Layouts
Hier vindt u korte antwoorden op eenvoudige vragen over het inrichten en aanpassen van layouts die vaak aan ons worden gesteld. Wij adviseren u om uw AccountView-leverancier in te schakelen bij een complexere inrichting, als u meerdere layouts moet aanmaken of extra velden met berekeningen wilt gebruiken.
Hoe zorg ik ervoor dat velden of regels niet worden getoond?
De postcode staat onder de plaatsnaam, bijvoorbeeld op de factuurlayout of het etiket.
Met welke modules kan ik gebruikmaken van layouts?
Als u de module Facturering, Inkoop en/of Aanmaningen gebruikt kunt u gebruikmaken van layouts.
Terug naar bovenZijn er kant-en-klare layouts beschikbaar?
U kunt gebruikmaken van kant-en-klare layouts waarvoor geen wijzigingen nodig zijn. In de directory Layouts staan deze voorbeeldlayouts voor verschillende talen. U herkent deze layouts aan de toevoeging NAW in de naam van de layout. Hiermee kunt u een standaard factuur of aanmaning afdrukken. Op deze layouts worden uw bedrijfsgegevens en de decimaal- en datuminstellingen gebruikt uit de administratie-instellingen.
Zo legt u de administratie-instellingen vast:
- Open de administratie
- Kies Opties/Administratie-instellingen/Algemeen
- Controleer op de tab Algemeen de decimaalvelden en het veld Datumtype
- Controleer op de tab Bedrijf de velden Bedrijfsnaam en Fiscaal BTW-nr
- Controleer op de tab Adres uw adresgegevens
- Kies OK
Kan ik per klantgroep automatisch een layout laten kiezen?
Met taalcodes kunt u voor een groep debiteuren en/of crediteuren een standaardlayout vastleggen om formulieren af te drukken, zoals verkoopfacturen, pakbonnen, aanmaningen, orderbevestigingen en bestelbonnen. Als u een formulier afdrukt wordt aan de hand van de taalcode automatisch de juiste layout gekozen. Zo kunt u bijvoorbeeld bestelbonnen in één handeling afdrukken voor crediteuren in verschillende landen, elk in hun eigen taal.
Behalve een onderscheid naar taal kunt u met taalcodes ook een onderscheid maken naar verschillende (doel)groepen. U kunt bijvoorbeeld in één keer automatisch alle debiteuren uit een bepaalde branche aanmanen.
Nadat u de layout hebt ingevoerd in het venster Stamgegevens taalcode, kunt u die direct bekijken met de knop Layout-editor.
Eventuele wijzigingen zijn vaste teksten zoals het bankrekeningnummer, de lijst met BTW-codes, of het toevoegen van uw eigen logo. De layouts kunnen niet worden gewijzigd. Als u toch een wijziging wilt doorvoeren, moet u de layout onder een andere naam bewaren. Selecteer hierna uw nieuwe layout in het venster Stamgegevens taalcode.
Als u voor elke debiteur dezelfde layout wilt gebruiken, koppelt u de layout aan de taalcode van de administratie. Als u voor verschillende debiteuren verschillende layouts wilt gebruiken, moet u verschillende taalcodes gebruiken.
Kies Help/Index met trefwoord (keyword): Factuurlayouts koppelen.
Terug naar bovenHoe kan ik vaste teksten toevoegen en wijzigen?
In de layout kunt u in de standaard werkbalk onderstaande knop Tekst invoegen kiezen. De muisaanwijzer verandert in een kruis. Klik in de layout op de plaats waar de tekst moet worden ingevoegd.
Klik met de rechtermuisknop in het tekstveld, of selecteer het veld en kies Bewerken/Eigenschappen. Wijzig de tekst en kies OK.
Terug naar bovenU kunt een proeffactuur opvragen met Rapporten/Proeffacturen in het venster Facturering. Voor een proefbestelbon gebruikt u Rapporten/Proefbestelbon (venster Inkoop). Voor aanmaningen kiest u Rapporten/Aanmaningen (venster Aanmaningen), maar voltooit u deze optie niet.
Terug naar bovenHoe voeg ik mijn bedrijfslogo toe?
Bewaar uw logobestand eerst in de AccountView-directory Layouts, zodat alle gebruikers dit bestand kunnen opvragen. In de layout wordt namelijk een verwijzing opgenomen naar het bestand, niet het logo zelf.
