GIBO Groep

GIBO Groep kiest voor AccountView

GIBO Groep Accountants en Adviseurs heeft op 28 augustus 2001 de overeenkomst getekend voor het leveren van AccountView-software aan al haar zestig kantoren in Nederland. Met dit grootschalige automatiseringsproject zet GIBO Groep een verdere stap in het behalen van hun beleidsdoelstelling: het bereiken van een toonaangevende positie in het midden- en kleinbedrijf en in de agrarische sector. Met ruim 1300 medewerkers verwerkt GIBO Groep vanaf 2002 alle administratieve cliënten met AccountView.

Vele duizenden ondernemers kennen de GIBO Groep al lang als een toonaangevende accountantsorganisatie. Niet voor niets heeft het bedrijf bijna 11.000 ondernemingen in het MKB, en zo’n 8.000 agrarische cliënten aan zich weten te binden. Het brede aanbod van diensten en kennis beperkt zich echter niet tot deze twee doelgroepen. GIBO Groep bedient met GIBO Food & Retail bijvoorbeeld ook honderden supermarkten, en met GIBO Franchise honderden franchisenemers en –gevers in diverse sectoren.

Vernieuwingstraject

"Automatisering is bij GIBO Groep altijd een belangrijk instrument en onderscheidend kenmerk geweest", zegt Frank Pisters, directeur algemene zaken bij GIBO. "Tot op de dag van vandaag werken alle medewerkers met het intern ontwikkelde financiële systeem GIBAS. Hoewel dit systeem ons altijd veel flexibiliteit en ruime mogelijkheden heeft geboden, is een overstap naar standaard Windowsprogrammatuur onvermijdelijk." Omdat GIBO altijd zelf het interne systeem ontwikkelde en onderhield, beschikte het over een enorme flexibiliteit en opereerde het onafhankelijk van softwareleveranciers. Pisters: "Het behouden van de flexibiliteit in combinatie met het gebruik van een geldende standaard in de markt, is een van de uitgangspunten in het selectietraject geweest."

Vanaf begin 2000 heeft GIBO Groep een grootschalig vernieuwingsproject van de totale automatisering ingezet. Zo is een Intranettoepassing ontwikkeld waarmee alle medewerkers met elkaar kunnen communiceren, (vak)nieuws kunnen uitwisselen, en waarmee support kan worden gegeven. In 2000 is ook gekozen voor een nieuwe rapportgenerator waarmee de jaarrekeningen kunnen worden opgesteld. Tenslotte is een selectieprocedure gestart voor een nieuw financieel pakket waarin alle cliënten kunnen worden verwerkt. Na een uitvoerig selectietraject is deze keuze uiteindelijk op AccountView gevallen.

De keuze

De uitgebreide lijn van standaardfunctionaliteit die AccountView voor accountantsorganisaties biedt, was het belangrijkste argument om met AccountView in zee te gaan. "De functionaliteit die AccountView biedt, sluit heel goed aan bij onze huidige werkwijze. Dat is belangrijk om de acceptatie in de organisatie te vergroten", aldus Pisters. GIBO Groep kent een grote diversiteit aan cliënten: uiteenlopende branches in het MKB, agrarische cliënten, en de sectoren food & retail en franchise. "Al deze cliënten stellen aparte eisen aan het automatiseringssysteem van ons als accountant en adviseur", legt Pisters uit. "Voor Food & Retail zijn bijvoorbeeld vierwekelijkse overzichten essentieel, terwijl voor de agrarische sector een maten- of vennotenadministratie noodzakelijk is.

