Kubus Sports

Kubus Sports legt de lat steeds hoger

Het assortiment van groothandel/importeur Kubus Sports nam dermate in omvang toe dat er behoefte ontstond aan een professioneel logistiek systeem. Met de introductie van dit systeem werd tevens het financiële systeem vernieuwd en werd er aansluitend een module voor relatiebeheer toegevoegd. Overzicht over de bedrijfsvoering en verhoogde klantentevredenheid zijn de directe gevolgen.

De in 1970 opgerichte onderneming Kubus Sports BV (Naarden) richtte zich als groothandel aanvankelijk op accessoires en kleding voor de zeilsport. Rond 1980 kwam daar de enorme hausse rond het windsurfen bij, waarop succesvol werd ingespeeld met planken, zeilen en kleding van gerenommeerde merken. Weer later kwam het kitesurfen in opkomst en ook daarop haakte Kubus Sports professioneel in. Bovendien werd besloten om naast de op het zomerseizoen gerichte watersportproducten ook een uitgebreide ‘winterlijn’ in het assortiment op te nemen: ski’s en snowboards, plus schoenen, kleding en accessoires. ‘Op die manier hebben we een meer evenwichtige spreiding van onze activiteiten over de seizoenen gerealiseerd,’ aldus Rolf Kurpershoek, directeur/eigenaar van Kubus Sports. 'De producten voor het zomerseizoen worden over het algemeen al in de herfst van het voorafgaande jaar besteld, waarna een race tegen de klok volgt om alles voor Pasen bij de detaillisten te hebben. Met de wintersportartikelen erbij hebben we nu ook in de zomer volop werk. Het gevolg is wel dat we inmiddels zo’n 20.000 verschillende producten in ons assortiment voeren, inclusief de verschillende maten en kleuren van sportkleding. Dat is niet meer handmatig bij te houden en dan stuit je op minimaal twee problemen: a) we hebben het hier over modegevoelige producten die je niet een jaar of langer in het magazijn kunt laten liggen en b) onze klanten nemen geen genoegen met lange leveringstermijnen en al helemaal niet met foutieve leveringen. Kijk, de sportwinkels kunnen onmogelijk het complete leveringsprogramma in huis halen. Dus nemen zij een selectie in de winkel en als hun klant een andere maat of kleur wil, dan verwacht de dealer dat wij het juiste product zeer snel kunnen leveren, het liefst de volgende dag al. Dat betekent dat wij op ieder moment precies moeten weten óf we snel kunnen leveren, zodat de winkelier zijn klant tevreden kan stellen. Welnu, dat kunnen wij tegenwoordig en daarmee onderscheiden we ons op deze zeer competitieve markt.’

Speurtocht

Eind jaren negentig begon de speurtocht van Kubus Sports naar een geschikt logistiek systeem. ‘Wij hebben een zevental leveranciers gecheckt, maar die hadden niet de juiste oplossing, of vroegen veel te hoge prijzen,’ zegt Arjan Bakker, die bij Kubus Sports belast is met de ICT. ‘Kort daarna kwamen wij in contact met ARCH-IT in Emmeloord, die al banden had met de modebranche en die met plannen bezig was voor de ontwikkeling van een kleur-/maatbalkenmodule. Daar hadden wij vertrouwen in en wij hebben in die ontwikkeling geparticipeerd. Hieruit is een uitstekend systeem voortgekomen, dat nu onder de naam SizeView op de markt wordt gebracht. Wij werken er al ruim twee jaar mee en zijn er zeer tevreden over.’

Tegelijkertijd werd het financiële systeem, dat Kubus Sports in gebruik had, op de helling gezet. ‘Dat was nog een DOS-systeem waaraan hoegenaamd niets kon worden gekoppeld,’ stelt Rolf Kurpershoek. ‘Naarmate je professioneler gaat automatiseren, wil je ook meer mogelijkheden hebben, bijvoorbeeld in de vorm van koppeling van systemen. Daarnaast heeft het geen zin om steeds opnieuw min of meer dezelfde gegevens in verschillende systemen in te voeren. Wij hoorden van diverse kanten dat voor het eenvoudig koppelen van systemen de COM-technologie van groot belang is en dat AccountView op dit punt goed scoort. ARCH-IT werkt ook met AccountView en toen was de beslissing gauw genomen. In januari 2001 zijn wij op AccountView overgestapt en hebben we meteen de euro ingevoerd. De samenwerking tussen AccountView en SizeView is probleemloos, waarbij beide systemen van dezelfde database gebruikmaken.'

Uitbreidingen

Vorig jaar vond een uitbreiding plaats door het CRM-systeem PerfectView van Cyco Software toe te voegen. Arjan Bakker: ‘Voordien konden we wel wat met Excel doen in de sfeer van het relatiebeheer, maar van enige verfijning was nauwelijks sprake. Via PerfectView kunnen we tot 1-op-1 marketing komen, alweer op basis van een koppeling met AccountView. Daarnaast hebben we op diverse plekken toegang tot de nieuwe systemen gecreëerd via de Terminal Server en ADSL-verbindingen. Zo heeft onze vestiging in Duitsland directe toegang tot onze systemen in Naarden en hetzelfde geldt voor vier mobiele medewerkers van ons. Natuurlijk is de toegang van alle kanten beveiligd, maar met de Terminal Server kan op afstand net zo snel worden gewerkt als hier op kantoor.’

Pieken

Een andere verfijning betreft de orderpicking in de magazijnen van Kubus Sports. Alle producten zijn nu van barcodes voorzien en via mobiele leesterminals kan de orderpicking nu volledig op de gegevens op de paklijsten worden afgestemd. Indien een magazijnmedewerker per ongeluk een verkeerd product uit de schappen haalt, volgt ogenblikkelijk een waarschuwingssignaal. Tevens kan dit systeem worden benut om de theoretische voorraad te toetsen aan de feitelijke voorraad. Dit bevordert de accuratesse van de uitleveringen, maar ook van de toezeggingen die aan afnemers worden gedaan als zij snel tussendoor een product nodig hebben. In het verlengde hiervan bereidt Kubus Sports zich voor op eCommerce met detaillisten, zodat zij via het Internet kunnen nagaan of een gewenst product op voorraad is en tevens de bestelling kunnen plaatsen. ‘Ook dit is weer in het kader van de dealertevredenheid,’ meent Rolf Kurpershoek. ‘In deze branche zijn de seizoenen kort en dan moet je in die korte tijd kunnen pieken. Onze nieuwe informatiseringssystemen maken dit mogelijk, niet alleen voor onszelf, maar ook voor onze afnemers en dat wordt gewaardeerd.’

Verschenen in AccountView Journaal 2-2003