Berk, Accountants en Belastingadviseurs

“AccountView: een hulpmiddel voor een nog betere dienstverlening!"

“Als je efficiënter kunt werken, dan heb je meer adviestijd voor de cliënt”, zegt Marcel Witteveen, accountant-administratieconsulent en vennoot bij Berk, Accountants en Belastingadviseurs in Zwolle. “AccountView stelt ons in staat om - naast het efficiënt voeren van administraties - op een eenvoudige wijze uitgebreide analyses uit te voeren en overzichtelijke (tussentijdse) rapportages te maken. Dit zorgt voor een nog betere dienstverlening aan onze klanten en verhoogt bovendien het werkplezier van onze eigen medewerkers.”

Meer dan 90 jaar

Berk is in 1914 begonnen met een vestiging in Den Haag en Nijmegen. Inmiddels is het bedrijf uitgegroeid tot een middelgrote organisatie met 16 vestigingen in Nederland en 2 in België. In totaal werken er zo’n 850 medewerkers. “Onze kernactiviteiten zijn accountancy en belastingadvisering”, vertelt Ton Huisman, accountant en vennoot bij Berk in Den Bosch. “Daarbij richten wij ons op het midden- en kleinbedrijf in diverse branches en op non-profitorganisaties. In totaal hebben we ruim 11.000 klanten. Op internationaal gebied zijn we onafhankelijk lid van Baker Tilly International, zodat we onze klanten ook in het buitenland goed kunnen bedienen.”

Pakketkeuze

Binnen Berk is de Stuurgroep Informatievoorziening & Automatisering verantwoordelijk voor het ICT-beleid. In 2005 heeft deze stuurgroep het ICT-plan 2005-2007 gepresenteerd waarin de nadruk ligt op standaardisatie en centralisatie. “Iedere vestiging was tot voor kort vrij om zijn eigen financiële pakket te kiezen. Er

Van links naar rechts: Richard Scheper en Casper Haspels (AccountView), Hans Koning (Berk), Ingeborg Walbrecht (AccountView) en Marcel Witteveen (Berk).

was geen sprake van een Berk-standaard”, aldus Marcel Witteveen. “Efficiënt werken bereik je als alle vestigingen met hetzelfde pakket werken en als dit pakket vanaf verschillende locaties toegankelijk is. Bovendien houd je met een gecentraliseerd pakket de beheerkosten laag. Daarnaast wilden we onze klanten met het nieuwe pakket de mogelijkheid bieden om met online boekhouden aan de slag te gaan.”

Longlist

Op basis van onafhankelijke onderzoeken naar financiële software voor accountantskantoren heeft Berk een longlist van 5 administratiepakketten gemaakt. “Deze hebben we beoordeeld op gebruikersvriendelijkheid, functionaliteit, stabiliteit, flexibiliteit en uitbreidings- en toekomstmogelijkheden. AccountView scoorde op al deze punten het beste”, zegt Ton Huisman. “Het heeft flexibele outputmogelijkheden en goede exportfuncties naar Excel, waaronder de optie om draaitabellen aan te maken. Ook het inzoomen is heel mooi. Zo kun je eenvoudig doorzoomen naar de grootboekkaart als je op een grootboekrekening in een saldilijst staat. Bovendien is AccountView een direct verwerkend pakket, wat onze productiviteit enorm bevordert.”

Marcel Witteveen voegt hieraan toe: “Uit de praktijk blijkt ook dat AccountView een zeer stabiel pakket is. Nieuwe versies worden uitgebreid getest en zijn niet zomaar voor iedereen beschikbaar. Dit voorkomt veel operationele ellende en irritaties.”

Pilot

In het voorjaar van 2005 is Berk gestart met een pilot. “We hebben eerst gekeken welke functionaliteit wij zelf nodig hadden voor het voeren van administraties”, vertelt Marcel Witteveen. “Daarna heeft een drietal vestigingen als test via het internet toegang gekregen tot één AccountView-omgeving. Vervolgens zijn aan de pilot ook enkele klanten toegevoegd die zelf hun administratie voeren.”

Definitieve start

Op basis van de ervaringen uit de pilot heeft Berk in het najaar van 2005 definitief gekozen voor AccountView. “We zijn toen gestart met de Operationele Projectgroep AccountView en hebben een gedegen projectplan gemaakt”, vervolgt Marcel Witteveen. “Naast inrichtings- en beveiligingsvraagstukken, hebben we ervoor gekozen om intern een eigen beheerorganisatie op te zetten. Inclusief een eigen helpdesk. Zo zorgen we binnen Berk voor een optimale kennisoverdracht en ondersteuning.”

Ton Huisman gaat verder: “De beheerorganisatie wordt ook verantwoordelijk voor het onderhoud van onze administratiemodellen. Door gebruik te maken van modellen zijn we in staat om snel nieuwe administraties aan te maken. Eventuele wijzigingen kunnen we dan met weinig handelingen via het moedermodel doorvoeren.”

Implementatie

Op dit moment wordt het definitieve productiesysteem uitvoerig getest. De verwachting is dat voorjaar 2006 wordt gestart met de implementatie van de eerste vestiging. Eind 2006 wil Berk alle vestigingen op AccountView hebben. “Gebruikers krijgen vlak voor de overgang een uitgebreide opleiding”, zegt Marcel Witteveen. “Vervolgens worden de bestaande administraties overgezet. Dit kan handmatig of met een conversie.”

“Het overzetten vraagt een behoorlijke inspanning van de vestiging”, zegt Ton Huisman. “Dit komt mede doordat we gelijk de bestaande administraties naar een model omzetten. Groot voordeel is wel dat we zo direct profiteren van de standaardisering binnen onze organisatie.”

In de praktijk

Eén van de deelnemende klanten aan de pilot van Berk is Alexander Beekhuis, eigenaar van Alexander Juwelier in Leidschendam. Alexander Juwelier is ruim vijf jaar klant bij Berk en volgde voor de start met AccountView een interne training bij Berk. De conversie van Exact naar AccountView werd verzorgd door de adviseurs van Berk. “In eerste instantie moest ik erg wennen aan AccountView”, vertelt Alexander Beekhuis. “Ik deed mijn administratie in Exact voor DOS en ging met AccountView over naar een Windows-omgeving. In het begin had ik het idee dat ik veel dubbel werk deed, maar toen ik de applicatie doorkreeg, werkte het heel erg gemakkelijk.”

Alexander Beekhuis voert zijn administratie vooral in de avonduren, na sluiting van de winkel. “Online boekhouden is voor mij ideaal. Ik kan mijn werkzaamheden uitvoeren waar en wanneer het mij uitkomt.”

Tijdens de pilot monitoren de Berk-adviseurs René van Leeuwen en Hugo Steensma van Berk in Leiden de administratie van Alexander Juwelier. “Ons contact is door de online werkwijze veel gemakkelijker geworden”, vervolgt Alexander Beekhuis. “Omdat wij over dezelfde gegevens beschikken, werkt het veel prettiger.”

Alexander Beekhuis wil graag verder met AccountView. Hij ziet uit naar de module waarmee hij bankafschriften kan inlezen vanuit zijn administratie, om automatisch zijn crediteuren af te boeken. “Ik verwacht dat deze optie mij nog meer tijd gaat schelen”.

Verschenen in AccountView Journaal 2-2006