ABAB Accountants

ABAB Accountants heeft ICT-ontwikkelingen hoog op de agenda staan

 

ABAB Accountants heeft na een grondige pakketselectie gekozen voor de financiële software van AccountView. Een logische keuze gezien de vooruitstrevende ICT-plannen van dit allround accountancy- en advieskantoor. Peter Bressers, informatieanalist en projectmanager bij ABAB Accountants: “Wij zijn druk bezig met het automatiseren van het boekingsproces en het opzetten van een webportal en elektronische cliëntdossiers. Mede dankzij de openheid en flexibiliteit van AccountView zijn wij nu in staat hierin een grote slag te maken!”

Al sinds 1925

Met 28 kantoren in Brabant, Zeeland, Gelderland, Limburg en nu ook Groningen is ABAB Accountants een belangrijke adviseur voor ondernemingen in de agrarische sector en het midden- en kleinbedrijf. “Wij bestaan nu al sinds 1925 en hebben met de jaren de expertise opgebouwd om onze cliënten – dat zijn er nu zeker 16.000 – van dienst te zijn bij het runnen van hun bedrijf”, vertelt Herman Haarhuis, voorzitter hoofddirectie bij ABAB Accountants. “Zo ondersteunen wij een ondernemer niet alleen bij het voeren van de financiële administratie en het maken van jaarrekeningen. Wij geven hem ook adviezen op het gebied van belastingen, internationaal zaken doen, conflicten, automatisering, investeringen en ga zo maar door. Bij ons kan een ondernemer rekenen op de deskundige ondersteuning en advies waar hij echt verder mee komt.”

Tijdbom

Om haar cliënten de beste dienstverlening te blijven bieden, is ABAB Accountants zeer actief op het gebied van ICT. “Want met een goede ICT-infrastructuur kun je als kantoor je efficiency flink verbeteren. En daar heeft uiteindelijk de cliënt baat bij”, aldus Peter Bressers. “Eén van de stappen die wij in dit kader hebben genomen, is het selecteren van een nieuw financieel

V.l.n.r.: Richard Scheper (AccountView), Peter Bressers (ABAB), Herman Haarhuis (ABAB), Anton Broeks (ABAB) en Casper Haspels (AccountView).

softwarepakket. Wij werken al jaren met Exact. Functioneel werkt dit pakket prima, maar technologisch is het gewoon erg verouderd. Bovendien krijgen we er geen support meer op en stuiten we bij ieder nieuw ‘operating system’ op problemen. Het is alsof we met een tijdbom werken. We zijn daarom in 2004 met een pakketselectie gestart.”

Verlanglijstje

ABAB Accountants wilde overgaan op het beste financiële softwarepakket onder Windows. Hiervoor heeft zij een eisen- en wensenlijst opgesteld, die zij aan de grote spelers in de administratieve softwaremarkt heeft voorgelegd. “Overstappen naar de Windows-uitvoering van ons oude pakket lag voor de hand, maar wij hebben toch verder gekeken”, zegt Peter Bressers. “Met ieder pakket kun je wel boekhouden, sluitende jaarrekeningen opstellen en inboeken. Maar voor ons is het belangrijk dat het accountancyfunctionaliteit heeft, flexibel is, efficiënte invoer- en koppelingsmogelijkheden heeft en zich in de markt bewezen heeft. AccountView scoort op al deze punten goed. Ook met de organisatie achter AccountView zit het goed. De mensen daar hebben jarenlange ervaring in de accountancybranche.”

Open pakket

“Onze keuze is dus op AccountView gevallen”, vervolgt Peter Bressers. “Op dit moment zijn we druk bezig met het converteren van alle cliëntadministraties naar AccountView. Ook werken we hard aan de koppeling tussen AccountView en onze jaarrekeninggenerator, Caseware. In ons oude pakket hadden we ook een koppeling met deze applicatie, maar de mogelijkheden waren veel minder. Het werkte wel, maar het verliep stukken stroever. Omdat AccountView veel opener is dan ons oude pakket verwacht ik een betere koppeling met Caseware. Maar ook met de andere applicaties waarmee we werken. Als we klaar zijn met het conversieprogramma en de verschillende koppelingen, krijgen alle medewerkers een dag training. Omdat zij al gewend zijn aan Windows, denk ik dat zij snel hun weg in AccountView zullen vinden.”

Web is hot

Dat ABAB ICT hoog op de agenda heeft staan, blijkt wel uit haar plannen voor de toekomst. “Wij volgen de ICT-ontwikkelingen op de voet”, vertelt Peter Bressers. “Zo zien we dat het web nu echt ‘hot’ is. Als kantoor springen wij daar op in door het aanbieden van informatie en diensten via een portal op het web. Met een gebruikersnaam en een wachtwoord kunnen onze cliënten inloggen op dit portal, waarna zij bijvoorbeeld hun loonmutaties kunnen invoeren of hun boekhouding kunnen doen. Hier komt dan weer het voordeel van AccountView om de hoek kijken. Dat is een open pakket, waardoor het ontsluiten van informatie op het web heel eenvoudig gaat.”

‘Paperless office’

“Een andere ontwikkeling die we op ICT-gebied zien, is het elektronische dossier”, gaat Peter Bressers verder. “Daar zijn we ook heel druk mee bezig. Dit houdt in dat we alles wat we nu in mappen hebben aan het digitaliseren zijn. We gaan dus echt naar een ‘paperless office’ toe. Het elektronische dossier zal ook een van de peilers zijn van het webportal. Verder nemen we samen met een viertal andere accountantskantoren – GIBO Groep, NAU, Countus en Meeuwsen Ten Hoopen – deel aan EDI Circle. Dit is een initiatief om het boekingsproces zoveel mogelijk te automatiseren. We hebben daarvoor een oplossing ontwikkeld waarbij inkoopfacturen elektronisch via een digitale postbus naar AccountView worden gestuurd. Vervolgens worden deze facturen in AccountView automatisch omgezet naar inkoopboekingen. Van handmatige invoer is dan geen sprake meer. Hierdoor kunnen we als kantoor een grote efficiencyslag maken en dus onze cliënten sneller en beter van dienst zijn. Binnenkort gaan we dit toetsen in de praktijk en wel voor de veevoederindustrie.”

Groeiproces

ABAB heeft dus grote ICT-plannen. “We realiseren ons dat onze plannen niet binnen een jaar gerealiseerd zijn. Dat is een groeiproces, een continu proces”, aldus Herman Haarhuis. “Maar ik verwacht volgend jaar grote stappen te zetten. Dat al onze kantoren dan met AccountView werken, draagt daar zeker aan bij!”

Verschenen in AccountView Journaal 1-2006