Eindejaarsverwerking in versie 6.1 en 6.1a
| Support ID: | 52554 |
| Versies: | 6.1, 6.1a |
Omschrijving
Eindejaarsverwerking betekent in AccountView 'een nieuw boekjaar automatisch aanmaken'. Uw verlies- en winstrekeningen komen in het nieuwe boekjaar op nul te staan. Verder houdt u alle benodigde gegevens om in het nieuwe jaar meteen verder te kunnen werken. AccountView kent een flexibele eindejaarsverwerking.
Let op: deze procedure is geschreven voor de overgang van 2005 naar 2006. Lees 'het nieuwe boekjaar' (2012) voor 2006, en 'het oude boekjaar' (2011) voor 2005 in de schermafbeeldingen.
Verklaring
Het is niet nodig om de administratie van 2011 af te sluiten voordat u begint met boeken in de administratie van 2012. U kunt in beide administraties boeken en deze precies op elkaar laten aansluiten.
Oplossing
Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit, dat u beschikt over AccountView versie 6.1 of 6.1a. Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure.
De procedure bestaat uit vijf stappen:
- Een backup maken
- Voorbereidingen treffen
- Een nieuw boekjaar aanmaken
- Aanvullende stappen per module
- Algemene aanwijzingen
Stap 1: een backup!
Maak voor alle zekerheid een backup op diskette of harde schijf van uw administratie 2011 met Document/Backup van administratie in het venster Administraties. Zo hebt u altijd een backup van uw eindsituatie in 2011.
Stap 2: voorbereiden
- Controleer of u uw laatste update van AccountView hebt geïnstalleerd. Neem zonodig contact op met uw leverancier om na te gaan of u versie 6.1 of 6.1a hebt ontvangen.
- Zelf kunt u met Help/Info in AccountView nagaan welke versie u op dit moment gebruikt. De versie die hier wordt vermeld moet overeenkomen met de versie op de sticker van de laatste AccountView CD-ROM die u hebt ontvangen.
- Controleer ook of u het laatste Service Pack voor uw versie hebt geïnstalleerd. U vindt daar ook een duidelijke installatie-instructie voor een Service Pack.
Voordat u begint moet u organiseren en controleren:
- Kies Bestand/Administraties.
- Kies Document/Organiseren/Programma.
- Kies Document/Organiseren/Systeem.
- Selecteer administratie 2011 en kies Document/Organiseren/Administratie.
- Controleer administratie 2011 met Document/Controleren/Administratie. Kies Alle controles in het venster Administratiebestanden controleren. Kies Volgende en markeer in dit venster, onder Bestandsintegriteit, de velden Unieke sleutelwaarden, Verwijssleutels, Verplichte velden, Systeemsleutels controleren.
Kies de knop Controle en druk het controlerapport af. Mochten er nog problemen in administratie 2011 bestaan, volg dan het advies onderaan het rapport op. - Kies Document/Controleren/Volgnummers en druk het rapport af. Eventuele fouten worden hierbij automatisch hersteld.
Wij raden u aan om regelmatig te organiseren en te controleren. Zie Aansluitingsverschillen en storingen zelf oplossen
Alleen nog boeken in dagboeken 2011!
Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking alleen nog kunt boeken in dagboeken van administratie 2011 en dat u geen gegevens meer invoert of verwerkt in Facturering, Inkooporders, Ontvangsten, Inkoopfacturen en Offertes. Verwerk de orders die u in 2011 wilt boeken voordat u de eindejaarsverwerking uitvoert.
De orders die u niet verwerkt in het oude boekjaar worden automatisch meegenomen naar het nieuwe boekjaar, waar u ze dan verder moet verwerken. Als u werkt met de module Urenregistratie zonder Uren & declaraties, dan kunt u uw uren van 2011 in het oude boekjaar blijven invoeren.
Gebruikt u de module Facturering of Inkoop, en journaliseert u achteraf?
Als u beschikt over de modules Facturering en/of Inkoop, dan moet u het volgende doen:
- Open uw administratie 2011.
- Kies Opties/Administratie-instellingen/Handel, tab Facturering (of Inkoop I).
- Controleer of het veld Directe verwerking verkoopfacturen (of Directe verwerking inkoopfacturen) is gemarkeerd.
- Als het veld is gemarkeerd, dan hoeft u niets te doen. Als dit niet is gemarkeerd, kies dan Document/Facturen journaliseren in het venster Facturering (of Inkoop).
Gebruikt u de module Voorraad?
