Five Up

Unieke koppeling tussen Onetrail en AccountView laat Five Up meer doen met minder

Ook in de wereld van de hardware is het een gevecht om te overleven. Als gevolg van de huidige recessie hebben dalende productprijzen, verminderende omzetten en omlaaggaande marges een hoge tol geëist onder veel hardware-dealers. Om je op de hardware-markt staande te houden, moet je dus keuzes maken. Five Up uit Leiden heeft haar keuze jaren geleden al gemaakt: met weinig mensen en tegen lage kosten veel volume draaien. Dankzij de unieke koppeling tussen Onetrail en AccountView is het voor Five Up mogelijk om dit ook in de toekomst voort te zetten.

"In de wereld van de hardware zitten bovenin de fabrikanten", legt Fred Dirkse, directeur bij Five Up, uit. "Daaronder zitten de distributeurs met hun inkoop, technische dienst, magazijn, administratie, support en verkoop. Na de distributeurs komen de resellers met dezelfde diensten. In feite dus dubbelfuncties. Pas daarna komt de klant. Wij als Five Up hebben de dubbelfuncties eruit gegooid, want die zijn alleen maar lastig voor de klant. Wij zijn hierdoor eigenlijk het verlengstuk van de distributeurs en maken gebruik van hun infrastructuur. Zo hebben wij bijvoorbeeld geen eigen magazijn, want we gebruiken de magazijnen van de distributeurs. Onze klanten krijgen dus direct van de distributeurs geleverd."

Van telefoon en internet…

"Op deze manier springen wij precies in op de behoefte van middelgrote bedrijven die snel en op tijd hun hardwarebestellingen binnen willen hebben", vervolgt Fred Dirkse. "En dat doen we nu al acht jaar. Vroeger deden we alles per telefoon. Hadden we een bepaalde pc voor een klant nodig, dan belden we alle distributeurs af voor de juiste pc met de beste prijs. Vervolgens voerden we in AccountView alle artikelgegevens in - zoals artikelnummer, omschrijving en inkoopprijs - en bepaalden we de verkoopprijs voor de te versturen factuur. Dat zijn dus een groot aantal handelingen voor het verwerken van slechts één order. Met de komst van het internet ging dit proces wat sneller, omdat we zelf voorraden en prijzen konden nagaan. Maar de hele invoer in AccountView moesten we toch nog handmatig doen."

… naar Onetrail

In het afgelopen jaar is er veel veranderd in de werkwijze van Five Up. Het gehele proces van het juiste product zoeken tot het uiteindelijk versturen van de factuur gaat nu volautomatisch. Dankzij de oplossing van Onetrail. "Ik wilde al heel lang Onetrail gebruiken, maar er was geen koppeling met AccountView", aldus Fred Dirkse. "In overleg met Onetrail en AccountView heeft Econogo, AccountView-dealer uit Badhoevedorp, mijn verzoek opgepakt. Ideaal, want nu verzamelt Onetrail alle informatie van onze distributeurs en pompt de koppeling van Econogo deze informatie in één keer in AccountView. Dat betekent dus flinke besparingen. Vooral als je bedenkt dat het hier om 45.000 artikelen gaat die we niet meer hoeven op te zoeken en in te voeren."

Pilot

Om de koppeling tussen Onetrail en AccountView tot stand te brengen, heeft Econogo een pilot gedaan. Five Up maakte hier deel van uit. "Econogo had de basiskoppeling al uitgewerkt toen wij in februari dit jaar in beeld zijn gekomen voor de finetuning. We konden daarbij precies aangeven wat we wilden. Dat is het voordeel als je meedoet aan een pilot", glimlacht Fred Dirkse. "Op een gegeven moment dachten we wel dat Econogo ons lastig zou vinden. Maar de mensen daar waren juist blij met onze input. Want daardoor konden zij de koppeling nog mooier maken. Want hoe mooier het product is, des te beter het verkoopt. En het resultaat is inderdaad heel mooi geworden."

Besparingen

In september 2004 is de pilot afgerond en is Five Up live gegaan. De besparingen zijn aanzienlijk. "We hoeven geen artikelen meer op te zoeken en aan te maken, want die staan al goed in ons systeem", zegt Fred Dirkse tevreden. "We stellen gewoon in AccountView een offerte op met de gewenste artikelen, debiteurgegevens en afleveradressen, waarna Onetrail inkoopprijzen en voorraadposities opvraagt bij de verschillende distributeurs. Op basis hiervan adviseert Onetrail ons een aantal distributeurs. Vervolgens bepalen we zelf bij welke distributeur of distributeurs we de order willen plaatsen. Hebben we dat gedaan, dan wordt met een druk op de knop een inkooporder aangemaakt en elektronisch verstuurd naar de distributeur. De distributeur stuurt ons een orderbevestiging en pakbon, die wij alleen nog hoeven te accorderen. Vervolgens zetten wij deze om in een factuur, en versturen die daarna naar de klant. De distributeur verzorgt de fysieke levering aan de klant. Een kind kan de was doen!"

Meer met minder

Five Up wint dus vooral veel op tijd en dat biedt mogelijkheden. "We zijn met vier mensen, waarvan twee goede binnendiensten. Nu ben ik al vijf jaar bezig om daar een derde bij te vinden. Maar steeds bleek de kwaliteit niet goed genoeg te zijn, terwijl we toch grote behoefte hadden aan extra handjes. Door de koppeling tussen Onetrail en AccountView kunnen we het nu met twee mensen af", vertelt Fred Dirkse enthousiast. "Heb je bijvoorbeeld tien man op de binnendienst zitten, dan kun je gewoon drie daarvan op het moeilijkere advieswerk zetten. Want het simpele werk kun je wel automatiseren, maar advies niet. Dat is kennis in je hoofd en daar hebben we dankzij de koppeling met Onetrail meer tijd voor. Het mag wel een behoorlijke investering zijn. Maar dat is gewoon afschrijven over drie, vier jaar."

Bestaan

Dankzij de unieke samenwerking tussen Onetrail, de koppeling van Econogo en AccountView lukt het Five Up veel volume te draaien met weinig mensen en tegen lage kosten. "Maar dat kunnen wij omdat wij bij meerdere partijen inkopen. Zouden we alleen zaken doen met een grote distributeur, dan konden we net zo goed de distributeur aan AccountView hangen. Dan heb je Onetrail en de koppeling van Econogo niet nodig", geeft Fred Dirkse aan. "Bovendien doen wij ook een groot volume. Als we slechts af en toe een paar pc's leveren, dan zijn we niet gebaat met ons huidige systeem. Het is wel leuk, maar je gaat dan geen besparingen en efficiency bereiken. Dat doen wij nu wel en daardoor kunnen we bestaan."

Verschenen in AccountView Journaal 1-2005