Antaris

Al sinds 1998 levert Antaris arrangementen van wonen, welzijn en zorg aan zo'n 1500 ouderen in Amsterdam Nieuw-West. Door de grotere concurrentie op de zorgmarkt en het streven ouderen zo lang mogelijk zelfstandig te laten wonen, heeft Antaris haar administratieve organisatie onder de loep genomen. Het doel: automatisering van de administratieve processen om zodoende meer kwaliteit en professionele zorg te bieden.

"Antaris is in 1998 ontstaan uit een fusie tussen De Drie Hoven en het Leo Polakhuis. Eind 2000 is daar het Gerhardhuis bijgekomen. Vanuit deze drie instellingen leveren wij met ongeveer 900 medewerkers de verpleging en verzorging aan ouderen hier in Nieuw-West", vertelt Martin Veenstra, Hoofd Administratie en Informatie bij Antaris. "Daarnaast bieden we vanuit onze drie zorgsteunpunten thuiszorg aan. Ook hebben we nog een dienstencentrum, waar mensen vanuit de wijk naar toe kunnen voor allerlei activiteiten, zoals bingoën, sjoelen of gezellig samen eten. Antaris wordt centraal aangestuurd. Hier op De Drie Hoven zit de directie en ondersteuning, waaronder de stafdienst Administratie en Informatie."

Conversie en opleiden

Samen met Databas heeft Antaris AccountView geïmplementeerd voor haar financiële en logistieke administratie. Antaris heeft daarbij gekozen voor training-on-the-job. Martin Veenstra: "Tijdens het uitrollen mensen gelijk instrueren in AccountView werkt heel goed. Het is herkenbaar, omdat je werkt met informatie die je kent. En je legt op deze manier je gegevens gelijk vast in het systeem. Het lijkt op zich wat duur. Maar wanneer je conversie en opleiden weet te combineren dan maakt het qua prijsstelling niet veel uit."

Alles in AccountView

Momenteel werken 20 medewerkers van Antaris met AccountView. "Niet alleen onze mensen op de financiële administratie werken in AccountView, maar ook de mensen in het logistieke proces. Het vroeg wel om een andere manier van denken en werken, maar we werken nu veel efficiënter", vertelt Martin Veenstra enthousiast. "Zo hoeven we facturen niet meer door de organisatie te sturen voor controle en accordering. Het hele proces gaat geheel automatisch via AccountView. Dat scheelt een hoop administratieve rompslomp.

Zo ook de manier waarop we bestellingen van onze bewoners afhandelen, bijvoorbeeld een kasopname van EUR 100,-. Vroeger schreef onze cliëntadministratie hiervoor een bonnetje uit. In het kasboek werd dit dan weggeschreven, waarna het kasboek naar de financiële administratie ging. Daar werd de geldopname op een tussenrekening geboekt en nog eens vastgelegd als factuur. Nu gaat dit in één handeling en is het kasboek de deur uit. Want de kasopname wordt gelijk in het dagboek van AccountView ingevoerd en gekoppeld aan de juiste klant. Aan het einde van de maand boeken we alles door en gaat het allemaal keurig naar de facturatie. We realiseren dus niet alleen een enorme tijdswinst in het hele verwerkingsproces, maar ook een correcte verwerking van onze boekingen!"

Efficiënte informatievoorziening

"Ook onze informatievoorziening gaat stukken efficiënter. Vroeger drukten we al onze rapporten af. Dat leverde echt een hele berg papier op. Nu maakt AccountView alle rapporten aan en verstuurt deze ook nog via e-mail naar de betreffende personen. Dit laatste heeft Databas volledig voor ons geautomatiseerd. Voorheen waren we wel twee dagen bezig om rapporten af te roepen en in een envelop te stoppen. Nu gaat het in drie kwartier en geheel elektronisch", glimlacht Martin Veenstra. "Wat ik ook krachtig vind aan AccountView is de draaitabel. Daar maken we veel gebruik van. Even een filter leggen op het journaal en vervolgens naar Excel exporteren voor verdere bewerking."

Samenwerking met Databas

Over de samenwerking met Databas is Martin Veenstra zeer te spreken: "Databas heeft een gespecialiseerd team en dat heeft grote voordelen. De mensen daar weten van elkaar wie waar mee bezig is. Ook zijn ze er niet op uit om zoveel mogelijk uren te maken. En ze zoeken altijd eerst een oplossing voor onze wensen in AccountView zelf. Pas als het niet anders kan, dan komt Databas met een alternatief."

Verder met AccountView

Antaris is druk bezig AccountView steeds meer in te zetten voor de automatisering en professionalisering van haar organisatie. "We hebben plannen om de bestellingen van onze afdelingen via het Intranet te laten lopen. Dat zou veel invoerwerk schelen", aldus Martin Veenstra. "Ook willen we naar Server Based Computing toe. Nu draait AccountView alleen op De Drie Hoven en dat netwerk willen we ontsluiten door middel van Windows 2003-server. Vooral omdat we steeds meer naar zorgsteunpunten gaan, die elk moeten beschikken over AccountView. Verder willen we AccountView gaan inzetten voor het berekenen van kostprijzen. Het is tegenwoordig namelijk zo, dat we als zorginstelling moeten concurreren met andere zorgaanbieders. Als gevolg daarvan moeten wij inzicht hebben in onze kostenstructuur om de beste kostprijs te berekenen. Dat moet lukken in AccountView, want dit pakket heeft heel wat mogelijkheden in zich!"

Verschenen in AccountView Journaal 4-2004