In de layout kunt u in de standaard werkbalk onderstaande knop Afbeelding invoegen kiezen. De muisaanwijzer verandert in een kruis. Klik in de layout op de plaats waar het logo moet worden ingevoegd.
Kies Bewerken/Eigenschappen. Voer in Bestand de verwijzing naar het logo in de directory Layouts in. Gebruik eventueel Inpassen en Grootte om de afbeelding zo goed mogelijk te tonen.
Terug naar bovenHoe zorg ik ervoor dat velden of regels niet worden getoond?
U hebt meerdere mogelijkheden om lege velden en regels op uw layout te onderdrukken. Welke instelling u kiest hangt af van de reden waarom u de lege regels wel, of juist niet, wilt laten zien.
1. Nulwaarden onderdrukken
Uw facturen bevatten soms een extra factuurregel met een toelichting. Deze factuurregels hebben geen aantallen of bedragen. Door Nulwaarden onderdrukken te markeren, worden geen bedragen of aantallen op deze regels afdrukt.
Zo stelt u Nulwaarden onderdrukken in:
- Klik met de rechtermuisknop in het layoutsymbool, of selecteer het veld en kies Bewerken/Eigenschappen.
- Markeer Nulwaarde onderdrukken en kies OK.
2. Lege regels onderdrukken
Als u Afdrukken als deze uitdrukking waar is toepast voor bepaalde layoutgegevens, dan kan het voorkomen dat er lege regels ontstaan. Als dat het geval is, markeer dan Lege regels onderdrukken om dergelijke lege regels op een niveau (rapportband) te onderdrukken.
Als u nulwaarden (in nulregels) niet wilt afdrukken, markeert u Nulwaarden onderdrukken. U hoeft Lege regels onderdrukken dan niet te gebruiken.
Zo stelt u Lege regels onderdrukken in:
- Kies Bewerken/Instellingen/Detailregels
- Markeer Lege regels onderdrukken en kies OK.
3. Afdrukken als deze uitdrukking waar is
Het layoutgegeven wordt alleen afgedrukt als aan de voorwaarde wordt voldaan. Hierdoor kunt u het afdrukken van het veld afhankelijk maken van bepaalde waarden, bijvoorbeeld van de verkoopwaarde van een verkooporderregel.
Als u Afdrukken als deze uitdrukking waar is toepast voor bepaalde layoutgegevens, dan kan het voorkomen dat er lege regels ontstaan. Als dat het geval is, markeer dan Lege regels onderdrukken om dergelijke lege regels op een niveau (rapportband) te onderdrukken.
Als u nulwaarden (in nulregels) niet wilt afdrukken, markeert u Nulwaarden onderdrukken. U hoeft Afdrukken als deze uitdrukking waar is dan niet te gebruiken.
Neem contact op met uw AccountView-leverancier als u deze instelling wilt gaan gebruiken.
4. Nulregels pakbon/factuur onderdrukken (Orders/backorders)
Als u over de module Orders/backorders beschikt, bepaalt u met deze instelling welke regels worden afgedrukt. Markeer dit veld om artikelen die in backorder staan niet af te drukken als u de order gaat uitleveren.
Zo stelt u Nulregels pakbon/factuur onderdrukken in:
- Kies Opties/Administratie-instellingen/Handel
- Kies de tab Backorder
- Markeer Nulregels pakbon/factuur onderdrukken en kies OK.
5. Nulregels factuur onderdrukken (Projecten en uren)
Als u over de module Uren & declaraties I beschikt, bepaalt u met deze instelling welke regels worden afgedrukt.
Markeer dit veld als u regels met een regeltotaal van 0,00 niet wilt afdrukken op de projectfacturen. In een conceptfactuur kunnen nulregels ontstaan, als de onderliggende urenregels zijn geannuleerd. Door dit veld te markeren worden deze nulregels niet afgedrukt op papier, maar wel op normale wijze verwerkt tijdens het journaliseren van de factuur.
Zo stelt u Nulregels factuur onderdrukken in:
- Kies Opties/Administratie-instellingen/Projecten en uren
- Kies de tab Facturering
- Markeer Nulregels factuur onderdrukken en kies OK.
Hoe voeg ik zelf velden toe aan de layout?
In de layout kunt u in de standaard werkbalk onderstaande knop Beschikbare velden kiezen (of Beeld/Beschikbare velden).
