Eindejaarsverwerking Uren & declaraties in versie 7.0, 7.0a en 7.1

Omschrijving

U hebt het artikel ‘Eindejaarsverwerking AccountView Windows (versie 7.0, 7.0a en 7.1)’ gelezen in de rubriek Tips & Trucs van Support van het AccountView Journaal (of op deze website). Deze procedure bevat extra aanwijzingen die daarin worden genoemd.

Let op: deze procedure is geschreven voor de overgang van 2005 naar 2006. Lees 'het nieuwe boekjaar' (2012) voor 2006, en 'het oude boekjaar' (2011) voor 2005 in de schermafbeeldingen.

Stap 1: Versienummer controleren

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help/Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit, dat u beschikt over AccountView versie 7.0, 7.0a of 7.1. Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure.

Stap 2: Bestaande conceptfacturen verwijderen of verwerken

Vóórdat u een nieuw boekjaar opent moet u bestaande conceptfacturen verwijderen of definitief verwerken in het huidige boekjaar, zodat er in het venster Facturering geen conceptfacturen meer staan.

Eventueel handmatig aangemaakte facturen (dus geen conceptfacturen), kunt u laten staan als u dat wilt. Deze worden bij het aanmaken van een nieuw boekjaar overgenomen, en u kunt deze in het nieuwe boekjaar verder verwerken.

Stap 3: Alleen onderhanden werk of volledige projecthistorie overnemen

In de stamgegevens van elk project staat op de tab Financieel het veld Jaarovergang. Als u voor een project facturen wilt aanmaken in een volgend boekjaar, moet u zorgen dat hier de waarde Alleen saldi balansrekeningen of Volledige projecthistorie is geselecteerd.

• Selecteer Alleen saldi balansrekeningen als u in het nieuwe boekjaar op uw projecten alleen de saldi van balansrekeningen wilt overnemen. Dit kan handig zijn als u uw rekening(en) onderhanden werk als balansrekening hebt gemarkeerd en in het nieuwe jaar niet de omzet van het afgelopen jaar op een project hoeft te zien. Alleen het onderhanden werk dat geboekt staat op balansrekeningen wordt nu overgenomen naar het project in uw nieuwe boekjaar.
• Selecteer Volledige projecthistorie als u in het nieuwe jaar voor het project de volledige projectkosten en projectopbrengsten van het afgelopen boekjaar wilt zien. Alle boekingen op het project worden overgenomen, verdicht per kostensoort/uursoortgroep.

In uw administratie-instellingen kunt u in het venster Instellingen projecten en uren op de tabs Kostenplaatsen en Projecten standaardwaarden vastleggen voor de velden Eindejaarsverwerking en Status. Deze standaardwaarden worden bij het aanmaken van een kostenplaats of project overgenomen. U kunt die uiteraard wijzigen als u dat wilt.

Als u werkt met de module Termijndeclaraties en u hebt in het oude boekjaar gefactureerde voorschotten die in het nieuwe boekjaar moeten worden verrekend, waarbij de voorschotten op een verlies- en winstrekening zijn geboekt, dan moet u Volledige projecthistorie selecteren om de verrekening in het nieuwe boekjaar te laten plaatsvinden. Is in uw licentie de module Projecten actief, zie dan Eindejaarsverwerking Projecten in versie 7.0, 7.0a en 7.1.

Stap 4: Onderhanden werk wel of niet meteen overnemen

U hebt twee mogelijkheden:

1. U neemt het onderhanden werk meteen over, tijdens het aanmaken van het nieuwe boekjaar (zie Uitvoering). Kies deze werkwijze als u conceptfacturen gaat aanmaken in het nieuwe boekjaar en niet meer in het oude boekjaar.
2. U neemt het onderhanden werk later over. Kies deze werkwijze als u na het aanmaken van het nieuwe boekjaar nog conceptfacturen wilt aanmaken en verwerken in het oude boekjaar. Daarna kunt u het onderhanden werk alsnog overnemen (zie Uitvoering) en het genereren van conceptfacturen voortzetten in het nieuwe boekjaar.

