Van Hessen

Van Hessen adviseert de horeca AccountView Business Software

Horeca-automatiseringsspecialist Van Hessen krijgt regelmatig de vraag voorgeschoteld met welke financieel-administratieve oplossing haar kassa- en reserveringssystemen het beste kunnen worden gekoppeld. Uit eigen ervaring weet Van Hessen nu het juiste antwoord: AccountView Business Software.

Ruud Clements, directeur/eigenaar Van Hessen

In haar bijna 85-jarige bestaan heeft Van Hessen een geweldige reputatie opgebouwd in de horecawereld. Speerpunten in het leveringsprogramma van deze organisatie zijn de POS-systemen (Point Of Sale) van Micros en de Property Management Systemen van Fidelio. Bij het eerste gaat het om de afrekening met klanten en bij de tweede draait het om de reservering van hotelkamers. Vaak worden beide systemen in combinatie met elkaar ingezet.

Ondanks de stevige concurrentie opereert Van Hessen succesvol op deze markt; niet alleen in Nederland, maar ook in België, Luxemburg en in een aantal West-Afrikaanse landen. In totaal telt de organisatie ruim honderd medewerkers, waarbij directeur/eigenaar Ruud Clements opmerkt dat alle medewerkers die met de klanten te maken krijgen, een horeca-achtergrond hebben. “Je moet in deze sector de problematiek van binnenuit kennen en je moet de taal spreken, anders wordt het niets,” weet Clements. “Zaken worden in de horeca vooral op basis van vertrouwen gedaan. En als je dat vertrouwen eenmaal hebt, gebeurt het dat ondernemers naar je mening vragen omtrent zaken die je zelf helemaal niet levert. Een regelmatig terugkerende vraag is deze: welk financieel systeem is het beste voor onze horeca-onderneming?”

Ik heb het een tijdlang knap lastig gehad met de beantwoording van die vraag. Wij werkten zelf met Exact en veel van onze klanten werkten ook met dat systeem, maar eerlijk gezegd was ik helemaal niet zo tevreden over dit Delftse bedrijf. De Windows-versie bleef uit en er waren grote verschillen tussen de Nederlandse en de Belgische versie, om maar twee voorbeelden van ongenoegen te noemen. Circa anderhalf jaar geleden raakten we in gesprek met een klant die met AccountView werkt. Die klant was zeer tevreden en we hebben deze business software vervolgens grondig onderzocht. Het resultaat is dat we inmiddels zelf actief AccountView-gebruiker zijn en dat we onze relaties in de horecawereld AccountView van harte aanbevelen.”

Koppelingen

Er werd binnen Van Hessen bijna een jaar gewikt en gewogen over de eventuele overstap naar AccountView Windows. “We wilden er absoluut zeker van zijn dat er goede koppelingen te maken zijn tussen toegespitste applicaties enerzijds en AccountView anderzijds," aldus Ruud Clements. “En met ‘goed’ bedoel ik niet alleen dat de koppelingen functioneel correct zijn, maar ook dat zij op eenvoudige wijze worden gemaakt, dat er bij upgrades niet alles opnieuw moet worden opgebouwd en dat onze mensen er gemakkelijk mee kunnen werken. Welnu, die koppelingen zijn inderdaad te maken, snel, stabiel en zonder complicaties voor de bediening. Precies wat we nodig hadden.”

Stapsgewijs

Voor de implementatie van AccountView werkte Van Hessen nauw samen met het AccountView Expert Center eServiceware te Rotterdam. De financiële administratie en de voorraadmodule zijn intussen in gebruik genomen. In het vierde kwartaal van dit jaar zijn de implementaties van de modules voor sales en relatiebeheer voorzien. Begin volgend jaar volgt nog de koppeling met het Magic helpdesksysteem. “Wij hebben ruim dertig helpdeskmedewerkers die vragen beantwoorden van klanten met en zonder een serviceabonnement,” licht Ruud Clements toe. “Klanten zonder abonnement krijgen een factuur voor hun call en de administratieve afwikkeling daarvan vindt automatisch via AccountView plaats. Zoals overigens ook de klantgegevens automatisch op tafel komen, want alles draait nu om één centrale database, waarin eenmalig alle relevante gegevens worden opgeslagen. Scheelt tijd en voorkomt fouten.”

eServiceware verzorgde tevens de nodige conversieslagen (Clements: “Niets van gemerkt”) en de AccountView-trainingen (Clements: “Met engelengeduld”). De implementatie heeft tot een aanmerkelijke efficiencyverbetering geleid. In tegenstelling tot voorheen beschikt Van Hessen thans over zeer actuele cijfers, die via de flexibele rapportgenerator van AccountView tot uiterst nuttige managementinformatie worden getransformeerd.

Integratie

De POS- en PMS-systemen van Van Hessen maken deel uit van de totale automatiseringsomgeving van horecabedrijven. “Vroeger functioneerden afrekensystemen stand-alone, maar nu worden directe koppelingen met de financiële administratie gevraagd,” stelt Ruud Clements. “In toenemende mate willen ondernemers zelfs het hele proces in een informatiseringssysteem vangen, waarbij het kassasysteem gerelateerd wordt aan de voorraadadministratie, die op haar beurt weer gelinkt is met onder meer de inkoop en de logistiek. Dat kan allemaal met AccountView en het kan tot veel tijdwinst en een hoog rendement leiden.”

Ook het reserveringssysteem wordt in de organisatie geïntegreerd via op maat gesneden koppelingen. Hier gaat het niet alleen om interfaces met de financiële administratie, maar ook om koppelingen met onder meer de minibar, de telefooncentrale en het Pay-TV systeem. Bij afrekening worden alle componenten direct opgeroepen en gefactureerd; aansluitend vinden automatisch de backoffice-bewerkingen plaats in AccountView. Praktischer kan niet. In de afgelopen maanden zijn al op advies van Van Hessen en met ondersteuning van eServiceware.com diverse hotels, zoals het prestigieuze Hotel Beaumont te Maastricht, overgestapt op de AccountView Business Software.