie in het venster Administraties. Zo hebt u altijd een backup van uw eindsituatie in 2011.
Stap 2: voorbereiden
Controleer of u uw laatste update van AccountView hebt geïnstalleerd. Neem zonodig contact op met uw leverancier om na te gaan of u versie 5.0k2 hebt ontvangen.
Zelf kunt u met Help/Info in AccountView nagaan welke versie u op dit moment gebruikt. De versie die hier wordt vermeld moet overeenkomen met de versie op de sticker van de laatste AccountView CD-ROM die u hebt ontvangen. Controleer ook of u het laatste Service Pack voor uw versie hebt geïnstalleerd (u vindt hier ook een duidelijke instructie hoe u een Service Pack kunt installeren).
Voordat u begint moet u organiseren en controleren:
- Kies Bestand/Administraties.
- Kies Document/Organiseren/Programma.
- Kies daarna Document/Organiseren/Systeem.
- Selecteer administratie 2011 en kies Document/Organiseren/Administratie.
- Controleer administratie 2011 met Document/Controleren/Administratie. Kies Alle controles in het venster Administratiebestanden controleren. Kies Volgende en markeer in dit venster, onder Bestandsintegriteit, de velden Primaire sleutels, Verwijssleutels, Verplichte velden en Systeemsleutels controleren.
Kies de knop Controle en druk het controlerapport af. Mochten er nog problemen in administratie 2011 bestaan, volg dan het advies onderaan het rapport op. - Kies Document/Controleren/Volgnummers en druk het rapport af. Eventuele fouten worden hierbij automatisch hersteld.
Overigens raden wij u aan om regelmatig te organiseren en te controleren. Zie ook het artikel Aansluitingsverschillen en storingen zelf oplossen.
Alleen nog boeken in dagboeken 2011!
Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking alleen nog kunt boeken in dagboeken van administratie 2011, en dat u geen gegevens meer invoert of verwerkt in Facturering, Inkooporders, Conceptfacturen. Verwerk daar dus datgene wat u in 2011 wilt boeken, voordat u de eindejaarsverwerking uitvoert.
Gebruikt u de module Facturering of Inkoop, en journaliseert u achteraf?
Als u beschikt over de modules Facturering en/of Inkoop kunt na het openen van uw administratie 2011 met Opties/Administratie-instellingen/Handel, tab Facturering (of Inkoop I) nagaan of u directe verwerking gebruikt. Als het veld Directe verwerking verkoopfacturen (of Directe verwerking inkoopfacturen) niet is gemarkeerd, moet u eerst de reeds gefactureerde verkooporders (of inkooporders) journaliseren in het venster Facturering (of Inkooporders) met Document/Facturen journaliseren.
Gebruikt u de module Voorraad?
Kies Rapporten/Aansluiting grootboek in het venster Artikelen, en controleer of het rapport in evenwicht is. Wij raden u aan om dit rapport elke maand op te vragen. Lees bij aansluitingsverschillen de supportnote Aansluiting Grootboek en Artikelhistorie controleren. Kies Rapporten/Voorraadwaardering en markeer Alleen voorraadwaarde artikelen. Het eindsaldo moet overeenkomen met het eindsaldo van het rapport Aansluiting grootboek voor rekening Voorraad. Analyseer mogelijke verschillen.
Gebruikt u de module Vaste activa?
Controleer in dagboek 910 Vaste activa of u alle perioden hebt gejournaliseerd.
Gebruikt u de module Uren & declaraties?
Als u over de module Uren & declaraties beschikt, en u maakt conceptfacturen op basis van uw urenregistratie, dan gelden de volgende voorwaarden:
- Alle uren in de administratie van 2011 moeten zijn gejournaliseerd (Document/Uren journaliseren in Urenregistratie).
- Alle conceptfacturen die u in de administratie van 2011 nog wilt factureren moeten definitief zijn gefactureerd, voordat u de eindejaarsverwerking uitvoert.
Geblokkeerde stamgegevens
U kunt bepaalde stamgegevens blokkeren, zoals debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen en artikelen. Openstaande posten op een geblokkeerde debiteur kunnen tijdens de eindejaarsverwerking niet worden overgenomen. Er verschijnt dan een melding: Waarde [X] in veld ‘Debiteur/crediteurnummer’ van bestand ‘Dagboekregels’ is geblokkeerd. U moet dan het aangemaakte nieuwe boekjaar verwijderen, de oorzaak oplossen en de eindejaarsverwerking opnieuw uitvoeren.