Vermijd een werkwijze waarbij u tegelijkertijd zowel in het oude als in het nieuwe boekjaar conceptfacturen genereert. U kunt het onderhanden werk meerdere keren overnemen in het nieuwe boekjaar.

Let op: uurstaten en eventuele handmatige boekingen in dagboeken die tot het overgenomen onderhanden werk behoren, worden in het oude boekjaar geblokkeerd. U kunt die na het overnemen van onderhanden werk dus niet meer wijzigen.

Stap 5: Nog niet gejournaliseerde uren

Wij adviseren om vóór het overnemen van het onderhanden werk vast te stellen of er nog uren te journaliseren zijn.

1. Kies Bestand/Urenregistratie.
2. Kies Document/Uren journaliseren en controleer of er gegevens staan in de velden Datum vanaf en t/m. Zo ja, dan zijn er nog uren te journaliseren. Kies Annuleren.
   Zo vindt u snel de uurstaten waarin deze nog niet gejournaliseerde uren staan:
3. Dubbelklik op de kolomtitel Voortgang om op die kolom te sorteren.
4. Blader door het venster om de uurstaten te vinden waarvoor de status niet gelijk is aan Verwerkt.
5. Controleer voor deze uurstaten of u ze moet journaliseren vóór het overnemen van het onderhanden werk.

U bent niet verplicht om deze uurstaten vóór het overnemen van het onderhanden werk te journaliseren. Als u dit niet doet, dan wordt er voor deze uurstaten geen onderhanden werk overgenomen naar het nieuwe boekjaar en zullen in het nieuwe boekjaar deze uren daarom niet kunnen worden gefactureerd. Mocht u gejournaliseerde uren willen wijzigen, zie dan de supportnote Gejournaliseerde uren wijzigen.

Stap 6: Uitvoering

In het eerder genoemde artikel staat hoe u een nieuw boekjaar opent met Document/Administratie aanmaken in het venster Administraties. Na een paar stappen verschijnt dan het onderstaande venster.

Als u meteen wilt overnemen (zie hiervoor) markeert u Onderhanden werk overnemen, om dit tegelijk met het aanmaken van het nieuwe boekjaar te doen. Markeer ook Alleen nog te factureren transacties overnemen als dit veld beschikbaar is, tenzij u in het nieuwe boekjaar voor uw projecten een specificatie wilt kunnen opvragen van alle urenboekingen die in het oude boekjaar zijn gefactureerd.

Als u later wilt overnemen (zie hiervoor), markeert u Onderhanden werk overnemen niet. Nadat u het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt kunt u later op de volgende manier alsnog het onderhanden werk overnemen van het oude naar het nieuwe boekjaar:

1. Kies Bestand/Administraties.
2. Selecteer administratie 2012 en kies Document/Overnemen/Beginbalans.
3. Voer de juiste waarde in het veld Resultaat vorig boekjaar in.
4. Markeer Onderhanden werk overnemen.
5. Markeer Alleen nog te factureren transacties overnemen (tenzij u in het nieuwe boekjaar voor uw projecten een specificatie wilt kunnen opvragen van alle urenboekingen die in het oude boekjaar zijn gefactureerd).
6. Kies Overnemen.

Tot slot

Als het onderhanden werk éénmaal naar het nieuwe boekjaar is overgenomen en u kiest op een later moment Document/Overnemen/Beginbalans, markeer dan altijd Onderhanden werk overnemen om de aansluiting van het onderhanden werk met de beginbalans te garanderen (zie de stappen hierboven). Doe dit ook als er niets is gewijzigd in de onderhanden-werkpositie van het oude boekjaar.

Als u werkt met de module Uren & declaraties II, kunt u in de stamgegevens van medewerkers budgetten invoeren op uurstatistiekgroepen. Kies Document/Overnemen/Uurstatistiekgegevens in het venster Administraties als u die gegevens wilt meenemen naar het nieuwe boekjaar.

Meer informatie

Zie de veelgestelde vragen over uren.
Zie de veelgestelde vragen over eindejaarsverwerking