Daarnaast bestaat een belangrijk deel uit het zo efficiënt mogelijke verwerken van alle boekingen. Het feit dat bijvoorbeeld de boekingsvensters van AccountView volledig naar eigen inzicht zijn in te delen, levert GIBO een enorme tijdbesparing op en voorkomt het maken van fouten." Ook het vlot kunnen verwerken van ERI-bankafschriften, een sterke integratie met MS Excel en de directe verwerking met de mogelijkheid om achteraf boekingen te kunnen corrigeren, zijn essentiële sterke punten van AccountView. Naast de mogelijkheden waar alle gebruikers dagelijks mee te maken hebben, gold ook de technische voorsprong van AccountView als belangrijk pluspunt. Met name de ondersteuning van de COM-techniek en 100% ondersteuning van XML biedt GIBO Groep alle vrijheid voor het koppelen met andere systemen of het werken via Internet. Tenslotte is GIBO Groep met tools als BusinessModeller en de System Development Kit zelf in staat om het systeem met specifieke functionaliteit uit te breiden en aan te passen. Zo kiest men voor een standaard, gebaseerd op gedegen en moderne techniek, terwijl GIBO Groep toch de ‘vertrouwde’ flexibiliteit en onafhankelijkheid blijft houden. Precies zoals men altijd gewend was en waarmee men de organisatie maximale flexibiliteit kan bieden.

V.l.n.r.: G.H.J. Frederix en F.A.H. Pisters (GIBO), C. Haspels en R. Scheper (AccountView).

Vaste activa

Dankzij de krachtige en flexibele inrichtingsmogelijkheden van AccountView kan GIBO Groep prima uit de voeten met de software zoals AccountView deze standaard aan al haar klanten levert. Op één terrein bleek AccountView echter tekort te schieten. De module Vaste activa die AccountView al jarenlang aanbiedt, bleek niet geschikt voor toepassing door GIBO. AccountView heeft daarop besloten de ontwikkeling van de module Vaste activa II naar voren te verschuiven. Het resultaat is een nieuwe activamodule met ongekende mogelijkheden. Zo is het met Vaste activa II mogelijk om zowel commercieel als fiscaal af te schrijven, activa te herwaarderen, subsidies en verzekeringen te registreren, activa te splitsen en samen te voegen en zijn de rapportages uitgebreid. Deze module is vanaf medio 2002 leverbaar onder AccountView Windows, en zal ongetwijfeld voorzien in een grote behoefte van vele accountants.

De implementatie

De implementatie van AccountView in een organisatie met de omvang van de GIBO Groep, is geen sinecure. Naast het feit dat alle medewerkers moeten ‘omschakelen’ en een training moeten krijgen, moet er ook aandacht worden besteed aan alle klanten waarmee gegevens worden uitgewisseld. Daarnaast draaien er tot op heden op de verschillende GIBO kantoren, naast GIBAS, nog zo’n 10 andere financiële softwarepakketten. De gegevens uit al deze pakketten moeten worden geconverteerd met behoud van alle gegevens. "Het spreekt voor zich dat dit de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening niet mag hinderen", aldus Pisters.

Voor de introductie van AccountView, gelijktijdig met de rapportgenerator Audition van Unit 4, is daarom een projectgroep in het leven geroepen. Deze projectgroep stuurt werkgroepen aan die zich bezig houden met de uitvoerende zaken, met name toegespitst op alle voorbereidingen voor de implementatie. Het grootste deel van het werk wordt door GIBO Groep zelf uitgevoerd: het opstellen van de (aangepaste) werkmethodiek, het verzorgen van de trainingen voor de medewerkers, het inrichten van de modeladministraties enzovoort. Uiteraard worden de werkgroepen ondersteund door consultants van AccountView. Centraal staat echter het model waarbij de kennis die bij AccountView moet worden betrokken, zó aan GIBO Groep wordt overgedragen dat men er ook direct mee aan het werk gaat. Hierdoor ontstaat een veilig implementatietraject: GIBO Groep heeft zelf het stuur in handen en heeft volledig zicht op de koers.

Na een drietal pilots die in 2001 zijn gehouden, worden alle zestig kantoren vanaf januari 2002 voorzien van software van AccountView.

Verschenen in AccountView Journaal 4-2001