Mazars

Met AccountView een nieuw tijdperk in

Mazars behoort in Nederland tot de top-tien van kantoren op het gebied van accountancy, fiscale en juridische dienstverlening. Mazars maakt deel uit van de Mazarsgroep, met 5000 werknemers in 50 landen een sterke speler op het Europese speelveld.

Op 9 augustus 2002 hebben Mazars en AccountView de overeenkomst getekend voor het uitrusten van alle 18 Mazars-kantoren met AccountView-software. Hiermee luidt Mazars een geheel nieuw tijdperk in; men maakt niet alleen een overstap van financieel pakket maar tegelijkertijd wordt er ook een nieuwe werkwijze op basis van standaard administratiemodellen geïntroduceerd.

Fouk Tsang, directeur van Mazars Organisatie-adviseurs, is vanaf het begin nauw betrokken geweest bij het selectietraject van het nieuwe pakket voor de verwerking van cliëntenadministraties. "De reden hiervoor", zo vertelt hij, "is dat Exact ons meedeelde dat ze overgaan naar een nieuwe versie "Exact Globe". Dit was voor ons

De overeenkomst werd gesloten in het nieuwe pand van Mazars aan de oever van de Maas, met uitzicht op de nabijgelegen Van Brienenoordbrug.

reden om een heroriëntatie op de geautomatiseerde ondersteuning van onze dienstverlening uit te voeren. Momenteel zijn er verschillende versies van Exact in gebruik, en staat vrijwel alles lokaal geïnstalleerd. Dit maakt het beheer voor onze ICT-afdeling steeds complexer.

Strategisch voordeel

Daarnaast hebben we geen mogelijkheden om groepsbreed administratiemodellen en rekeningschema’s te gebruiken en onderhouden. Hierdoor wordt op de efficiency bij het opstellen van de jaarrekeningen nogal wat ingeleverd. Onze Organisatie-adviespoot is dagelijks bezig met pakketselecties en implementaties. Uit de markt is ons wel gebleken dat het gebruik van andere pakketten ons op diverse terreinen strategisch voordeel kan opleveren. Vanuit die gedachte is er dan ook een pakketselectie gestart voor het vervangen van alle financiële pakketten die op de kantoren worden gebruikt. En ja, uiteindelijk hebben we de keuze voor AccountView gemaakt." Op de vraag of de honderden medewerkers bij Mazars dan niet erg zullen moeten wennen aan een geheel nieuw pakket, antwoord Tsang bevestigend. "Maar ze krijgen er ook veel extra’s voor terug. AccountView is bijvoorbeeld het eerste pakket dat ik heb gezien waar rekening-courantfunctionaliteit gewoon als standaardmodule beschikbaar is. Daarbij komt de zeer uitgebreide activa-module, het centraal beheer van rekeningschema’s en de flexibele invoervensters. Nee, ik denk dat de gebruikers hiermee juist heel tevreden zullen zijn."

Eenvoudig beheer

De verschillende stafafdelingen van Mazars zijn gehuisvest in een schitterend nieuw pand aan de oever van de Maas in Capelle a/d IJssel. Met het uitzicht op de nabij gelegen Van Brienenoordbrug vertelt Aad van Os, hoofd ICT, dat ook zijn afdeling gelukkig is met de keuze voor AccountView. "Onze ICT-afdeling houdt zich uitsluitend bezig met technisch beheer en infrastructuur. Over het feit dat AccountView veel mogelijkheden biedt of makkelijker werkt, kan ik dus niets vertellen", aldus Van Os. "Voor ons is van belang dat AccountView verlichting biedt op het gebied van beheer. Om een aantal voorbeelden te noemen: AccountView draait prima op ons Novell-netwerk en AccountView kan snel en eenvoudig op de centrale server én op laptops worden geïnstalleerd, zonder vervelende problemen met databases. Daarnaast biedt de autorisatiestructuur van AccountView ons veel mogelijkheden om de standaardinstallatie zo in te richten dat gebruikers het pakket gemakkelijk kunnen gebruiken maar geen standaardinstellingen en dergelijke kunnen wijzigen. De uitwisseling van gegevens kan hierdoor ook gemakkelijk plaatsvinden."

Informeren via Internet

Bernadette Kester, maatschapsdirecteur van Mazars, vult aan: "AccountView is nadrukkelijk ook met het oog op de toekomst boven andere aanbieders verkozen. Natuurlijk is het van groot belang dat wij vandaag zo nauwkeurig en efficiënt mogelijk kunnen werken, dit komt de kwaliteit van de dienstverlening ten goede. Maar even belangrijk is te anticiperen op dat wat cliënten in de toekomst van ons verwachten. We zien al een belangrijke verschuiving van ‘verwerking’ naar ‘advies’, dus de aard van de dienstverlening is aan al voortdurende veranderingen onderhevig. Maar ook de ‘vorm’ van ons product verandert voortdurend. Cliënten zullen bijvoorbeeld steeds sneller geïnformeerd willen worden, toegespitst op aandachtspunten die voor hun onderneming belangrijk zijn. Wij verwachten dat Internet hierin een prominente rol gaat spelen. Vanuit dit oogpunt is AccountView voor ons ook een strategische keuze; AccountView ondersteunt immers alle technieken die daarvoor van belang zijn, en stopt veel effort in het ontwikkelen van steeds nieuwe mogelijkheden op dit gebied."

Implementatie in zeven maanden

De implementatie op alle 18 vestigingen van Mazars is een uitdaging. "Wij staan niet dagelijks voor dergelijke projecten", legt Kester uit. "Daarom hebben wij ervoor gekozen een externe projectleider aan te trekken die, in samenwerking met de projectleiding van AccountView, verantwoordelijk is voor succesvolle implementatie. Het voordeel van een externe projectleider is dat deze voor 100% de aandacht aan het project kan besteden. En dan is het nog steeds een uitdaging", glimlacht Bernadette Kester. "Want alles moet voor februari 2003 zijn gerealiseerd: het introduceren van nieuwe administratiemodellen (en rekeningschema’s), het uitrollen van de software over 18 kantoren, het converteren van duizenden cliëntenadministraties vanuit Exact, het opleiden van 40 ‘power users’ en het opleiden van zo’n 400 medewerkers. We beseffen dat we hiermee veel vergen van onze interne organisatie en van de consultants van AccountView, maar we hebben er allemaal veel zin in en zijn ervan overtuigd dat iedereen over ongeveer zeven maanden met veel plezier en efficiency met AccountView werkt".

Verschenen in AccountView Journaal 3-2002