Eindejaarsverwerking uitbreidingsmodules in versie 6.1 en 6.1a
| Support ID: | 52558 |
| Versies: | 6.1, 6.1a |
Omschrijving
U hebt het artikel ‘Eindejaarsverwerking AccountView Windows (versie 6.1 en 6.1a)’ gelezen in de rubriek Tips & Trucs van Support van het AccountView Journaal (of op deze website). Deze procedure bevat extra aanwijzingen die daarin worden genoemd voor de modules:
Module: Inkoop
Veelgestelde vraag
- Als ik in het nieuwe boekjaar in het venster Inkoopfactuur de ontvangst vanuit het vorige boekjaar wil selecteren, is deze ontvangst niet beschikbaar.
Dit komt, omdat de in het oude boekjaar verwerkte ontvangst niet in de artikelhistorie van het nieuwe jaar aanwezig is. Er zijn twee manieren om hier mee om te gaan:- U selecteert de ontvangst door Inkooporderregel in plaats van Ontvangst te markeren in het venster Type, en vervolgens de inkooporderregel(s) te selecteren die tot de ontvangst behoren.
- Als u beschikt over historiemodules kunt u in het venster Artikelhistorie meerdere jaren kiezen voor Document/Artikelhistorie bijwerken waarbij u Alleen gegevens huidig jaar bijwerken demarkeert en in Aantal jaren minimaal 2 invoert. Nadat u deze optie hebt voltooid komt de ontvangst wel beschikbaar als u Ontvangst markeert in het venster Type.
Meer informatie
Zie de veelgestelde vragen over eindejaarsverwerking
Module: Vaste activa
Bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar kunt u er voor kiezen om de vaste activagegevens al dan niet onmiddellijk over te nemen door het veld Vaste activa overnemen al dan niet te markeren. Zie Eindejaarsverwerking AccountView Windows (versie 6.1 en 6.1a).
Als u het veld niet gemarkeert, dan bevat het nieuwe boekjaar geen vaste activagegevens. U moet dan op een later moment Document/Overnemen/Vaste activa kiezen om deze gegevens alsnog over te nemen. Als u de vaste activagegevens éénmaal hebt overgenomen, dan kunt u als dat nodig is de gegevens van uw vaste activa in het oude boekjaar wijzigen, en die daarna opnieuw overnemen in het nieuwe boekjaar. U kunt zelfs achteraf vaste activa toevoegen in het oude boekjaar, en die daarna ook overnemen met Document/Overnemen/Vaste activa. Als u aan het eind van het jaar een activum wilt toevoegen in het oude boekjaar dat in de loop van dat jaar was aangeschaft, dan moet u aan twee dingen denken:
- Op het moment dat u het activum toevoegt, moet u er voor zorgen dat niet voor alle perioden van het boekjaar de afschrijvingen zijn gegenereerd. Genereer eventueel de afschrijvingen opnieuw t/m een periode die ligt vóór de aanschafperiode van het toe te voegen activum.
- Nadat u het activum hebt toegevoegd moet u de afschrijvingen opnieuw genereren vanaf de aanschafperiode.
Als u bijvoorbeeld een activum hebt aangeschaft in periode 5, dan genereert u eerst de afschrijvingen opnieuw t/m periode 4, u voegt het activum toe, en daarna genereert u de afschrijvingen vanaf periode 5 opnieuw. In verband hiermee raden wij u dan ook af om perioden af te sluiten.
Zo neemt u vaste activagegevens (opnieuw) over:
- Kies Bestand/Administraties.
- Selecteer de administratie van het nieuwe boekjaar in het venster Administraties.
- Kies Document/Overnemen/Beginbalans. Neem de beginbalans over uit het oude boekjaar.
- Kies Document/Overnemen/Vaste activa, en selecteer het oude boekjaar in het venster Vaste activa overnemen. Activagegevens zoals Afgeschr per t/m vj en Afgeschr t/m vj worden bijgewerkt.
- Open de administratie van het nieuwe boekjaar.
- Kies Bestand/Vaste activa.
- Als u al afschrijvingen hebt gejournaliseerd in het nieuwe boekjaar, moet u de al gejournaliseerde perioden opnieuw journaliseren (Document/Afschrijvingen genereren).
