Amsterdams Uitburo

Uit en thuis met AccountView

Wij werken nu sinds 1998 met AccountView en onze administratie is volkomen onder controle," zegt Ton Nieuwenhuizen, interim manager bij het Amsterdams Uitburo (AUB). "Het is een verademing om met dit pakket te werken. Dat vind ik niet alleen, maar ook onze mensen die er dagelijks mee aan de slag zijn."

Het AUB werd begin jaren tachtig opgericht om als schakel te fungeren tussen het hoofdstedelijke kunstaanbod (vooral podiumkunsten) en het publiek. De activiteiten van de stichting zijn in het bijzonder gericht op verschaffing van culturele informatie, kaartverkoop en ondersteuning van kunstinstellingen. Zo wordt onder verantwoordelijkheid van het AUB de jaarlijkse Uitmarkt georganiseerd en maandelijks de Uitkrant uitgegeven. Daarnaast vinden jaarlijks een kleine twee miljoen theaterkaartjes hun weg naar het publiek met tussenkomst van het AUB. Dit aantal zal nog fors toenemen, want momenteel wordt in het gebouw van het AUB een compleet call center ingericht voor kaartverkoop voor alle theaters in Nederland. Het AUB telt 60 medewerkers plus een veertigtal oproepkrachten.

Eigen-aardigheden

De administratie van het AUB is niet alleen omvangrijk, maar ook complex. Vooral de kaartverkoop zorgt voor grote aantallen mutaties. Enerzijds doordat betaling van kaarten veelal via bank of giro verloopt, anderzijds omdat de clearing met de vele theaters in Amsterdam moet plaatsvinden. Bovendien verkopen ook andere partijen kaarten (zoals plaatselijke VVV's), en ook dit zorgt voor administratieve stromen. De complexiteit schuilt voornamelijk in de 'eigen-aardigheden' van de kunstwereld zelf. Nieuwenhuizen: "Het kunstbedrijf steekt nu eenmaal anders in elkaar dan bijvoorbeeld het verzekeringswezen of de metaalnijverheid. Je hebt dan ook een administratief pakket nodig dat de flexibiliteit biedt om op de bijzondere aspecten van de kunstwereld in te spelen. AccountView is hiervoor bij uitstek geschikt, door z'n modulaire opzet en door de maatwerkmodules die men erin kan integreren. Ik ken het pakket door-en-door en het is eenvoudigweg heel goed. In de afgelopen jaren heb ik op verschillende stekken in de kunstsector interimmanagement verzorgd en overal heb ik AccountView laten implementeren. Dat zegt genoeg over mijn visie op AccountView, dunkt me."

Inzichtelijk en snel

Niet alleen de modulaire opzet en de flexibiliteit, maar ook de inzichtelijkheid en snelheid van AccountView stemmen Ton Nieuwenhuizen positief. "Er valt makkelijk met dit pakket te werken, zelfs als je geen doorgewinterde administrateur bent. Boekingen worden interactief verwerkt, zodat je meteen ziet wat er gebeurt. Ook het beheer van de administratie is eenvoudig, bijvoorbeeld doordat je gemakkelijk sleutelvelden kunt wijzigen om onder meer grootboeknummers te wijzigen. Je kunt ook lange tijd teruggaan naar de originele boekingen voor correctieposten, zodat er praktisch geen separate op- en afboekingen zijn. Voor wat betreft de snelheid is vooral het automatisch inlezen van de bankmutaties ideaal. AccountView leest de mutaties niet alleen in, maar herkent het leeuwendeel van de posten ook zelf, om ze automatisch op de juiste plaatsen te administreren. Juist omdat wij met grote aantallen bankmutaties te maken hebben, zorgt dit voor een forse tijdsbesparing. Tegelijkertijd wordt de kans op fouten geminimaliseerd en zijn we verlost van het geestdodend handmatig doorvoeren van al die mutaties."

Uitgebreid systeem

AccountView is bij het AUB 'opgetuigd' met een lange reeks van additionele modules en functies. Daaronder zijn transitorische posten, projectadministratie en -calculatie, alsmede mutatie-import dat vooral wordt gebruikt voor de uitwisseling van gegevens met theaters en boekingsbureaus. Bovendien zijn aan AccountView specifieke modules toegevoegd, zoals een uitgekiend systeem voor abonnementenadministraties (men kan zich op de Uitkrant abonneren) en het Wachtbestand Inkomende Facturen om overzicht te houden over facturen die intern zijn doorgezonden naar budgethouders.

Beleidsplan

Tot eind 1997 werkte het AUB met een financieel pakket dat op een 'zware' minicomputer draaide. Dit pakket miste in de optiek van Ton Nieuwenhuizen de flexibiliteit en de kracht om het AUB in administratief opzicht op koers te brengen en vooral op koers te houden in de komende jaren. "Er ligt een ambitieus beleidsplan van het AUB en dan kun je het niet hebben dat de uitvoering daarvan wordt gefrustreerd door een gebrekkige administratieve ondersteuning. Daarom heb ik al kort na mijn start bij het AUB besloten het verouderde starre computersysteem voor de financiële administratie te vervangen door AccountView op een PC-netwerk. Deze configuratie kan meegroeien met de ambities van het AUB. Niet alleen in capaciteit, gemeten in aantallen verwerkingen, maak ook voor wat betreft aanvullende functionaliteit door nieuwe modules toe te voegen. Zo zal bijvoorbeeld de clearing van het nationale theater informatie- en reserveringssysteem, dat op dit moment wordt opgezet en in september operationeel wordt, via hetzelfde AccountView-systeem plaatsvinden. Minstens zo belangrijk is evenwel dat wij ook nu al plezier van AccountView hebben. Het is gewoonweg prettig werken met dit systeem."

Ook Carré naadloos gekoppeld met AccountView

Begin januari 1998 zijn de definitieve contracten getekend voor de introductie en implementatie van AccountView. In combinatie met een Canadees ticketafhandelingssysteem wordt de AccountView ingezet voor het financieel beheer en de managementrapportage. De afhandeling van tickets van Carré wordt naadloos gekoppeld aan de administratie van het Amsterdams Uitburo. De miljoenen transacties kunnen in AccountView probleemloos geadministreerd worden.