AVM Accountants & Adviseurs

"Dankzij online boekhouden met AccountView werken wij slimmer samen met onze cliënten!"

"Online boekhouden is hot in de accountancybranche”, vertelt Lubbert van Dellen, Hoofd Agrarische markt en MKB bij AVM. “Maar wij zijn niet online aan de slag gegaan vanwege deze hype. Ons uitgangspunt was de samenwerking met onze cliënten te verbeteren, waarbij cliënten zelf de basisadministratie bijhouden en wij voor de dienstverlening zorgen."

“Om dit te realiseren hebben wij verschillende administratieve softwareoplossingen bekeken”, vervolgt Lubbert van Dellen. “Online boekhouden met AccountView bleek ons de beste oplossing te bieden. Want hiermee verloopt de samenwerking en communicatie met onze cliënten echt optimaal!”

Partner van de cliënt

Met negen vestigingen en ongeveer 500 medewerkers is AVM Accountants & Adviseurs werkzaam in het noorden van Nederland. Bij AVM staat de cliënt centraal.

Lubbert van Dellen, Hoofd Agrarische markt en MKB bij AVM

“Dit is goed te zien aan de wijze waarop wij ons relatiebeheer doen”, zegt Lubbert van Dellen. “Want dat doen wij anders dan andere accountantskantoren. Alle communicatie met onze cliënten loopt via onze adviseurs en accountants, die de expertise hebben om ingewikkelde financiële cijfers te vertalen naar begrijpelijke adviezen. Daarbij kijken zij goed naar wat een cliënt wil - in de toekomst, voor zijn bedrijf en zijn gezin. Wij zijn dus echt een partner van onze cliënten.”

Efficiencyslag maken

Om de kwaliteit van haar dienstverlening te verbeteren en een efficiencyslag te maken, is AVM dus op zoek gegaan naar een nieuw administratiepakket. “Intern werken we nu nog met een oplossing van Unit 4. Deze is echter ruim 10 jaar oud en voldoet niet meer aan onze eisen en die van onze cliënten”, constateert Lubbert van Dellen. “Veel MKB-ondernemingen willen nu zelf hun administratie doen, waarbij zij ons inschakelen voor het afronden van de administratie en het opstellen van rapportages. Met Unit 4 gaat dat moeizaam. Bovendien kent het geen verdichtingcodes en werkt het met een standaard rekeningschema. Hierdoor kunnen wij vrijwel geen informatie naar andere pakketten of de Belastingdienst doorsturen.”

Onze eisen

“Kortom, wij waren toe aan een nieuw en modern pakket”, aldus Lubbert van Dellen. “En wel een pakket waarmee we onze cliënten online van dienst zijn, dat slim met andere pakketten samenwerkt en uit de voeten kan met vennotenadministraties. Uit onze pakketvergelijking kon AccountView ons dit allemaal bieden. We hebben toen contact opgenomen met AccountView en we zijn vrijwel meteen begonnen met een pilot.”

Pilot

In samenwerking met YOB en Lorentis - AccountView Expert Center uit Uden - heeft AVM dit jaar een pilot met AccountView gedaan. Hieraan hebben tien cliënten deelgenomen. “Voor deze cliënten hebben we de administraties in AccountView ingericht. In eerste instantie hebben we deze administraties via YOB online beschikbaar gesteld. YOB-Teleboekhouden is een webbased applicatie om online te boekhouden. Dat werkt uitstekend en is vooral voor de kleinere ondernemer een interessante oplossing”, vertelt Lubbert van Dellen enthousiast. “Later hebben we een aantal administraties via AccountView Online - de internetoplossing van AccountView zelf – online toegankelijk gemaakt. Ook dit verliep voorspoedig en bleek een goede oplossing voor onze grotere cliënten te zijn.”

Positieve resultaten

“Afgezien van kleine opstartproblemen, konden zowel onze cliënten als onze medewerkers gemakkelijk hun weg vinden in AccountView. Want door de perfecte ondersteuning van Lorentis en de duidelijke interface van het pakket was het snel duidelijk waar we moesten beginnen. Het is natuurlijk anders werken dan in ons oude pakket, maar dat is gewoon een kwestie van wennen”, aldus Lubbert van Dellen. “Ook het online werken in AccountView is positief ontvangen. Zo vonden onze cliënten het geweldig dat zij met één toetsaanslag konden telebankieren en boekhouden.”

De praktijk

Eén van de cliënten van AVM die online met AccountView werkt, is Snakeware. Dit full-service internetbureau realiseert al sinds 1995 jaar websites, intranet- en online applicaties voor klanten door heel Nederland. “Sinds juni dit jaar doen wij onze boekhouding online. En dat gaat heel goed”, zegt Hans Hoomans, Algemeen directeur van Snakeware, tevreden. “Daarvoor deed AVM voor ons de financiële administratie. Nu voeren we zelf alles in, terwijl onze accountant meekijkt. Dat gaat perfect. We hebben nu volledige controle op onze invoer en onze cijfers zijn zo actueel als we ze invoeren.”

Grote winst

“Het is echt een grote winst dat we op deze manier met onze cliënten in hetzelfde pakket werken. Het uitwisselen van gegevens tussen verschillende administratiepakketten en alle daarbij horende problemen behoren zo tot het verleden”, glimlacht Lubbert van Dellen. “Ons doel is daarom volgend jaar al onze cliënten online te laten werken. Daarbij is online boekhouden vooral interessant voor kleinere ondernemers die geen zin hebben in virussen, beveiliging en updates. Intern noemen we deze groep wel de “luxe gebruikers” van AccountView Solo vanwege het extra gebruiksgemak en het werk dat wij uit handen nemen. Maar ook de grotere en groeiende organisaties met veel openstaande posten en klanten zullen hun rendement vergroten met online boekhouden.”

Slimmer samenwerken

“Bovendien is het internetboekhouden een antwoord op de vraag van onze cliënten om meer inzicht”, vervolgt Lubbert van Dellen. “Je ziet daarin een duidelijke verschuiving bij het klein MKB. Ondernemers willen actuele financiële cijfers om hun bedrijf aan te sturen. Nu komt het vaak voor dat de administratie achterloopt, terwijl de realiteit verder gaat. Het is zaak om dit zogenaamde ‘reality gap’ kleiner te krijgen. Daarvoor willen ondernemingen zelf aan de basis werken met onze ondersteuning en advies. Het gaat dus om slimmer samenwerken. Dat kan met online boekhouden.”

Tips

Terugkijkend op de pilot heeft Lubbert van Dellen een paar tips voor kantoren die overwegen online aan de slag te gaan: “Realiseer je dat online boekhouden meer is dan het online aanbieden van je pakket aan je cliënten. Het is niet hetzelfde als een cliënt die in een eigen pakket werkt. Het vraagt een andere soort dienstverlening en dus een goede voorbereiding. Dat moet je niet onderschatten. Daarom moet je goed nadenken waar je aan begint. Bij veel conculega’s zie ik dat ze wel online boekhouden aanbieden, maar de organisatie en communicatie daar omheen niet op orde hebben. Dat is jammer, want online boekhouden kan de samenwerking tussen accountant en cliënt flink verbeteren. Dat is onze ervaring!”