Veelgestelde vragen
- Mijn activakaart sluit niet aan bij de stamgegevens van het activum, zijn er automatische controlemogelijkheden?
Met Document/Controleren/Administratie kunt u een controle op de vaste activa uitvoeren. Eventuele verschillen worden geconstateerd en waar mogelijk automatisch hersteld. Zie Aansluitingsverschillen en storingen zelf oplossen.
- In dagboek 910 staan boekingen met betrekking tot de vaste activa, hoe kan ik die wijzigen?
Dit kan alleen automatisch. Met Document/Afschrijvingen genereren kunt u meerdere keren de afschrijvingen genereren. Eventuele wijzigingen in de stamgegevens van de vaste activa worden bij het opnieuw genereren automatisch meegenomen in de boekingen in dagboek 910.
- Bij het toevoegen van een activum dat gekocht is in periode 12 krijg ik de melding: Alle perioden in huidig boekjaar zijn al afgeschreven. Optie geannuleerd. Hoe kan ik dat oplossen?
U kunt geen activa toevoegen als alle perioden van het boekjaar al zijn afgeschreven. Kies Document/Afschrijvingen generen en genereer de afschrijvingen voor periode 1 tot en met 11. Voeg het activum toe en genereer de afschrijvingen voor periode 12.
- Zijn er beperkingen aan het meerdere keren overnemen van de vaste activa?
Ja. Als u in het nieuwe boekjaar Document/Verkopen, Document/Extra afschrijving of Document/Herwaarderen hebt gekozen, dan is het daarna niet meer mogelijk om Document/Overnemen/Vaste activa te kiezen. Als dit wel mogelijk zou zijn, dan zouden er onherroepelijk aansluitingsproblemen ontstaan. Kies deze opties daarom pas als u de vaste activa-administratie van het oude boekjaar volledig hebt bijgewerkt en de laatste keer Document/Overnemen/Vaste activa hebt gekozen. Zolang u deze drie opties niet hebt gekozen, kunt u Document/Overnemen/Vaste activa kiezen zo vaak u wilt.
Meer informatie
Zie de veelgestelde vragen over eindejaarsverwerking
Module: BusinessDimensions
De gegevens die u in subadministraties hebt ingevoerd, kunnen worden overgenomen in de beginbalans en de beginvoorraad van het volgende boekjaar. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld uw subadministratie 'Serienummers' overnemen naar het volgende boekjaar. Als u een subadministratiekenmerk wilt overnemen, markeert u Beginbalans overnemen en/of Beginvoorraad overnemen in Document/Stamgegevens systeem/Subadministratiekenmerken/F6. De subadministratiegegevens worden automatisch overgenomen als u één van de volgende opties uitvoert:
- Document/Administratie aanmaken, Nieuw boekjaar op basis van huidig boekjaar
- Document/Overnemen/Beginbalans
- Document/Overnemen/Beginvoorraad
Subadministraties in de beginbalans overnemen
Tijdens de eindejaarsverwerking wordt een beginbalans voor het volgende boekjaar aangemaakt. Per balansrekening wordt een boekingsregel met het eindsaldo van het oude boekjaar aangemaakt in het nieuwe boekjaar. Subadministratiegegevens worden alleen overgenomen voor zover deze op balansrekeningen zijn geboekt. Hiervoor worden extra boekingsregels aangemaakt, die direct weer worden tegengeboekt. Voor twee serienummers die zijn geboekt op rekening 3000 worden bijvoorbeeld de volgende boekingsregels aangemaakt:
| 3000 Voorraad (totale beginsaldo) | 250.000,- | ||
| 3000 Voorraad (Serienummer 001) | 2.000,- | ||
| Aan | 3000 Voorraad (tegenboeking Serienummeradm) | 2.000,- | |
| 3000 Voorraad (Serienummer 010) | 2.200,- | ||
| Aan | 3000 Voorraad (tegenboeking Serienummeradm) | 2.200,- |
etc.
De serienummers zijn in de oorspronkelijke boekingen debet ingevoerd, en worden daarom op de beginbalans ook in de debetposten vermeld. In de omschrijving van de creditposten wordt wel vermeld dat het om een boeking uit een subadministratie gaat, maar het feitelijke serienummer wordt niet overgenomen in deze boekingen.
