Connect Uitzendbureau

"Dankzij UBplus en AccountView kunnen wij ons volledig richten op het echte uitzendwerk!"

"Als uitzendbureau kun je tegenwoordig niet zonder goed administratiesysteem”, begint Marc Meijer, directeur van Connect Uitzendbureau. “Denk maar aan het inschrijven van uitzendkrachten, het vastleggen van CV’s, het invoeren van jobaanvragen en het zoeken naar de beste kandidaat voor een vacature. Vervolgens moet je nog verlonen en factureren, en wil je ook eens een direct mailing versturen. Wij draaien onze hand er niet meer voor om sinds we werken met UBplus en AccountView. Want hiermee werken we echt efficiënter en kunnen we ons bezighouden met het echte uitzendwerk.”

Technisch specialist

Connect Uitzendbureau heeft begin 1993 voor het eerst haar deuren opengedaan. Hierbij heeft zij zich heel bewust gespecialiseerd in de techniek. “Want uit eigen ervaring merkten wij dat veel bedrijven een behoefte hadden aan technische knowhow op uitzendbasis. Wij hebben daarop ingespeeld”, vertelt Marc Meijer. “Nu - 12 jaar later en met vestigingen in Amsterdam, Utrecht en Rotterdam - richten we ons nog steeds op de techniek.”

Niet meer van deze tijd

“Hoewel ons specialisme onveranderd is, is het uitzenden van tijdelijke krachten niet meer wat het is geweest. Zo is het voor een overzichtelijk debiteurenbeheer, een snelle facturering en een correcte verloning essentieel om een goed administratiesysteem te hebben. Want pas wanneer dat goed is geregeld, kunnen we ons bezighouden met datgene waar we uiteindelijk ons geld mee verdienen: het uitzenden, detacheren, werven en selecteren van technisch uitvoerend en engineering personeel”, aldus Marc Meijer. “Tot begin dit jaar werkten wij nog met een compleet DOS-systeem. Dat functioneerde op zich prima, maar was gewoon niet meer van deze tijd.”

Marc Meijer, directeur Connect Uitzendbureau

Software is er voor de gebruiker

“Omdat ons oude systeem niet Windows-gestuurd was, konden we niet meerdere vensters tegelijk openen. Dat werkte vertragend, want iedere keer moesten we teruggaan naar het hoofdmenu om bij een submenu te komen. Ook moesten we het systeem voeden om het werkbaar te houden. Wij waren dus slaaf geworden van de software, terwijl software juist in dienst moet staan van de gebruiker”, stelt Marc Meijer. “Onze oude softwareleverancier zag dit in en kwam met nieuwe software. Deze bood ons toch onvoldoende functionaliteit. Bovendien zouden we het moeten hosten. Dit hield in dat we niet op dezelfde dag konden verlonen en uitbetalen. Dat is terug in de tijd en wij wilden juist vooruit gaan. En het liefst met een systeem op onze eigen server. Want wij bepalen zelf wel hoe we werken.”

Vlotter werken

“We zijn daarom gaan kijken naar een nieuw systeem. Hierbij zijn we eerst op zoek gegaan naar nieuwe uitzendsoftware”, vertelt Marc Meijer. “Na verschillende demonstraties hebben we uiteindelijk voor UBplus van Uitzend Software gekozen. Want met UBplus kunnen we tien keer meer doen dan met ons oude uitzendsoftware. Zo kunnen we eenvoudig CV’s vastleggen, beschikken we over een perfecte koppeling met Microsoft Office en komt een ingevoerde vacature automatisch op onze website te staan. Ook kunnen we sneller en gemakkelijker naar de beste kandidaat voor een vacature zoeken en kunnen we onze gegevens echt inzetten voor commerciële doeleinden. Kortom, UBplus is echt een gereedschap dat ons in staat stelt vlotter te werken.”

Enthousiast

Behalve nieuwe uitzendsoftware was Connect Uitzendbureau ook op zoek naar financieel-administratieve software. “Hiermee wilden we niet alleen onze financiële administratie voeren, maar ook onze debiteurenbeheer bijhouden en onze vaste activa verwerken. Daarnaast moest het naadloos te koppelen zijn met UBplus voor een snelle en betrouwbare gegevensuitwisseling”, vervolgt Marc Meijer. “Omdat Uitzend Software goede ervaringen had met AccountView, adviseerde zij ons naar deze software te kijken. Alleen al bij het zien van de gebruiksvriendelijke interface waren wij enthousiast. En omdat AccountView aan al onze eisen voldeed, was onze keuze snel gemaakt.”

Zelf gedaan

Begin dit jaar is Connect Uitzendbureau overgestapt op UBplus en AccountView. “Dat had wel wat voeten in de aarde, want we hadden toch ruim tien jaar geïnvesteerd in ons oude systeem. Maar het is ons enorm meegevallen. Zo heeft Uitzend Software alle NAW-gegevens van onze relaties overgezet, maar hebben wij verder alles zelf gedaan. Dat is best verbazingwekkend omdat wij totaal geen ervaring hebben met dergelijke implementaties. Dat wil dus wel wat zeggen over de toegankelijkheid van UBplus en AccountView”, glimlacht Marc Meijer. “Namelijk dat beide softwareprogramma’s voor zich wijzen. Het is gewoon een kwestie van het programma openen en antwoord geven op wat er komt. Het is zo simpel!”

Goede resultaten

“We werken nu al een paar maanden met UBplus en AccountView en we zijn erg tevreden. Alles gaat vlotter. We hoeven bijna niks meer handmatig te doen en dat scheelt ons enorm veel tijd. Zo gaat het afschrijven automatisch en rollen onze aangiftes er bijna vanzelf uit. We halen ook meer uit onze gegevens. Zoals een tussentijdse balans uit onze financiële administratie of een schoon adressenbestand voor een direct mailing”, vertelt Marc Meijer. “Ook de uitwisseling tussen UBplus en AccountView van debiteurstamgegevens, verkoopfacturen, loonjournaalposten, en actuele openstaande posten gaat moeiteloos. Dit is mogelijk dankzij de COM-koppeling die Uitzend Software samen met AccountView Expert Center Databas heeft ontwikkeld. Met deze koppeling kunnen we vanuit UBplus met een druk op de knop mutaties boeken en verwerken in AccountView. En wel zonder exportbestandjes te maken en in te lezen. Dat is het grote voordeel van ons nieuwe systeem, want alles gebeurt nu bijna automatisch.”

Schone lei

“Wil je als uitzendorganisatie een systeem dat jou ten dienste staat op uitzend- en financieel-administratief gebied? Dan moet je overstappen op UBplus gekoppeld aan AccountView. Want daarmee ga je echt efficiënter werken, waardoor je alle tijd hebt om je te richten op je primaire bedrijfsproces. En daar draait het toch uiteindelijk om”, meent Marc Meijer. “Daarbij hoef je niet bang te zijn voor een beperkte conversie. Aanvankelijk zagen wij er ook tegenop om het verleden helemaal opnieuw in te voeren. Maar dat viel reuze mee. Vooral ook omdat we zo met een schone lei konden beginnen. Want met de jaren zat er meer dan 50% vervuiling in ons systeem. Met de overstap naar ons nieuwe systeem hebben we dat allemaal niet meegesleept. We hebben alleen datgene meegepakt wat nog bruikbaar was. We zijn dus eigenlijk op een nieuw punt begonnen en dat werkt echt verfrissend!”