We adviseren u daarom om vóór de eindejaarsverwerking te controleren of u dergelijke posten hebt, de bijbehorende debiteuren te deblokkeren, en daarna pas de eindejaarsverwerking uit te voeren. U kunt daarna uiteraard die debiteuren weer blokkeren, maar als u later de beginbalans nogmaals overneemt, moeten die debiteuren in beide boekjaren zijn gedeblokkeerd.
Zo controleert u geblokkeerde debiteuren met openstaande posten:
- Kies Bestand/Debiteuren.
- Kies Beeld/Selecteren.
- Selecteer Debiteuren in Beschikbare velden selecteren uit.
- Selecteer Geblokkeerd in Veld.
- Selecteer Ja in Conditie.
- Kies Toevoegen.
- Kies OK.
- Als er geen debiteuren worden geselecteerd hoeft u niets te doen. Kies Rapporten/Saldilijst als er debiteuren worden getoond, en druk het rapport af.
- Deblokkeer de debiteuren die op dit rapport staan.
Voor eventueel geblokkeerde grootboekrekeningen met een saldo en artikelen waarop nog voorraad staat geboekt kunt u een vergelijkbare werkwijze volgen.
Gebruikt u de module Uitgebreide toegangsbeveiliging?
Zorg dan dat u AccountView hebt gestart met een gebruikersnaam die alle rechten in AccountView heeft, voordat u aan stap 3 begint.
Stap 3: een nieuw boekjaar openen
Als u administratie 2012 toevoegt, kunt u het jaartal het beste opnemen in de Administratiecode, de Naam en de Directory admin.
In AccountView Windows kunt u automatisch een nieuw boekjaar openen:
- Kies Bestand/Administraties.
- Selecteer administratie 2011 en kies Document/Administratie aanmaken.
- Selecteer Nieuw boekjaar en kies Volgende. Administratie 2011 is geselecteerd in Overnemen van.
- Voer de gegevens van uw nieuwe administratie 2012 onder Nieuwe administratie in.
Neem voor de duidelijkheid het jaartal erin op, bijvoorbeeld Administratiecode TRV_2012, Naam TravelWorld BV 2012 en Directory admin TRV_2012.
U kunt het veld Netwerkgebruik administratie markeren, zodat u met meerdere gebruikers tegelijk in uw nieuwe administratie kunt werken.
Kies Volgende. - Controleer de gegevens in het venster, wijzig ze zonodig.
Wijzig het veld Administratievaluta niet!
Kies Volgende. - Voer in Resultaat vorig jaar een grootboekrekening van het type Balans in. In de administratie van 2012 wordt het resultaat van boekjaar 2011 op deze rekening geboekt.
Tijdens het overnemen van de beginbalans boekt u het resultaat van 2011 op een rekening in 2012. Controleer uw vaste activa- en/of voorraadgegevens voordat u ze overneemt. - Als u beschikt over de module Vaste activa, en alle afschrijvings- of correctieboekingen hebt ingevoerd, dan kunt u het veld Vaste activa overnemen markeren. De vaste activa worden nu automatisch overgenomen in de administratie van 2012. Als u het veld niet markeert, kunt u de gegevens later nog overnemen met Document/Overnemen/Vaste activa.
Let op: als u in de administratie van 2012 nieuwe activa aanmaakt, dan gaan die verloren op het moment dat u de activa opnieuw overneemt. - Als u beschikt over de module Voorraad, dan kunt u het veld Beginvoorraad overnemen markeren. Als u het veld niet markeert, kunt u de gegevens later nog overnemen met Document/Overnemen/Beginvoorraad.
- Als u beschikt over de module Projectbudgettering, kunt u de velden Budget doorlopende projecten overnemen en/of Overige projectbudgetteringsregels overnemen markeren, om doorlopende respectievelijk niet-doorlopende projectbudgetten over te nemen. Als u geen projectbudgetten overneemt, kunt u dat later nog doen met Document/Overnemen/Projectbudgettering. Kies Volgende.
U kunt de budgetten van doorlopende en/of niet-doorlopende projecten overnemen. Voor doorlopende projecten kunt u de budgetcijfers zonodig wijzigen. - Kies Aanmaken.
De administratie wordt aangemaakt. Budgetten, verslagen en vergelijkende cijfers worden automatisch overgenomen in de administratie van 2012. U kunt achteraf de vergelijkende cijfers nogmaals overnemen met Document/Overnemen/Vergelijkende cijfers in het venster Administraties. - Kies Afdrukken om het controlerapport af te drukken.
- Kies Voltooien.
Gebruikt u de module Uren & declaraties?
