Eindejaarsverwerking

Hier vindt u korte antwoorden op eenvoudige vragen over de eindejaarsverwerking die vaak aan ons worden gesteld.

• Waarom kan ik in Document/Administratie aanmaken het oude boekjaar niet selecteren in het veld Overnemen van?

• Bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar verschijnt de melding "Het beginjaar van de voorgaande administratie 'X' is niet het verwachte jaar 'Y'."

• Hoe kan ik een automatisch overgenomen beginbalans verwijderen?

• Waarom staat, na het overnemen van de beginbalans van het ene naar het andere boekjaar, de beginbalans in het laatste boekjaar dubbel geboekt?

• Hoe maak ik een nieuw boekjaar aan voor een geconsolideerde holding-administratie?

• Hoe kan ik het beginsaldo van mijn dagboek wijzigen?

• Hoe stel ik volgnummers (bijvoorbeeld factuurnummers) in waarmee in het nieuwe boekjaar wordt gestart?

• Aanmaken nieuw boekjaar of overnemen beginbalans toont de melding ‘Aantal decimalen bedragen mag maximaal 2 tekens bevatten’.

• Hoe wijzig ik de beginbalans?

• In het oude boekjaar komen boekingen voor op debiteur-/crediteurverzamelrekeningen zonder debiteur-/crediteurnummer of zonder document-/factuurnummer

• Alle boekingen op debiteuren of crediteuren zijn meegenomen naar het nieuwe boekjaar

• Overnemen beginbalans toont de melding ‘Veld 'Posten vorig boekjaar debet/Posten vorig boekjaar credit' is niet ingevoerd’.

• Overnemen beginbalans toont de melding ‘Grootboekrekening (Resultaat vorig jaar) is niet ingevoerd. Saldo van verlies- en winstrekeningen is niet nul’

• Mijn administratie is gekoppeld aan een ander pakket, moet ik daar rekening mee houden bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar?

• In de dagboekinvoer zijn wijzigingen doorgevoerd, maar die worden niet met de beginbalans overgenomen in het nieuwe boekjaar.

• Kan ik na het aanmaken van het nieuwe boekjaar nog nieuwe debiteuren en/of crediteuren aanmaken in het oude boekjaar?

• Kan ik in het oude boekjaar al budgetten voor het nieuwe jaar gaan invoeren?

---

Waarom kan ik in Document/Administratie aanmaken het oude boekjaar niet selecteren in het veld Overnemen van?

Kies Bestand/Administraties. Als de kolom Vb van het oude boekjaar is gemarkeerd, dan wordt dit beschouwd als voorbeeldadministratie. Druk op F6 en demarkeer het veld Voorbeeldadministratie op de tab Instellingen.

_{Terug naar boven}

---

Bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar verschijnt de melding "Het beginjaar van de voorgaande administratie 'X' is niet het verwachte jaar 'Y'."

Deze melding kan in de volgende gevallen optreden:

• Het beginjaar van de nieuwe administratie is gelijk aan de al bestaande administratie. Het boekjaar van 2010 loopt bijvoorbeeld t/m 30-12-2010 en het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt vanaf 31-12-2010.
• Er is begonnen met een gebroken boekjaar (bijvoorbeeld 01-12-09 t/m 31-12-10). Als op basis van deze administratie een nieuw boekjaar voor 2011 wordt gemaakt, dan betekent de melding dat het begin van de voorgaande administratie niet het verwachte jaar 2010 is.

Vanaf versie 8.0c wordt de melding "Alsnog doorgaan?" getoond. Door ‘Ja’ te kiezen op de melding zal het nieuwe boekjaar alsnog worden aangemaakt en kan hier prima in verder gewerkt worden.

_{Terug naar boven}

---

Hoe kan ik een automatisch overgenomen beginbalans verwijderen?

