Transposafe

Transposafe stelt haar financiële en logistieke processen veilig met AccountView

Als specialist in het beveiligen van waardevolle zendingen geeft Transposafe haar eigen beveiliging ook de hoogste prioriteit. En dan met name de beveiliging van haar bedrijfsvoering. Want voor een goede bediening van haar klanten moet Transposafe zeker zijn dat haar financiële en logistieke processen op orde zijn. In AccountView vond Transposafe het betrouwbare administratiesysteem om haar bedrijfsprocessen te stroomlijnen.

Transposafe is in minder dan tien jaar tijd uitgegroeid tot een internationale organisatie met vestigingen in Nederland, België, Duitsland en Polen. Vanuit Sassenheim worden de verschillende vestigingen aangestuurd. Het is ook hier waar het gesprek plaatsvindt met een van de twee directeuren van Transposafe, Frans Wijnveld. Vol enthousiasme vertelt hij over zijn bedrijf dat nog steeds groeiende is: "Onze specialisatie is het beveiligen van waarden. Deze waarden kunnen zijn geld, juwelen of vrachtwagenladingen. Maar ook de waarden die door een elektriciteitsmeter gaan. De producten die we hiervoor aanbieden, variëren van Sealbags - kunststof enveloppen om geld of vertrouwelijke documenten in te bewaren - tot verzegelingen - bijvoorbeeld stalen pennen om grote containers mee te beveiligen. Klanten over de hele wereld nemen onze producten af en daar komen steeds meer klanten bij."

Af van Exact

Aanvankelijk maakte Transposafe gebruik van Exact om haar financiële en logistieke activiteiten te administreren. Een logische keuze, omdat Transposafe indertijd gelieerd was aan Koper & de Jager, een Exact Software Center. Door haar sterke groei liep Transposafe echter uit de mogelijkheden van Exact. "We waren toe aan een nieuw administratiesysteem", vervolgt Frans Wijnveld. "We wilden een systeem dat we konden draaien op onze buitenlandse vestigingen. En dat goede uitbreidingsmogelijkheden bood op het gebied van logistiek. Wij beheren namelijk de voorraad voor diverse klanten, en dan is logistiek en het administreren daarvan erg belangrijk. Voor een juiste keuze hebben we daarom een aantal administratiepakketten onder de loep genomen."

Pakketvergelijking

In totaal heeft Transposafe drie pakketten bekeken. En wel Unit4, Exact Globe en AccountView. "Unit4 viel snel af, omdat dit pakket te zwaar was en veel (voor ons) onnodige functies bevatte. Ook Exact Globe lieten we snel vallen, want dit pakket was niet klaar en het rammelde aan alle kanten. Uiteindelijk viel onze keuze op AccountView. Gewoon, omdat AccountView er beter uitzag", vertelt Frans Wijnveld met een glimlach. "De standaardfunctionaliteit en de aanvullende modules sluiten perfect aan op onze werkwijze. Maar het belangrijkste is wel dat we via eServiceware, AccountView Expert Center, de AccountView-licentie kunnen draaien op een centrale server. Hierdoor kunnen onze buitenlandse vestigingen online hun administratie doen en hebben wij in Sassenheim realtime zicht op wat er in het buitenland gebeurt."

De overstap

"De implementatie is voor Nederland heel goed gegaan. Ik heb al eerder een conversie gedaan, maar als ik de overstap naar AccountView daarmee vergelijk dan is het allemaal perfect gelopen", aldus Frans Wijnveld. "In de eerste maand is het even zoeken hoe alles werkt. Maar dat is normaal. De conversie in de buitenlandse vestigingen is niet zo goed verlopen. Dat had niet met AccountView te maken, maar meer met zaken zoals taalproblemen en onervarenheid van de mensen daar met administratiesystemen. We hebben dit onderschat, ook Accountview, we hadden daar meer voorbereidingstijd in moeten stoppen."

Standaard met veel extra's

Met AccountView is Transposafe in staat zowel haar financiële als logistieke administratie bij te houden. Maar AccountView biedt meer functies, waar Frans Wijnveld meer dan tevreden over is: "We zetten AccountView ook in voor ons verkoopproces. Daar gebruiken we intensief het Verkoopinformatiesysteem van AccountView voor. Hiermee kunnen we bellijsten opvragen op het scherm. We kunnen daarin door middel van prioriteiten direct aangeven wanneer we een klant of prospect moeten bellen. Dat gaat echt perfect. We vergeten nooit meer een afspraak. In ons oude systeem konden we dit ook, maar AccountView is veel gebruiksvriendelijker."

Een echte aanrader

Op de vraag of hij AccountView zou aanraden, twijfelt Frans Wijnveld geen seconde: "AccountView is heel stabiel. De server gaat vrijwel nooit down. Het is één of twee keer gebeurd, maar dan is het re-setten en we zijn weer in de lucht. Ook de functionaliteit is goed doordacht. Er zit niet teveel ballast in. Ook fijn zijn de open einden in AccountView. Dat is wel anders in pakketten zoals Navision en Unit4. Daar moet je toch maatwerk doen. Dat heeft voordelen, omdat je het pakket helemaal custom made kunt invullen. Maar het heeft ook nadelen voor een organisatie van onze omvang. Met 45 man hebben wij niet de mankracht om daar goed naar te kijken. Daarom hebben we gekozen voor standaardsoftware. Dan weet je waar je aan toe bent. Want standaardfunctionaliteit is in 9 van de 10 gevallen gewoon goed. En het scheelt veel geld."

Stap naar het web

Transposafe werkt nu nog met de basisfunctionaliteit van AccountView, maar in de toekomst wil Frans Wijnveld dit uitbreiden. "Dit najaar willen we onze key-accounts via het web toegang geven tot ons systeem. Zodat zij zelf hun eigen informatie kunnen inzien, zoals beschikbare voorraad en openstaande facturen. Een belangrijke stap. Vooral ook omdat wij verwachten dat onze groei gaat doorzetten. Dan speelt het aanbieden van eigen informatie aan onze klanten via het web een belangrijke rol in het stroomlijnen van onze organisatie."

Toekomst

Frans Wijnveld ziet de toekomst met AccountView positief in. "Financieel en logistiek zit AccountView perfect in elkaar. Ook de zogenaamde webfunctionaliteit biedt ons veel mogelijkheden. Vooral ook omdat AccountView hier verder op doorontwikkelt", geeft Frans Wijnveld aan. "Ook biedt AccountView goede functies die het mogelijk maken goed om te gaan met de problematieken op onze buitenlands vestigingen. Zo hebben we voor België te maken met een aantal typische Belgische zaken, zoals het doen van BTW-aangiften. In AccountView zit deels al functionaliteit specifiek voor de Belgische wetgeving. Maar met de nieuwe functionaliteit om elektronisch aangifte te doen, zal dit nog efficiënter gaan. Daar kijken we echt naar uit!"

Verschenen in AccountView Journaal 1-2005