Kies Rapporten/Aansluiting grootboek in het venster Artikelen voor rekening Voorraad en controleer of het rapport aansluitingsverschillen meldt. Wij raden u aan om dit rapport elke maand op te vragen. Lees bij aansluitingsverschillen de supportnote Aansluiting Grootboek en Artikelhistorie controleren. Kies Rapporten/Voorraadwaardering en markeer Alleen voorraadwaarde artikelen. Het eindsaldo moet overeenkomen met het eindsaldo van het rapport Aansluiting grootboek voor rekening Voorraad. Analyseer mogelijke verschillen.
Gebruikt u één van deze modules in versie 6.1 of 6.1a?
- Projecten
- Uren & declaraties
- Inkoop (en verwerkt u inkoopfacturen in het venster Inkoopfacturen)
- Vaste activa
- BusinessDimensions
Klik dan op de modulenaam voor extra aanwijzingen.
Gebruikt u de module Uitgebreide toegangsbeveiliging?
Zorg dan dat u AccountView hebt gestart met een gebruikersnaam die alle rechten in AccountView heeft, voordat u aan stap 3 begint.
Stap 3: een nieuw boekjaar aanmaken
Als u administratie 2012 aanmaakt, adviseren wij u om het jaartal op te nemen in Administratiecode, Administratienaam, Directory admin en Directory kopiedoc.
In AccountView kunt u automatisch een nieuw boekjaar aanmaken:
- Kies Bestand/Administraties.
- Selecteer administratie 2011 en kies Document/Administratie aanmaken.
- Administratie 2011 is geselecteerd in Overnemen van. Selecteer Nieuw boekjaar op basis van huidig boekjaar en kies Volgende.
- Voer de gegevens van uw nieuwe administratie 2012 in.
Neem voor de duidelijkheid het jaartal erin op, bijvoorbeeld Administratiecode TRV_2012, Administratienaam TravelWorld BV 2012, Directory admin TRV_2012\ en Directory kopiedoc TRV_2012\KOPIEDOC\.
Dit laatste veld is beschikbaar als u over Facturering, Inkoop en/of Aanmaningen beschikt. Als u dit veld niet invoert terwijl u in administratie 2011 wel kopiedocumenten aanmaakt, dan worden in administratie 2012 geen kopiedocumenten aangemaakt.
Markeer het veld Netwerkgebruik administratie, als u met meerdere gebruikers tegelijk in uw nieuwe administratie wilt werken.
Kies Volgende. - Controleer de gegevens in het venster en wijzig ze zonodig.
Voer het Aantal perioden in dat u voor het opmaken van rapportages gebruikt. Rapporteert u per maand, dan is het logisch om hier '12' in te voeren. Als u dat wilt kunt u ook in de twee perioden daarna (in dit geval 13 en 14) nog boekingen maken, bijvoorbeeld voor correctieboekingen aan het eind van het jaar. - Voer in Resultaat vorig jaar een grootboekrekening van het type Balans in. In administratie 2012 wordt het resultaat van boekjaar 2011 op deze rekening geboekt.
Tijdens het overnemen van de beginbalans boekt u het resultaat van 2011 op een rekening in 2012. - Als u beschikt over de module Vaste activa, dan kunt u Vaste activa overnemen markeren. De vaste activa worden dan automatisch overgenomen in administratie 2012. U kunt de gegevens ook later overnemen met Document/Overnemen/Vaste activa.
- Als u beschikt over de module Voorraad, dan kunt u Beginvoorraad overnemen markeren om de technische voorraad in het nieuwe boekjaar volledig bij te werken. U kunt de gegevens ook later overnemen met Document/Overnemen/Beginvoorraad.
- Als u beschikt over de module Uren & declaraties, zie dan het artikel Eindejaarsverwerking Uren & declaraties in versie 6.1 en 6.1a voor extra aanwijzingen.
- Als u beschikt over de module Projecten I, dan kunt u na Volgende het veld Budget doorlopende projecten overnemen markeren om budgetten van doorlopende projecten over te nemen. Budgetten van lopende projecten worden al automatisch overgenomen. Als u het veld niet markeert, dan kunt u de gegevens later nog overnemen met Document/Overnemen/Projectbudgettering.
U kunt de budgetten van doorlopende projecten op vier verschillende manieren overnemen. - Kies Aanmaken.
De administratie wordt aangemaakt. Budgetten, verslagen en vergelijkende cijfers worden automatisch overgenomen in administratie 2012. - Kies Afdrukken om het controlerapport af te drukken.
- Kies Voltooien.
Stap 4: aanvullende stappen per module
Gebruikt u de module Uitgebreide toegangsbeveiliging?