In uw nieuwe boekjaar staat een beginbalans die automatisch is overgenomen, maar bij nader inzien wilt u de beginbalans in zijn geheel zelf inboeken. U kunt de automatisch geboekte beginbalans als volgt verwijderen:

1. Kies Document/Administratie aanmaken in het venster Administraties.
2. Markeer Lege administratie op basis van voorbeeldadministratie, en maak een administratie aan.
3. Selecteer uw nieuwe boekjaar in het venster Administraties.
4. Kies Document/Overnemen/Beginbalans, selecteer de aangemaakte lege administratie in Overnemen van, en voltooi de optie. De automatisch geboekte beginbalans wordt verwijderd.

Zie ook Hoe wijzig ik de beginbalans?

_{Terug naar boven}

---

Waarom staat, na het overnemen van de beginbalans van het ene naar het andere boekjaar, de beginbalans in het laatste boekjaar dubbel geboekt?

U hebt afgelopen jaar waarschijnlijk met Document/Converteren/Administratiepakket twee boekjaren uit een ander pakket in AccountView overgenomen. Daarbij wordt automatisch een beginbalans geboekt in dagboek CNV, bladzijde 1. Als u op een later moment in AccountView in de administratie een beginbalans overneemt, wordt deze geboekt in dagboek 900, bladzijde 1. U kunt dit oplossen door bladzijde 1 van dagboek CNV te verwijderen.

_{Terug naar boven}

---

Hoe maak ik een nieuw boekjaar aan voor een geconsolideerde holding-administratie?

Voor de holding-administratie in het nieuwe boekjaar volgt u een andere procedure dan voor de dochter-administraties:

1. Maak een modeladministratie aan op basis van de holding-administratie van 2011 met Document/Administratie aanmaken in het venster Administraties. Om de consolidatie-administratie van 2011 als model te gebruiken, moet u deze als Voorbeeldadministratie instellen in het venster Stamgegevens administratie, tab Instellingen.
2. Nadat u de nieuwe holding-administratie hebt aangemaakt, richt u met Bewerken/Consolidatie een nieuw consolidatieschema in voor het boekjaar 2012.
3. Nu kunt u in het nieuwe boekjaar consolideren zoals u gewend bent.

Deze werkwijze zorgt ervoor dat de holdingadministratie na het aanmaken van het nieuwe boekjaar niet direct een beginbalans heeft waardoor na consolidatie geen dubbele beginbalans in de holding administratie aanwezig is.

_{Terug naar boven}

---

Hoe kan ik het beginsaldo van mijn dagboek wijzigen?

Het beginsaldo van bank-, kas- of girodagboeken kunt u achteraf nog wijzigen met Bewerken/Beginsaldo, als u de eerste bladzijde van het dagboek opent.

Let op: U moet eerst de bladzijde van het dagboek bewaren, voordat u het beginsaldo kunt wijzigen.

_{Terug naar boven}

---

Hoe stel ik volgnummers (bijvoorbeeld factuurnummers) in waarmee in het nieuwe boekjaar wordt gestart?

Bijvoorbeeld factuurnummers voor de module Facturering:

1. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Volgnummers.
2. Kies Wijzigen om de nummering te wijzigen.

Let op: Als u verkoopfactuurnummers op een ander punt wilt laten starten dan moet dit nummer worden gewijzigd voordat de eerste factuur wordt verwerkt. Na het verwerken van de eerste factuur is het niet meer mogelijk in het nieuwe boekjaar het factuurnummer naar een lager nummer te wijzigen.

Zie voor meer informatie de supportnote Factuurnummers en betalingsreferenties.

_{Terug naar boven}

---

Aanmaken nieuw boekjaar of overnemen beginbalans toont de melding ‘Aantal decimalen bedragen mag maximaal 2 tekens bevatten’.

Als deze melding bij u wordt getoond, neem dan contact op met de afdeling Support van AccountView.

_{Terug naar boven}

---

Hoe wijzig ik de beginbalans?

De beginbalans die AccountView automatisch maakt in dagboek 900 kunt u niet wijzigen.