De serienummers zijn opgenomen in een subadministratiekenmerk van het Kenmerktype Lijst. Het kenmerktype Standaard AccountView-tabel wordt hetzelfde behandeld: voor elke unieke waarde wordt in het nieuwe boekjaar een extra regel aangemaakt. Subadministratiekenmerken van het kenmerktype Aantal worden ook meegenomen op de beginbalans.
Als er meerdere boekingen op hetzelfde serienummer en dezelfde rekening zijn, worden de regels samengevoegd (verdicht) tot een regel op de beginbalans.
U hebt in het oude boekjaar bijvoorbeeld de volgende regels in het Journaal staan:
| 3000 Voorraad (Serienummer 001) | 2.000,- | ||
| 3000 Voorraad (Serienummer 001) | 3.000,- | ||
| 3000 Voorraad (Serienummer 002) | 1.000,- |
In het nieuwe boekjaar worden deze regels als volgt overgenomen:
| 3000 Voorraad (totale beginsaldo) | 6.000,- | ||
| 3000 Voorraad (Serienummer 001) | 5.000,- | ||
| Aan | 3000 Voorraad (tegenboeking Serienummeradm) | 5.000,- | |
| 3000 Voorraad (Serienummer 002) | 1.000,- | ||
| Aan | 3000 Voorraad (tegenboeking Serienummeradm) | 1.000,- |
Kenmerken van het Kenmerktype Bedrag of Aantal worden gesaldeerd:
U hebt in het oude boekjaar bijvoorbeeld de volgende regels in het Journaal staan:
| 3010 Voorraad onderdelen (Aantal: 10) | 3.000,- | ||
| 3010 Voorraad onderdelen (Aantal: 20) | 2.000,- | ||
| 3010 Voorraad onderdelen (Aantal: 25) | 1.000,- |
In het nieuwe boekjaar worden deze regels als volgt overgenomen:
| 3010 Voorraad onderdelen (totale beginsaldo) | 6.000,- | ||
| 3010 Voorraad onderdelen (Aantal: 55) | 6.000,- | ||
| Aan | 3010 Voorraad onderdelen (tegenboeking Aantallen) | 6.000,- |
Subadministraties in de beginvoorraad overnemen
Het overnemen van subadministratiegegevens in de beginvoorraad werkt in grote lijnen hetzelfde als het overnemen van de beginbalans:
- Kenmerken van het type Lijst of Standaard AccountView-tabel worden uitgesplitst per subadministratie-waarde.
Per artikel wordt één regel met de beginvoorraad ingevoerd op een voorraadbladzijde.
Inkoopmutaties op bijvoorbeeld hetzelfde serienummer en hetzelfde artikel worden samengevoegd tot een extra mutatieregel in het nieuwe boekjaar. De artikelaantallen van de oorspronkelijke regels worden gesaldeerd. Deze mutatieregel wordt direct tegengeboekt.
- Kenmerken van het type Bedrag of Aantal worden gesaldeerd.
Per artikel wordt één regel met de beginvoorraad ingevoerd op een voorraadbladzijde.
Als inkoopmutaties een extra bedragveld uit een subadministratie bevatten, wordt hiervoor één extra mutatieregel per artikel aangemaakt, met het saldo van het bedragveld en het saldo van de artikelaantallen. Deze regel wordt direct tegengeboekt.
| Regel | Batch | Voorraad |
| 1 | 001 | 10 |
| 2 | 001 | 15 |
| 3 | 002 | 200 |
| 4 | 002 | 300 |
| 5 | 003 | 600 |
Tabel 1. De totale voorraad van een bepaald artikel bedraagt 1125 stuks, verdeeld over drie batches.
Op de artikelkaart in het nieuwe boekjaar worden de volgende gegevens vermeld:
| Regel | Batch | Voorraad |
| Beginvoorraad | 1125 | |
| uitsplitsing subadm | 001 | 25 (=10+15) |
| uitsplitsing subadm | 002 | 500 (=200+300) |
| uitsplitsing subadm | 003 | 600 |
| tegenboeking uitsplitsing | -1125 |
Tabel 2. De beginvoorraad wordt uitsplitst per batch.
Meer informatie
Zie de veelgestelde vragen over eindejaarsverwerking