Als u over de module Uren & declaraties beschikt en u maakt conceptfacturen op basis van uw urenregistratie, dan moet u het onderhanden werk van de urenregistratie apart overnemen:
- Kies Bestand/Administraties.
- Selecteer administratie 2012 en kies Document/Overnemen/Onderhanden werk urenregistratie.
- Kies uw administratie 2011 in Overnemen van, en kies Overnemen.
Gebruikt u de module Uitgebreide toegangsbeveiliging?
Als u over de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I of II beschikt, moet u de andere gebruikers (of gebruikersgroepen) als gebruikers van de administratie van 2012 toevoegen. In de afzonderlijke modules gaat u als volgt te werk:
- Alleen Uitgebreide toegangsbeveiliging I: U geeft per administratie aan of een gebruiker erin mag werken. Dit staat los van de toegekende rollen. De rollen van een gebruiker gelden voor alle administraties waar de gebruiker toegang toe heeft. Kies Bestand/Administraties/F6. Voeg op de tab Gebruikers de gebruikers aan de nieuwe administratie toe.
- Uitgebreide toegangsbeveiliging II: U kunt per administratie rollen voor een gebruiker toekennen. Na toekenning van rollen heeft de gebruiker automatisch toegang tot de administratie. Kies Document/Stamgegevens systeem/Gebruikers/F6 (of Gebruikersgroepen/F6) om het venster Stamgegevens gebruiker op te vragen. Selecteer op de tab Rollen uw administratie 2012 in het veld Administratie. Nu kunt u de rollen van de gebruiker (of gebruikersgroep) voor de nieuwe administratie toekennen.
Tip: Zorg ervoor dat de gebruikers (of gebruikersgroepen) na de eindejaarsverwerking geen toegang meer hebben tot de administratie van 2011. Zo voorkomt u dat er per ongeluk nog in de oude administratie wordt geboekt.
Gebruikt u de module Voorraad?
U kunt de beginvoorraad meerdere keren overnemen (Document/Overnemen/Beginvoorraad in het venster Administraties), zolang u uw beginvoorraadbladzijde nog niet hebt gejournaliseerd. Als u werkt met voorraadwaarderingsmethode GIP of LIP (Opties/Administratie-instellingen/Handel, tab Voorraad) en de beginvoorraad hebt overgenomen, dan adviseren wij u om de beginvoorraadbladzijde meteen daarna te journaliseren. Vanaf dat moment wordt de beginvoorraad meegenomen in de berekening van de GIP of LIP.
Als u met VVP werkt in plaats van GIP of LIP, dan kunt u het journaliseren van de beginvoorraad uitstellen totdat de eindvoorraad definitief is vastgesteld en correct is overgenomen (voorraadwaarde is balanswaarde). Kies daarna Document/Voorraadbladzijden journaliseren voor de aangemaakte beginvoorraadbladzijde in het venster Voorraadbladzijden.
Als u de beginvoorraad wel hebt overgenomen maar nog niet gejournaliseerd, dan is uw technische voorraad in het nieuwe boekjaar al actueel. Als u de beginvoorraadbladzijde journaliseert sluit de financiële voorraad in uw voorraadadministratie weer aan op de balanswaarde van uw voorraad. Hierbij wordt geen journaalpost gemaakt. Als u uw voorraad wilt herwaarderen in het nieuwe boekjaar moet de beginvoorraadbladzijde zijn gejournaliseerd. Zie Goederenstroom in AccountView in uw online documentatie.
Maakt u gebruik van kopiedocumenten?
Als u beschikt over AccountView Team of Business met de module Facturering en/of Inkoop, dan kunt u kopiedocumenten bewaren. Als u hier gebruik van maakt, moet u het volgende doen:
- Kies Opties/Administratie-instellingen/Algemeen in administratie 2012.
- Controleer en wijzig zonodig de inhoud van het veld Directory kopiedoc. Standaard is daar de waarde uit administratie 2011 overgenomen. Wijzig dit veld als u de kopiedocumenten per administratie gescheiden wilt houden. Zie ook het artikel Kopiedocumenten.
Gebruikt u de module Intercompanyboekingen?
Controleer dan uw verdeelsleutels in het nieuwe boekjaar. Waarschijnlijk moeten de administraties die daarin zijn opgenomen, worden vervangen door de nieuwe boekjaren voor de betreffende administraties.
Stap 4: in beide boekjaren boeken!
Zoals gezegd, kent AccountView een flexibele eindejaarsverwerking. U hoeft de administratie van 2011 niet af te sluiten om administratie 2012 te openen. U kunt gewoon doorgaan met het invoeren van boekingen (in dagboeken!) in de administratie van 2011. Door de beginbalans opnieuw over te nemen (Document/Overnemen/Beginbalans), sluiten beide administraties weer volledig op elkaar aan. We adviseren u om daarna ook de vergelijkende cijfers opnieuw over te nemen (Document/Overnemen/Vergelijkende cijfers).
