BRP

Boon, Rijnen & Partners kiest voor AccountView

Boon, Rijnen & Partners, accountants en belastingadviseurs te Amsterdam-Noord, ontstond in 2001 uit een fusie, maar de historie van de organisatie gaat terug tot de jaren zeventig van de vorige eeuw.

De circa 30 medewerkers van het kantoor verzorgen de administratie en de jaarrekeningen van talrijke cliënten uit sterk uiteenlopende bedrijven in de Randstad (MKB). "De nadruk van ons werk ligt evenwel op het tijdig en juist informeren van onze relaties," stelt algemeen directeur Willem Boon. "Uit eigen ervaring weet ik dat ondernemers daar veel behoefte aan hebben en zij weten onze opstelling goed te waarderen."

Prijs / prestatie

De oorspronkelijke fusiepartner Boon werkte voorheen met Exact, terwijl Rijnen met Afas-software werkte, aangevuld met maatwerksoftware voor onder meer de urenregistratie. "Al deze systemen waren nogal gedateerd en bovendien liet Exact het op steeds meer punten afweten, zoals de verdere ontwikkeling van bepaalde modules," zegt Boon. "Mede met het oog op de euro-conversie per 1 januari 2002 hebben wij besloten om naar een nieuw, geïntegreerd systeem uit te kijken. Een kandidaat was Navision, maar dan krijg je een soort toolbox waaraan nog heel veel werk moet worden gedaan en dat wilden wij nu juist voorkomen. De keuze viel op AccountView Windows. Dat had met de prijs te maken, maar vooral ook omdat AccountView Windows als standaardpakket al heel compleet is. Daar komt bij dat AccountView goed toegankelijk is voor het realiseren van maatwerk, waaronder koppelingen met andere systemen."

COM en Business Rules

"Het besluit om met AccountView te gaan werken, werd in september vorig jaar genomen," vult ICT-medewerker Bob Hilderink aan. "Dat betekende dat er flink moest worden aangepakt door leverancier en implementator Databas, hier in Amsterdam. Datzelfde gold trouwens ook voor onszelf, want we wilden het implementatietraject benutten om kennis te nemen van alle ins and outs van AccountView. Afgezien van de logistieke module hebben we alle modules geïnstalleerd en daarbinnen gebruiken we vrijwel alle mogelijkheden. Daardoor was de tijd voor het implementatietraject eigenlijk veel te kort, maar niettemin waren we begin januari van dit jaar operationeel met AccountView. De mensen van Databas en van AccountView zelf hebben dan ook goed werk geleverd en dat doen zij nog steeds, want we werken stelselmatig aan de verdere verfijning van het systeem.

Was men bij Exact vooral marketinggericht, bij AccountView en Databas is men in hoge mate oplossingsgericht. Dat werkt heel plezierig en effectief. Bovendien merk ik dat de methodiek van programmeren die AccountView hanteert, inclusief de Business Rules en de COM-methode, heel goed in elkaar steekt. Dat werpt zijn vruchten af als je bijvoorbeeld koppelingen met andere systemen gaat realiseren, maar ook bij migratie naar een volgende versie. Binnenkort gaan wij over naar versie 6.0 van AccountView Windows. Wij hebben al een proefconversie uitgevoerd en daaruit bleek dat praktisch alles van de vorige versie, maar ook de maatwerkcomponenten, automatisch één-op-één naar de nieuwe omgeving kan worden overgezet. Dat bedoel ik met doordacht programmeren, iets wat je lang niet altijd tegenkomt. Overigens ziet versie 6.0 er heel goed uit en er zijn wezenlijke verbeteringen doorgevoerd, onder meer op het gebied van projectadministratie."

Stapsgewijs

AccountView Windows wordt gefaseerd ingevoerd bij Boon, Rijnen & Partners, waarbij werd begonnen met de projectadministratie, de urenregistratie en de declaraties. "Fantastisch hoe het venster voor de urenregistratie eruit ziet en hoe eenvoudig onze mensen daarmee van meet af aan kunnen werken," meent Willem Boon. "Aansluitend zijn wij doorgegaan met onze eigen financiële administratie. De stamgegevens konden we automatisch converteren, maar de rest moest toch handmatig worden ingevoerd. We hebben echter besloten om de administratie van de voorgaande jaren gewoon in Exact te laten staan, zodat de conversieslag al met al nog wel meeviel. Intussen is er in samenwerking met AccountView een koppeling gerealiseerd naar het Office Talk CRM-systeem. Weliswaar heeft AccountView ook zelf een module voor relatiebeheer, maar het van oorsprong Britse Office Talk biedt voor ons extra functionaliteit, waaronder beheer van documenten, e-mail en telefoongesprekken. Ook hier geldt weer dat AccountView van harte heeft meegewerkt aan het creëren van de koppeling: volledig oplossingsgericht."

Externe partijen

In de volgende fase, te beginnen omstreeks de komende jaarwisseling, wil Boon, Rijnen & Partners ook de administraties van een belangrijk deel van haar cliënten met AccountView Windows gaan verzorgen. Daarbij gaat het in eerste instantie om de cliënten die de volledige administratie, inclusief het invoeren van de gegevens daarvoor, aan Boon, Rijnen & Partners overlaten. Weer een stap verder en dan zal er overleg worden gevoerd met bestaande en nieuwe cliënten die zelf de administratiegegevens invoeren. Uiteraard werkt het nog wel zo efficiënt als deze cliënten daarvoor ook een AccountView-pakket gebruiken. In het verlengde hiervan werkt Boon, Rijnen & Partners aan mogelijkheden voor cliënten om op afstand inzicht te verkrijgen in de actuele stand van de financiële administratie en voor het doorvoeren van boekingen, bijvoorbeeld via Internet. Daarvoor moeten maatregelen worden getroffen, met name op het gebied van beveiliging, maar AccountView Windows is er klaar voor.

Verschenen in AccountView Journaal 3-2002