De toegangsstructuur voor administratie 2011 is volledig overgenomen in administratie 2012; dezelfde gebruikers hebben dezelfde rechten in 2012 als in 2011. Als u wilt kunt u rechten op administratie 2011 ontnemen. Voor de module Uitgebreide toegangsbeveiliging II kiest u Document/Overnemen/Toegangsbeveiliging in het venster Administraties. Voor Uitgebreide toegangsbeveiliging I kiest u Bestand/Administraties/F6.
Gebruikt u de module Voorraad?
U kunt de beginvoorraad meerdere keren overnemen (Document/Overnemen/Beginvoorraad in het venster Administraties), zolang u uw beginvoorraadbladzijde nog niet hebt gejournaliseerd. Als u werkt met voorraadwaarderingsmethode GIP of LIP (Opties/Administratie-instellingen/Handel, tab Voorraad) en de beginvoorraad hebt overgenomen, dan adviseren wij u om de beginvoorraadbladzijde meteen daarna te journaliseren. Vanaf dat moment wordt de beginvoorraad meegenomen in de berekening van de GIP of LIP.
Als u met VVP werkt in plaats van GIP of LIP, dan kunt u het journaliseren van de beginvoorraad uitstellen totdat de eindvoorraad definitief is vastgesteld en correct is overgenomen (voorraadwaarde is balanswaarde). Kies daarna Document/Voorraadbladzijden journaliseren voor de aangemaakte beginvoorraadbladzijde in het venster Voorraadbladzijden.
Als u de beginvoorraad wel hebt overgenomen maar nog niet gejournaliseerd, dan is uw technische voorraad in het nieuwe boekjaar al actueel. Als u de beginvoorraadbladzijde journaliseert sluit de financiële voorraad in uw voorraadadministratie weer aan op de balanswaarde van uw voorraad. Hierbij wordt geen journaalpost gemaakt. Als u uw voorraad wilt herwaarderen in het nieuwe boekjaar moet de beginvoorraadbladzijde zijn gejournaliseerd. Zie Goederenstroom in AccountView in uw online documentatie voor meer informatie.
Gebruikt u handelsrapportagemodules of de module Multi-Year Financials?
- Kies Document/Stamgegevens administratie in administratie 2012.
- Als in die lijst Artikelhistoriebladzijden(-regels) meerdere jaren en/of Journaalhistorie meerdere jaren staat, kunt u in die vensters apart gegevens uit administratie 2011 overnemen. Zie uw documentatie voor meer informatie. Voor informatie over deze functionaliteit in combinatie met drill arounds zie de supportnote Drill around bevat geen (actuele) gegevens.
Gebruikt u de module Intercompanyboekingen?
Controleer dan uw verdeelsleutels in administratie 2012. Waarschijnlijk moeten de administraties die daarin zijn opgenomen worden vervangen door de nieuwe boekjaren voor de betreffende administraties.
Gebruikt u de module(s) Multirekening telebankieren en/of Multicliënt telebankieren?
- Kies Bestand/Administraties en selecteer administratie 2011.
- Kies F6 en markeer het veld Geblokkeerd voor multicliënt telebankieren, als u uw in te lezen bankafschriften niet meer in administratie 2011, maar in administratie 2012 wilt inlezen.
Gebruikt u de module Aanmaningen in versie 6.1?
Dan ziet u het veld Aanmaningsinformatie overnemen als u Document/Overnemen/Beginbalans kiest in het venster Administraties. Als u dit veld markeert, wordt aanmaningsinformatie (bijvoorbeeld het aantal keren gemaand) van openstaande posten per einde boekjaar uit 2011 in 2012 overgenomen. Als u na het aanmaken van administratie 2012 nog aanmaningen hebt verwerkt in administratie 2011, ligt het voor de hand om dit veld te markeren, anders niet.
Gebruikt u de module Transitorische posten in versie 6.1a?
Dan kunt u kosten of opbrengsten van boekingen in administratie 2012 automatisch laten doorboeken naar administratie 2011. Daarvoor moet u in de instellingen van beide administraties tussenrekeningen invoeren:
- Kies Opties/Administratie-instellingen/Financieel, tab Financieel.
- Controleer of er rekeningen zijn ingevoerd in Posten vorig bj debet en Posten vorig bj credit.
De eventuele doorboekingen worden gemaakt als u Document/Overnemen/Beginbalans kiest.
Gebruikt u AccountView Aangiftesoftware?
