GIBO Groep / GIBOnet

GIBO Groep zet in op GIBOnet online boekhouden

“Dat je als accountantskantoor wel mee moet gaan in de verschuiving naar een compleet online dienstenpakket, dat wil ik niet beweren”, begint Frank Pisters, directeur Algemene Zaken bij de GIBO Groep. “Maar als je je wilt profileren als een modern kantoor dat meegaat met de tijd, dan moet je toch verder kijken. Het is te vergelijken met het telebankieren. Daar reageerde iedereen eerst heel sceptisch op, maar nu zijn er hele volksstammen die telebankieren doen.”

GIBO Groep houdt zich als accountantskantoor bezig met accountancy en fiscaal-bedrijfskundig en juridisch advies. “Van oudsher was ons werkgebied Oost-en Noord-Oost Nederland,  maar de laatste tien jaar zijn we ook in het westen en zuiden van Nederland actief”, vertelt Frank Pisters. “Nu hebben we - landelijk verspreid - 60 vestigingen en 1250 medewerkers. Om onze cliënten zo goed mogelijk van dienst te zijn, hebben wij de afgelopen jaren veel aandacht besteed aan efficiënt werken. Want door de productie op onze kantoren te verhogen, winnen we tijd en zijn we beter in staat om onze cliënten van goede adviezen te voorzien. We hebben daarom onze productiemiddelen onder de loep genomen, waaronder dus ook ons eigen ontwikkelde financiële pakket GIBAS.”

Beste uit de bus

“GIBAS was nog DOS en werd op het eind niet meer onderhouden”, vervolgt Frank Pisters. “We wilden ervan af en overgaan naar een modern Windows-pakket. Bovendien hadden we ook te maken met een ander probleem. In onze groei naar het westen hadden we veel kantoren overgenomen. Deze werkten natuurlijk niet met GIBAS, waardoor we in de loop van de tijd verschillende pakketten op onze kantoren in gebruik hadden. Dat was erg lastig in het kader van beheer. We wilden daarom één financieel pakket dat alle bestaande pakketten kon vervangen. Onze automatiseringsafdeling heeft toen een voorselectie gedaan, waar AccountView uiteindelijk het beste uit de bus kwam.”

Leuke dingen

“Behalve dat AccountView gewoon erg efficiënt werkt, heeft het veel leuke dingen in zich. Zoals Autocodering, Vaste activa en ERI”, aldus Frank Pisters. “Dit zat ook allemaal in GIBAS, maar in AccountView is het net wat gebruiksvriendelijker en efficiënter. Vroeger moesten we bijvoorbeeld onze afschriften handmatig inkloppen, maar dat hoeft nu niet meer. We lezen eenvoudig de elektronische aangeleverde bankafschriften in de cliëntadministratie in, waarna de afschriftregels via Autocodering automatisch naar de betreffende grootboekrekening worden overgezet!”

Online aan de slag

In 2002 is GIBO Groep overgestapt op AccountView. Twee jaar later is zij gaan kijken naar de mogelijkheden om AccountView online in te zetten. “Vorig jaar kwam het internetboekhouden in een stroomversnelling. Zo kwamen verschillende leveranciers met een internettoepassing met daarbij een erg agressieve marktbenadering. Als reactie daarop wilden onze klanten ook online aan de slag, maar wij hadden nog niks”, zegt Frank Pisters. “Wel hadden we AccountView centraal op een server in Nieuwegein staan, in een zogenaamd Server Based-omgeving. Al onze medewerkers werken daar op afstand in. Ons idee was toen om ook onze cliënten in dezelfde omgeving te laten werken. Want als onze medewerkers dat kunnen, waarom onze cliënten niet?”

Speciale online-oplossing

In overleg met AccountView zou GIBO Groep de standaard AccountView-oplossing in Nieuwegein beschikbaar stellen voor haar cliënten. “Maar AccountView stelde ons voor te wachten tot zij klaar was met de ontwikkeling van haar speciale online-oplossing”, vertelt Frank Pisters. “Want deze nieuwe oplossing zou niet alleen beter zijn voor online gebruik, maar ook het beheer van onze online-cliënten gemakkelijker maken. We hebben toen onze planning omgegooid en tijdelijk met het “oude AccountView” online gewerkt. In april dit jaar is de nieuwe omgeving door AccountView opgeleverd. Nu draait alles en hebben we onze eerste cliënten erop zitten. We hebben dus heel snel een eenvoudige, maar complete internetoplossing voor onze cliënten van de grond gekregen.”

Begin van GIBOnet

GIBO Groep biedt haar cliënten niet alleen de mogelijkheid om via het internet hun financiële administratie te voeren, maar zij stelt haar cliënten ook in staat online hun salarisadministratie te voeren en bedrijfsvergelijkingen te maken. “Al onze online-toepassingen bieden we aan onder de naam GIBOnet”, vertelt Frank Pisters. “Zo hebben we GIBOnet online boekhouden en GIBOnet online salaris. Om het GIBOnet

Frank Pisters, directeur Algemene Zaken bij de GIBO Groep

onder de aandacht te brengen, hebben we veel actie gevoerd in de vorm van folders, artikelen en advertenties. Dat heeft tot honderden cliënten geleid die van GIBOnet gebruik willen maken. Dat zijn er veel meer dan ik had verwacht. Het is dus duidelijk dat cliënten zelf aan de slag willen gaan met de eigen administratie voor het financiële inzicht. En met GIBOnet online boekhouden kan dat.”