Selecteer layoutsymbolen in het bovenste deel van dit venster, en sleep ze op uw layout. In het onderste deel kunt u een andere groep layoutsymbolen selecteren. Sluit het venster door de knop (of de menu-optie) nogmaals te kiezen.
Terug naar bovenHet gewenste veld staat niet bij beschikbare velden
Controleer of het veld bij een andere groep layoutsymbolen staat. Selecteer hiervoor de verschillende groepen in het onderste deel van het venster Beschikbare velden. Neem contact op met uw AccountView-leverancier als u het veld niet kunt vinden.
Terug naar bovenBij het afdrukken toont een veld sterretjes
Controleer het veld Masker in de eigenschappen van het veld. Vergroot het masker tot de geschatte maximale waarde, of vergroot het veld zodat alle gegevens kunnen worden getoond.
Tip: Markeer Autosize om automatisch de juiste afmetingen in te stellen voor de te tonen waarde.
Terug naar bovenIn de factuurlayout kunt u vastleggen welke printerlades bij het afdrukken van een factuur standaard moeten worden gebruikt. Kies Bestand/Pagina-instelling in het venster Layout en selecteer de tab Uitvoer (beschikbaar vanaf versie 7.0a). Stel hier de Eerste pagina en de Overige pagina's in.
Terug naar bovenHoe druk ik van een layout meerdere exemplaren tegelijk af?
In de factuurlayout kunt u vastleggen hoeveel kopieën bij het afdrukken van een factuur standaard moeten worden afgedrukt. Kies Bestand/Pagina-instelling in het venster Layout en selecteer de tab Kopie (beschikbaar vanaf versie 7.0a). Deze kopieën kunt u desgewenst op een andere printer afdrukken dan de originele factuur.
Terug naar bovenDe pagina-instelling van mijn layouts wordt niet gebruikt?
U hebt een afwijkend papierformaat vastgelegd voor de layout van een verkoopfactuur, aanmaning, pakbon of bestelbon, maar dat wordt bij het afdrukken niet toegepast.
De instelling die u in de layout vastlegt is slechts een hulpmiddel bij het maken van de layout. Daarmee kunt u tijdens het ontwerpen van de layout zien of velden op het papier passen. Tijdens het afdrukken van een rapport of een layout kunt u de opties van de printer instellen. Veelgebruikte opties zijn het papierformaat en de papierlade. Als u vanuit AccountView afdrukt worden standaard printerinstellingen toegepast die u in uw besturingssysteem hebt vastgelegd.
Terug naar bovenIs er meer documentatie beschikbaar?
U kunt de handleiding of de helpinformatie raadplegen. Kies Help/Index met trefwoord (keyword): Layouts. Zie ook de veelgestelde vragen over Handel en Logistiek.
Wanneer schakel ik mijn AccountView-leverancier in?
Het bovenstaande kunt u prima zelf uitvoeren. Wij adviseren u om uw AccountView-leverancier in te schakelen bij een complexere inrichting, als u meerdere layouts moet aanmaken of extra velden met berekeningen wilt gebruiken. Uw AccountView-leverancier heeft ruime ervaring met het aanmaken en ontwerpen van layouts.
Terug naar bovenKan ik ook een cursus over layouts volgen?
AccountView biedt geen cursussen aan waarin het aanmaken en ontwerpen van layouts aan bod komt. Voor het aanpassen van layouts kunt u het beste contact opnemen met met uw Accountview-partner.
Terug naar bovenDe postcode staat onder de plaatsnaam, bijvoorbeeld op de factuurlayout of het etiket.
De oorzaak hiervan is dat bij de instellingen van de administratie of bij de stamgegevens van de debiteur een Engelse taalcode is ingevoerd. Deze taalcode heeft de code UK als ISO-landcode. Deze ISO-landcode zorgt ervoor dat het adres volgens Engelse normen wordt weergegeven, waarbij de postcode onder de plaatsnaam hoort te staan.
Terug naar bovenLayouts converteren in AccountView 8.0
In versie 8.0 zijn nieuwe layouttypes geïntroduceerd die een aantal oude layouttypes vervangen. Uw overstap naar AccountView 8.0 betekent dat oude verkoopfacturen, baliefacturen, paklijsten, pakbonnen, verzendetiketten en vrachtbrieven moeten worden geconverteerd.
In de volgende supportnote leest u hoe de layouts geconverteerd kunnen worden: Layouts converteren in AccountView 8.0
Terug naar boven