10 tips voor een succesvol automatiseringstraject
Eerst de processen dan de features
Vaak vervalt een Request For Information (RFI) in een eindeloze opsomming van features die mogelijk - in de toekomst – nodig zijn. Niet zelden komen in die opsommingen punten naar voren die compleet in tegenspraak met elkaar zijn. Bovendien zie je dat een onderneming weliswaar vooraf een juist besluit wil nemen, maar zelfs jaren na aanvang nog niet op tachtig procent van de mogelijkheden van de implementatie zit. Laat staan van de vooraf gedefinieerde gewenste situatie.
Hieronder vindt u enkele tips die u kunnen helpen de ondernemingsdoelstelling centraal te stellen bij de realisatie van uw automatiseringsproject.
- Strategische visie op automatisering die ook bekend is bij alle medewerkers
Het succes van uw automatiseringstraject wordt in belangrijke mate bepaald door de betrokkenheid van uw medewerkers. Als al uw medewerkers op de hoogte zijn van en focus houden op de beweegredenen voor de implementatie van nieuwe software, gaan zij deze ondersteunen. - Projectdoelstelling afstemmen op de ondernemingsdoelstelling
Zelden betreft de implementatie van software een losstaand project. Vaak heeft het ook invloed op de bottom-line van de onderneming. Het is daarom van belang dat u het project zorgvuldig afstemt op de doelstelling en fasering die u op dat moment haalbaar acht. - Realistisch tijdsbestek
Het afronden van een project binnen de gestelde termijn kan tot aanzienlijke spanningen binnen uw onderneming leiden doordat de dagelijkse werkzaamheden in de knel komen. Een evenwichtige planning die beide factoren in ogenschouw neemt, leidt tot een meer planmatige en in het algemeen succesvollere implementatie. - Zorg voor voldoende projectresources in de eigen organisatie
Vaak zie je dat de eerste drie punten zijn ingevuld. Maar de bereidheid om intern medewerkers te leveren ten behoeve van het project is er meestal niet of nauwelijks. Het resultaat is dat er meer - dan vooraf is vastgelegd - op het bordje van de projectteamleden of van externe consultants komt, met alle gevolgen voor planning en begroting. - Zorg voor een projectteam bestaande uit leden afkomstig van meerdere afdelingen en lagen binnen het bedrijf
Als u het projectteam te eenzijdig samenstelt, ontstaan er lacunes in kennis over specifieke bedrijfsprocessen. Dit leidt weer tot functionele specificaties die op deelgebieden rammelen. Vooraf kunt u veel leed voorkomen door het projectteam voldoende breedte te geven. - Zorg voor compromisbereidheid tussen afdelingen om eenduidigheid in de procesafwikkeling te realiseren
De weg naar compromisbereidheid is door focus te houden op de vooraf gedefinieerde doelen. Met deze doelen continu in het achterhoofd kan het projectteam ervoor zorgen dat “heilige huisjes” gesloopt worden. - Zorg voor afstemming van de deelprocessen en probeer tot standaardisatie te komen van processen die in de loop der tijd uit elkaar zijn gegroeid maar nu weer op één manier kunnen worden afgehandeld
In de loop der jaren zijn op de verschillende afdelingen binnen uw onderneming mogelijk werkstromen ontstaan op basis van dagelijks operationeel beheer. U kunt veel kosten besparen als uw projectteam met een strategische bril deze operationele stromen tegen het licht houdt en naar standaardisatiemogelijkheden op zoek gaat. - Kies vooraf de ijk- en meetpunten voor het project
Steeds meer bedrijven beginnen met Key Perfomance Indicatoren (KPI’s) te werken. Het hanteren van KPI’s - vooraf, tijdens en na afsluiting van het project - geeft niet alleen een beter beeld, maar ook een vergelijkend beeld over het succes dat u behaalt. - Documenteer veranderingen
Gedurende een project kunnen veranderingen in inzicht optreden. Zowel voor de projectteamleden als de organisatie is het van groot belang dat er duidelijkheid komt hoe u met deze wijzigingen wilt omgaat. Aan de ene kant heeft het projectteam de neiging om eerst het project af te ronden en dan pas naar wijzigingen te kijken. Aan de andere kant is er buiten het projectteam te weinig oog voor de invloed die wijzigingen hebben op de projectdoorlooptijd, kosten en benodigde resources. - Voer een actief verandermanagement
Na de implementatie gaat er voor veel medewerkers wat veranderen. Als u de verwachtingen en mogelijk de zorgen van medewerkers niet goed managet, kan dat uw complete projectresulaat beïnvloeden. In het ergste geval kunt u de implementatie wel succesvol afronden, maar behaalt u op de langere termijn de ondernemingsdoelstellingen niet.
Hebt u naar aanleiding van deze tips vragen? Of wilt u ondersteuning bij uw automatiseringstraject? Neem contact op met één van onze partners.