In de praktijk

SAR SHIELD Nederland ltd is één van de cliënten van GIBO Groep die met GIBOnet online boekhouden werkt. Dit in Almere gevestigde bedrijf verkoopt en distribueert schildjes, die de straling van mobiele telefoons reduceren met 87 procent. Frank Schretlen, directeur/eigenaar van SAR SHIELD Nederland ltd.: “Wij zijn in februari dit jaar gestart en vanaf het begin wilden wij zelf de boekhouding doen. En wel met de ondersteuning van een ervaren accountant en met behulp van professionele software. We zijn toen met GIBO Groep en GIBOnet online boekhouden aan de slag gegaan. Dat werkt perfect. We kunnen op elk moment online zien wat onze liquiditeiten en omzetten zijn. We hoeven dus niet onze accountant te bellen voor een rapport. Dat doen we gewoon zelf! Met GIBOnet online boekhouden houden we een vinger aan de pols. We mogen er misschien nog niet zo lang mee werken, maar ik zou het zeker adviseren aan andere ondernemers.”

Enthousiaste geluiden

Ook de medewerkers van GIBO Groep zelf zijn zeer te spreken over GIBOnet online boekhouden. “Veel medewerkers zijn heel erg enthousiast over het online boekhouden met AccountView, omdat het zo een ontzettend goed communicatiemiddel richting onze cliënten is”, vertelt Frank Pisters. “Zo kunnen we - afhankelijk van de afspraken met de cliënt - berichten achterlaten in GIBOnet. Bijvoorbeeld om door te geven dat wij de afschrijvingen hebben geboekt of de controle hebben gedaan. De cliënt ziet deze berichten zodra hij inlogt op GIBOnet. Dat werkt echt perfect! Ook onze werkformulieren gaan we in GIBOnet hangen. Deze formulieren gebruiken we om informatie over onze cliënten vast te leggen, zoals het aantal vierkante meter van zijn winkel, de grootte van zijn voorraden, zijn schulden en vorderingen. Vroeger moesten we deze informatie telefonisch of schriftelijk opvragen. Straks kunnen onze cliënten dit zelf online aan ons doorgeven! Met het online boekhouden houden we echt meer tijd over, waardoor we ons goed kunnen richten op het maken van jaarrekeningen, tussentijdse rapportages, prognoses en bedrijfsvergelijkingen.”

Belangrijke aandachtspunten

De keuze om als accountantskantoor online aan de slag te gaan, lijkt gezien de huidige IT-ontwikkelingen een logische keuze. Toch raadt Frank Pisters aan om eerst goed na te denken over wat deze keuze voor de eigen organisatie betekent: “Met het online boekhouden schuiven we op van puur accountancy naar iets wat richting IT gaat. Nu werken onze cliënten nog in een eigen financieel softwarepakket en beheren zij dat zelf. Maar dat is aan het veranderen. Door onze cliënten online te laten boekhouden in AccountView via onze server in Nieuwegein worden wij verantwoordelijk voor het beheer van de diverse administratiesystemen van onze cliënten. Dit heeft dus wel wat gevolgen voor de kennis van onze medewerkers en onze interne organisatie. Onze medewerkers moeten AccountView door en door kennen om de vragen van cliënten te kunnen beantwoorden. Een ander belangrijk aandachtspunt is het verdwijnen van de “8 tot 5”-mentaliteit. Doordat we GIBOnet online boekhouden neerzetten als een product dat 7 dagen per week en 24 uur per dag te gebruiken is, verwacht cliënten ook 7*24 support. Dat is een slag die we moeten maken en waar we druk mee bezig zijn om invulling aan te geven.”

Voor de toekomst

“We hebben dus nog heel wat te doen”, glimlacht Frank Pisters. “Voor de toekomst verwacht ik dat alle gebruikers van pc-pakketten overstappen op online boekhouden. Dat zijn er bij ons momenteel 3.000 tot 4.000. Hier zitten ook grotere klanten bij. Daarom zijn we momenteel met een aantal dealers van AccountView en onze server provider aan het kijken hoe wij GIBOnet online boekhouden ook aan onze grotere cliënten kunnen aanbieden. Het is gewoon onvermijdelijk dat we overgaan van het eenvoudig vastleggen van facturen naar het compleet inlezen van facturen. Over een tijdje hoeven we niks meer met de hand vast te leggen. Als modern accountantskantoor willen we meegaan in deze ontwikkeling. En online boekhouden met AccountView sluit daar perfect op aan.”

Verschenen in AccountView Journaal 3-2005