U kunt wel op twee manieren invloed uitoefenen op de saldi waarmee uw nieuwe boekjaar begint:

1. De correcties boekt u in het vorige boekjaar, bijvoorbeeld in periode 13 of 14. Daarna neemt u de beginbalans over zodat beide boekjaren weer op elkaar aansluiten.
2. De correcties boekt u in het nieuwe boekjaar. Hiervoor maakt u een dagboekbladzijde aan in een memoriaaldagboek dat u voor de correcties gebruikt. De boekingen plaatst u in periode 0.

Zie ook Hoe kan ik een automatisch overgenomen beginbalans verwijderen?

_{Terug naar boven}

---

In het oude boekjaar komen boekingen voor op debiteur-/crediteurverzamelrekeningen zonder debiteur-/crediteurnummer of zonder document-/factuurnummer

Bij het overnemen van de beginbalans wordt de melding "In het oude boekjaar komen boekingen voor op debiteur-/crediteurverzamelrekeningen zonder debiteur-/crediteurnummer of zonder document-/factuurnummer." getoond.

In het oude boekjaar is een boeking gemaakt op een rekening met als type verzamelrekening debiteur of crediteur. Bij deze boekingen zijn de invoer van een debiteur-/crediteurnummer en een document-/factuurnummer verplicht. Deze ontbreken in het geval van deze boeking(en).

Deze melding lost u als volgt op:

Solo-uitvoering:

1. Kies Bestand/Grootboek.
2. Selecteer de verzamelrekening Debiteuren.
3. Kies Zoeken/Grootboekkaart.
4. Sorteer op de kolom Db/Cr en kijk op de eerste regel.
5. a. Als dit een regel is zonder een code in de kolom Db/Cr, dan is de melding terecht en moet u deze boeking herstellen.
   b. Als dit een regel is met een code in die kolom, dan voert u deze stappen vervolgens uit voor de rekening Crediteuren.

Team- en Business-uitvoering:

1. Kies Bestand/Journaal.
2. Kies Beeld/Selecteren en maak de volgende selectie:
   a. Veld: Type verzamelrekening (Grootboek).
   b. Conditie: is gelijk aan.
   c. Klik op de knop Lijst en kies achtereenvolgend Debiteur en Crediteur.
3. Kies Toevoegen en OK.
4. Sorteer op de kolom Db/Cr en kijk op de eerste regel(s).
5. Voor boekingen waar geen debiteur-/crediteurnummer en/of document-/factuurnummer is ingevoerd gaat u naar de gemaakte boeking toe en past u deze aan.

_{Terug naar boven}

---

Alle boekingen op debiteuren of crediteuren zijn meegenomen naar het nieuwe boekjaar

Na het aanmaken van het nieuwe boekjaar of het overnemen van de beginbalans worden de openstaande posten van de debiteuren of crediteuren per het einde van het vorige boekjaar dubbel in de beginbalans van het nieuwe boekjaar overgenomen. Ook al betaalde posten staan op de beginbalans, inclusief de betaling.

Als u de stamgegevens van de grootboekrekening Debiteuren of Crediteuren opent, kunt u het veld Tussenrekening markeren. Waarschijnlijk is dit veld ten onrechte gemarkeerd, waardoor de al betaalde posten meegenomen worden naar het nieuwe boekjaar.

Als u dit veld niet beschikbaar is, vraag dan aan uw accountant of deze het veld wel voor u kan demarkeren.

Nadat u dit veld in beide boekjaren hebt gedemarkeerd, neemt u de beginbalans opnieuw over.

_{Terug naar boven}

---

Overnemen beginbalans toont de melding ‘Veld 'Posten vorig boekjaar debet/Posten vorig boekjaar credit' is niet ingevoerd’.

Bij het overnemen van de beginbalans wordt de melding Instellingen Financieel: Veld 'Posten vorig boekjaar debet/Posten vorig boekjaar credit' is niet ingevoerd. Overlopende posten zijn niet naar vorig boekjaar overgebracht. getoond.

