Ran Biemans Sport

Ran Biemans Sport gaat altijd voor de beste prestatie

Als marktleider in onderdelen van sportprijzen is Ran Biemans Sport thuis in de wereld van kampioenen, nieuwe records en winnende scores. Zelf wil deze internationale groothandel uit Rijen ook hoog scoren met een uitgebreid productassortiment en klantvriendelijke dienstverlening. Door haar jarenlange ervaring en grote inzet slaagt zij daar zeer goed in. Maar het is dankzij de inzet van AccountView dat Ran Biemans Sport nu nog efficiënter en prijsbewuster werkt, waardoor zij echt de beste prestatie - oftewel het beste product - aan haar klanten kan leveren!

Wereldwijd actief

“Met zo’n vijftien man houden wij ons hier bezig met de productie, het assortiment en de in- en verkoop van duizenden onderdelen voor sportprijzen”, vertelt Inge de Wit, Sales director bij Ran Biemans Sport. “Wij handelen dus in alle stukjes waaruit bijvoorbeeld een wedstrijdbeker is opgebouwd. Maar wij doen geen assemblages en graveren ook geen plaatjes. Dat doen onze wederverkopers: de grossiers en winkeliers. Zij zijn dus in feite onze directe klanten. De hoofdmoot hiervan is afkomstig uit Europa, maar ook daarbuiten - tot in China toe - hebben wij klanten. In totaal gaat het om 75 landen waarnaar wij losse onderdelen voor trofeeën, bekers en andere prijzen exporteren.”

Sportieve uitdaging

Gezien het internationale karakter en het grote aantal klanten van Ran Biemans Sport is een betrouwbaar administratiesysteem geen overbodige luxe. “Wij willen iedere klant een factuur sturen in de juiste taal en valuta”, stelt Inge de Wit. “Ook willen wij de begeleidende exportdocumenten en het transport snel en eenvoudig kunnen regelen. Daarbij willen wij onze klanten ook nog de mogelijkheid bieden hun bestellingen via het internet te doen. Dat is een hele uitdaging, maar met ons nieuwe administratiesysteem gaat het eigenlijk allemaal vanzelf. Dat was met onze oude software wel anders.”

Grondige analyse

Ran Biemans Sport werkte lange tijd met Exact voor DOS. “Omdat Exact geen ondersteuning meer bood op haar DOS-pakket, zijn we gaan kijken naar een ander softwaresysteem. Ook al wisten we dat Exact toen druk bezig was met een Windows-versie van haar software”, aldus Inge de Wit. “Om een juiste keuze te maken, hebben we een externe adviseur van onze register-accountant gevraagd een analyse te maken van onze wensen en behoeften. Op basis hiervan hebben we meerdere softwarepakketten onder de loep genomen. Tijdens dit proces wees Global-e uit Gilze ons op AccountView. Omdat de mensen van Global-e ons eerder heel goed geadviseerd hebben inzake automatiseringsvraagstukken, laat ik mijn oordeel nu altijd sterk afhangen van hun advies. Ook dit keer hadden zij het aan het rechte eind, want AccountView scoorde het beste in onze pakketvergelijking.”

Alles kunnen doen

“Alles wat wij wilden, bleken we in AccountView te kunnen doen”, vervolgt Inge de Wit enthousiast. “Zoals het bijhouden van onze voorraden, het verwerken van onze in- en verkopen en het registreren van onze ontvangsten. Ook kon iedereen binnen onze organisatie met AccountView aan de slag gaan. Maar het mooiste vonden we wel de realtime koppeling tussen AccountView en onze webshop op basis van .NET Backoffice Server. Want hiermee konden we ons internetbestelsysteem echt naar een hoger plan tillen.”

Stappenplan

Ran Biemans Sport koos dus voor AccountView en heeft eind vorig jaar de overstap gemaakt. “Samen met Global-e hebben we een gedetailleerd stappenplan opgesteld”, vertelt Inge de Wit. “Hierdoor is de implementatie zeer soepel verlopen. Het was daarna natuurlijk even omschakelen en wennen voor iedereen. Vooral omdat we toch bijna tien jaar in een ander systeem hebben gewerkt. Maar eigenlijk is dat ook snel gegaan. Mede dankzij de interne trainingen die Global-e per afdeling heeft gegeven. Dit stelde ons in staat heel gericht een start te maken met AccountView.”

De ervaring

“We werken nog geen jaar met AccountView, maar wij zijn allemaal nog steeds erg enthousiast. Vergeleken met ons oude systeem zitten er in AccountView gewoon veel meer mogelijkheden. Ook zijn onze gegevens nu veel toegankelijker”, zegt Inge de Wit tevreden. “De managementrapportages zijn uitstekend en de facturering loopt probleemloos. Vooral het gemak waarmee je een fout in een factuur kunt herstellen, is echt ideaal. Zeker als je bedenkt dat wij soms facturen hebben van 600 regels en te maken hebben met strenge douane-eisen. In ons oude systeem zouden we bij een fout iedere regel opnieuw moeten invoeren, maar in AccountView is het een druk op de knop en de fout is hersteld. Verder zijn we heel blij met het verkoopsysteem in AccountView, waarmee we snel pakbonnen kunnen uitdraaien, herhaalorders kunnen genereren en creditnota’s kunnen versturen. Kortom, ik zou AccountView zeker adviseren vanwege de overzichtelijkheid, het werkgemak en de toegankelijkheid!”

Webshop

Ook de webshop van Ran Biemans Sport draait probleemloos. “Global-e heeft voor ons een internetbestelsysteem op basis van CommerceKit© opgezet en wel in vier talen”, zegt Inge de Wit. “Nu loopt zeker 80% van al onze binnenkomende orders online. Hierbij wordt het systeem automatisch vanuit AccountView gevoed met alle relevante gegevens. Nieuwe orders worden in XML-bestanden door het systeem aangeleverd, waarna ze via de .NET Backoffice Server in AccountView worden ingelezen. De voordelen hiervan zijn groot. Zo hadden we vroeger te maken met onduidelijke faxen, waardoor het soms verkeerd ging met leveringen. Nu gaat het vrijwel foutloos. Ook gaat het hele bestelproces sneller. Want wat we vroeger met twee man moesten doen, kunnen we nu met één man af!”

De volgende uitdaging

“Alles loopt dus eigenlijk op rolletjes. Maar er wacht nog wel wat werk op ons”, glimlacht Inge de Wit. “Zo moeten we binnenkort voor het eerst calculeren en ook voorraden tellen. Dat laatste wordt nog spannend vanwege een gebroken boekjaar. Ook moeten we nog het een en ander finetunen. Maar dat is normaal als je overstapt op een ander softwaresysteem. Bovendien beschouwen wij dit soort zaken niet als een probleem, maar een nieuwe uitdaging!”

Verschenen in AccountView Journaal 3-2005