Zodra u het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt is dit automatisch beschikbaar in AccountView Aangiftesoftware, zodat u van daaruit BTW- en ICL-aangiften elektronisch kunt versturen.
Stap 5: algemene aanwijzingen
Zoals gezegd, kent AccountView een flexibele eindejaarsverwerking. U hoeft administratie 2011 niet af te sluiten om administratie 2012 te openen. U kunt gewoon doorgaan met het invoeren van boekingen (alleen in dagboeken!) in administratie 2011. Door de beginbalans opnieuw over te nemen (Document/Overnemen/Beginbalans), sluiten beide administraties weer volledig op elkaar aan. We adviseren u om daarna ook de vergelijkende cijfers opnieuw over te nemen (Document/Overnemen/Vergelijkende cijfers).
Door de beginbalans opnieuw over te nemen sluiten administraties 2011 en 2012 weer op elkaar aan.
Als uw accountant bijvoorbeeld een aantal correctieboekingen over 2011 heeft opgesteld, nadat u al begonnen bent met boeken in administratie 2012, dan boekt u deze correcties gewoon in administratie 2011, bijvoorbeeld in periode 13. Vervolgens neemt u de beginbalans opnieuw over in administratie 2012 en beide administraties sluiten weer op elkaar aan. Als u de beginbalans van 2012 wilt wijzigen zonder dat u de eindbalans van 2011 wilt aanpassen (bijvoorbeeld omdat u uw BTW-rekeningen in 2012 op nul wilt boeken), kunt u in het nieuwe boekjaar in een nieuwe dagboekbladzijde een memoriaalboeking aanmaken en verwerken in periode 0. De beginbalans die AccountView overneemt wordt geboekt in dagboek 900 bladzijde 1. Deze kan niet handmatig worden gewijzigd, om de aansluiting tussen de eindbalans van het vorig jaar en de beginbalans van het nieuwe jaar te garanderen.
Alleen nog boeken in dagboeken!
U kunt gewoon doorgaan met boeken in dagboeken in administratie 2011, maar niet in modules zoals Facturering, Inkoop en Offertes. Aangemaakte maar nog niet verwerkte orders in deze modules worden namelijk overgenomen met Document/Administratie aanmaken en moeten daarna in het nieuwe boekjaar verder worden verwerkt. Boekingen in dagboeken worden overgenomen met Document/Overnemen/Beginbalans; dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt.
Als u dat wilt, kunt u op twee manieren verdere boekingen in uw administratie 2011 voorkomen:
- U voert een periode in het veld Geblokkeerd t/m per in het venster Instellingen administratie in. Dit kan wel ongedaan worden gemaakt.
- U kiest Document/Periode sluiten in het venster Administraties. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
Zie voor meer informatie het hoofdstuk Perioden en jaren afsluiten in uw online documentatie.
Hoe kan ik het beginsaldo van mijn dagboek wijzigen?
Het beginsaldo van bank-, kas- of girodagboeken kunt u achteraf nog wijzigen met Bewerken/Beginsaldo, als u de eerste bladzijde van het dagboek opent.
Let op: u moet eerst de bladzijde van het dagboek bewaren, voordat u het beginsaldo kunt wijzigen.
Hoe kan ik volgnummers wijzigen die automatisch worden uitgedeeld?
- Kies Opties/Administratie-instellingen/Volgnummers.
- Kies Wijzigen om de nummering te wijzigen.
Zie Factuurnummers en betalingsreferenties
Tijd voor de voorjaarsschoonmaak?
Het nieuwe jaar is trouwens een uitstekend moment om grootboekrekeningen, debiteuren of crediteuren te verwijderen die u toch nooit meer gebruikt. Voorwaarde is wel dat die stamgegevens in administratie 2012 niet worden gebruikt: er mag niet op zijn geboekt. Houd er ook rekening mee dat er afwijkingen kunnen optreden bij het overnemen van vergelijkende cijfers, omdat u dan de cijfers mist van de verwijderde grootboekrekeningen uit de voorgaande jaren. Hetzelfde geldt voor het controleren (en zonodig wijzigen) van uw valutakoersen.
Als een stamgegeven toch wordt gebruikt, wordt dit gemeld door AccountView en kunt u het niet meer in dit jaar verwijderen. Om ervoor te zorgen dat dit stamgegeven verder niet meer wordt gebruikt, kunt u het blokkeren. Markeer het veld Geblokkeerd in het betreffende stamgegevensvenster (in Stamgegevens debiteur bijvoorbeeld op de tab Instellingen).
Meer informatie
Zie de veelgestelde vragen over eindejaarsverwerking