Bij het overnemen van de beginbalans kunt u met de module Transitorische Posten kosten of opbrengsten van boekingen in administratie 2012 ook automatisch laten ‘terugboeken’ naar administratie 2011. Daarvoor moet u tussenrekeningen invoeren in de instellingen van administratie 2011:

1. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Financieel, tab Financieel.
2. Controleer of er rekeningen zijn ingevoerd in Transitoria debet, Transitoria credit, Posten vorig bj debet en Posten vorig bj credit.

In administratie 2011 mogen de perioden waar u naar ‘terugboekt’ niet zijn afgesloten.

_{Terug naar boven}

---

Overnemen beginbalans toont de melding ‘Grootboekrekening (Resultaat vorig jaar) is niet ingevoerd. Saldo van verlies- en winstrekeningen is niet nul’

Bij het overnemen van de beginbalans wordt de melding Veld 'Grootboekrekening (Resultaat vorig jaar)' is niet ingevoerd. Saldo van verlies- en winstrekeningen is niet nul. Alsnog doorgaan? getoond.

Bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en bij het overnemen van de beginbalans, wordt gevraagd om een resultatenrekening in te voeren. Als u twijfelt over de grootboekrekening die u hier moet gebruiken, neem dan contact op met uw accountant.

_{Terug naar boven}

---

Mijn administratie is gekoppeld aan een ander pakket, moet ik daar rekening mee houden bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar?

Als andere software via een COM-koppeling of de module AccountView .NET BackOffice Server aan AccountView is gekoppeld, dan zal daarin vaak de nieuwe administratie moeten worden aangegeven. Voor meer informatie hierover kunt u uw AccountView-leverancier raadplegen.

_{Terug naar boven}

---

In de dagboekinvoer zijn wijzigingen doorgevoerd, maar die worden niet met de beginbalans overgenomen in het nieuwe boekjaar.

In de dagboekinvoer hebt u de Omschrijving dagboekbladzijde, Betalingsreferentie en/of Betalingsconditie gewijzigd, maar die wijzingen worden niet met de beginbalans overgenomen in het nieuwe boekjaar.

Dit gedrag is een ontwerpkeuze. Vanaf versie 7.1a is Bewerken/Omschrijvingen toegevoegd aan het venster Openstaande posten om deze velden te kunnen wijzigen voor openstaande posten die hun oorsprong in het vorige boekjaar hebben.

_{Terug naar boven}

---

Kan ik na het aanmaken van het nieuwe boekjaar nog nieuwe debiteuren en/of crediteuren aanmaken in het oude boekjaar?

Na het aanmaken van het nieuwe boekjaar kan er nog gewerkt worden in de dagboeken in het oude boekjaar. Houd er rekening mee dat als u de stamgegevens van bijvoorbeeld een debiteur of grootboekrekening in 2011 wijzigt, dit niet meer automatisch zal worden meegenomen naar uw administratie 2012. Er kunnen nog nieuwe debiteuren en crediteuren worden aangemaakt. Deze zullen echter alleen meegenomen worden naar het nieuwe boekjaar als er een openstaande post op geboekt staat aan het einde van het oude boekjaar.

_{Terug naar boven}

---

Kan ik in het oude boekjaar al budgetten voor het nieuwe jaar gaan invoeren?

U kunt in uw administratie 2011 de budgetten voor 2012 al aanmaken. Bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar wordt dit als een stamgegeven gezien. Stamgegevens worden per definitie meegenomen naar het nieuwe jaar.
Het is wel zo, dat dan de ingevoerde budgetbedragen in 2011 in uw budget voor 2012 in de administratie  2012 zowel zichtbaar zullen zijn in de kolom Budgetbedrag hj als in de kolom Budgetbedrag vj. In feite zal dan bij de keuze van dit budget in verslaglegging een weergave waarin budgetcijfers van vorig jaar worden gebruikt feitelijk de budgetbedragen van het huidig jaar worden getoond.

_{Terug naar boven}