Als uw accountant bijvoorbeeld een aantal correctieboekingen over 2011 heeft opgesteld, nadat u al begonnen bent met boeken in administratie 2012, dan boekt u deze correcties gewoon in de administratie 2011, bijvoorbeeld in periode 13. Vervolgens neemt u de beginbalans opnieuw over in de administratie 2012 en beide administraties sluiten weer op elkaar aan.
Als u de beginbalans van 2012 wilt wijzigen zonder dat u de eindbalans van 2011 wilt aanpassen (bijvoorbeeld omdat u uw BTW-rekeningen in 2012 op nul wilt boeken), kunt u in het nieuwe boekjaar in een nieuwe dagboekbladzijde een memoriaalboeking aanmaken en verwerken in periode 0. De beginbalans die AccountView overneemt wordt geboekt in dagboek 900 bladzijde 1. Deze kan niet handmatig worden gewijzigd, om de aansluiting tussen de eindbalans van het vorig jaar en de beginbalans van het nieuwe jaar te garanderen.
Alleen nog boeken in dagboeken!
U kunt gewoon doorgaan met boeken in dagboeken in de administratie van 2011, maar niet in modules zoals Facturering, Inkoop of Voorraad. Boekingen in dergelijke modules worden namelijk overgenomen met Document/Administratie aanmaken, terwijl boekingen in dagboeken worden overgenomen met Document/Overnemen/Beginbalans.
Als u dat wilt, kunt u op twee manieren verdere boekingen in uw administratie 2011 voorkomen:
- U voert een periode in het veld Geblokkeerd t/m per in het venster Instellingen administratie in. Dit kan wel ongedaan worden gemaakt.
- U kiest Document/Periode sluiten in het venster Administraties. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
Zie voor meer informatie het hoofdstuk Perioden en jaren afsluiten in uw online documentatie.
Hoe kan ik het beginsaldo van mijn dagboek wijzigen?
Het beginsaldo van bank-, kas- of girodagboeken kunt u achteraf nog wijzigen met Bewerken/Beginsaldo, als u de eerste bladzijde van het dagboek selecteert.
Let op: Als u achteraf op deze manier het beginsaldo van een dagboek wilt invoeren, moet de eerste bladzijde van het dagboek zijn bewaard.
Waarom staan op mijn debiteuren-, crediteuren en grootboekkaarten allemaal puntkomma’s (;) in de omschrijvingen?
De openstaande posten in uw nieuwe administratie hebben allemaal automatisch een externe omschrijving gekregen op de beginbalans. De externe omschrijving is het gedeelte achter de puntkomma (;) en wordt gebruikt om de omschrijving van de openstaande post te bepalen.
Hoe kan ik volgnummers wijzigen die automatisch worden uitgedeeld?
- Druk een proeffactuur af, zodat het eerste volgnummer wordt aangemaakt.
- Kies Opties/Administratie-instellingen/Volgnummers.
- Selecteer nummergroep Verkoopfactuur.
- Kies Wijzigen om de factuurnummering te wijzigen.
Voor inkoopvolgnummers geldt een vergelijkbare werkwijze. Zie Factuurnummers en betalingsreferenties.
Tijd voor de voorjaarsschoonmaak?
Het nieuwe jaar is trouwens een uitstekend moment om grootboekrekeningen, debiteuren of crediteuren te verwijderen die u toch nooit meer gebruikt. Voorwaarde is wel dat die stamgegevens in de administratie van 2012 niet worden gebruikt: er mag niet op zijn geboekt. Houd er ook rekening mee dat er afwijkingen kunnen optreden bij het overnemen van vergelijkende cijfers, omdat u dan de cijfers mist van de verwijderde grootboekrekeningen uit de voorgaande jaren. Hetzelfde geldt voor het controleren (en zonodig wijzigen) van uw valutakoersen.
Als een stamgegeven toch wordt gebruikt, wordt dit gemeld door AccountView, en kunt u het niet meer in dit jaar verwijderen. Om ervoor te zorgen dat dit stamgegeven verder niet meer wordt gebruikt, kunt u het blokkeren. Markeer het veld Geblokkeerd in het betreffende stamgegevensvenster (in Stamgegevens debiteur bijvoorbeeld op de tab Instellingen).
Meer informatie
Zie de veelgestelde vragen over eindejaarsverwerking