accon ■ avm

accon ■ avm verwacht grote efficiencyslag met AccountView

Accountants- en advieskantoren AccoN Accountants & Adviseurs en AVM zijn per 1 januari 2006 samen gegaan in accon ■ avm. “Zowel AccoN als AVM was voor deze fusie bezig met een nieuw administratiepakket. AVM was daarin een stuk verder en was het interne pakket al aan het vervangen door AccountView”, vertelt Edwin Verhoeven, Manager Kenniscentrum Accountancy bij accon ■ avm. “AccoN zat nog in het selectietraject, maar had AccountView bovenaan de shortlist staan. Door de fusie is hierin een stroomversnelling gekomen en nu wordt AccountView langzaamaan door de hele organisatie ingevoerd.”

Landelijke dekking

accon ■ avm is lid van het SRA (Samenwerkende Registeraccountants en Accountantsadministratie-consulenten) en draagt het SRA-kwaliteitskeurmerk uit. Dit keurmerk ondersteunt de positionering van accon ■ avm als kwalitatief hoogwaardige financiële dienstverlener in de markt. Bovendien heeft accon ■ avm door de fusie een landelijke dekking gekregen. “We hebben nu 32 vestigingen, 1.100 medewerkers en rond de 15.000 cliënten”, zegt Edwin Verhoeven. “Hierbij richten wij ons voornamelijk op de agrarische sector en het MKB. De verdeling daarvan is fifty-fifty. Verder ligt bij ons de nadruk op de samenstelpraktijk en is de controlepraktijk groeiende.”

Pakketeisen

Omdat AVM met een administratiepakket werkte waarvan de ondersteuning per 1 januari 2007 eindigt, was zij voor de fusie al druk in de weer met een nieuw pakket. “Dit is AccountView geworden, omdat het voldoet aan de eisen van AVM”, vertelt Wim Marijs, projectleider Kenniscentrum Accountancy. “Zo wilde AVM een gebruiksvriendelijk pakket, zodat de medewerkers er zonder veel moeite mee aan de slag konden gaan. Ook moest het pakket geschikt zijn voor de agrarische sector, te koppelen zijn aan aangiftepakketten, ERI-gegevens kunnen inlezen en bankbestanden kunnen coderen. Kortom, een pakket waarmee sneller en gemakkelijker kon worden gewerkt. En die functionaliteit biedt AccountView!”

V.l.n.r. Peter Feijtel (bestuursvoorzitter accon ■ avm), Hennie Bruinshorst (MT-lid accon ■ avm), Richard Scheper (AccountView), David Goulooze (AccountView), Edwin Verhoeven (Manager Kenniscentrum Accountancy accon ■ avm) en Ingeborg Walbrecht (AccountView).

Overstap van MS-DOS

Ook AccoN werkte voor de fusie met een pakket dat aan vervanging toe was. “AccoN had nog een pakket dat onder MS-DOS draaide. Een nieuw pakket was dus hard nodig”, stelt Wim Marijs. “AccountView stond al hoog op de shortlist van AccoN, omdat het alle gewenste functionaliteit bood en zaken serieus oppakte. Aangezien AVM al met de implementatie van AccountView bezig was, was het eigenlijk niet meer dan logisch dat we besloten om AccountView ook op de oude AccoN-vestigingen te implementeren. Dit sloot ook aan op ons streven binnen onze nieuwe organisatie met één administratiepakket te werken.”

Projectgroep

Kort na de fusie heeft accon ■ avm een projectgroep in het leven geroepen om AccountView op de rit te krijgen. Edwin Verhoeven: “Deze projectgroep bestaat uit een aantal mensen die ieder een bepaald aandachtsgebied onder zich hebben, zoals de koppeling met de rapportgenerator Audition, de efficiency van projecten en het onderzoeken van de mogelijkheden tot ondersteuning van onze adviespraktijk. Het doel van het hele project is om één geïntegreerde backoffice te realiseren en de efficiencytrajecten goed op elkaar aan te sluiten.”

Roll-out

Binnenkort start accon ■ avm met de roll-out van AccountView. “Wij beginnen eerst op twee kantoren, die automatisering leuk vinden”, glimlacht Edwin Verhoeven. “Het is handig om met kantoren te starten die affiniteit met automatisering hebben en zich voor de volle 100% inzetten, omdat je dan sneller omissies in inrichting, opleiding en ondersteuning eruit haalt. Vervolgens implementeren we vier kantoren die wat minder vertrouwd met veranderingen op dit gebied zijn. Op het moment dat het daar ook goed gaat, gaan we de complete roll-out doen over de andere vestigingen.”

Technische ondersteuning

Voor technische ondersteuning kan accon ■ avm terecht bij de afdeling support en de consultants van AccountView. “Maar wij hebben zelf ook een ondersteunende functie in Arnhem opgezet”, zegt Edwin Verhoeven. “Daarnaast hebben we op iedere vestiging twee key-users aangewezen, die verantwoordelijk zijn voor de eerstelijnsopvang. Pas als we echt hulp nodig hebben, bellen we AccountView. Dit hebben we in overleg met de consultants van AccountView zo geregeld, omdat zij het belangrijk vinden dat wij de kennis van onze automatiseringssystemen zelf in huis hebben. We zijn dan niet afhankelijk van derden en dus minder kwetsbaar.”

Positieve geluiden

Ook al staat accon ■ avm nog aan het begin van het werken met AccountView, de geluiden vanuit de organisatie zijn positief. “De mensen op de oude AVM-vestiging in Kollum werken al met AccountView en zijn zeer tevreden”, vertelt Wim Marijs. “Ook binnen de projectgroep is mij het enthousiasme opgevallen. Als je je realiseert dat sommige medewerkers jarenlang met een MS-DOS-pakket hebben gewerkt - en die pakketten hebben de eigenaardigheid om vaak sneller te zijn dan alle huidige pakketten - dan is dit een hele positieve beoordeling.”

Verwachtingen

accon ■ avm hoopt met AccountView een efficiencyslag te maken. “Wij verwachten dat de doorlooptijd van de jaarrekeningen sneller wordt, waardoor we de kostprijs van onze jaarrekening naar beneden kunnen halen”, aldus Edwin Verhoeven. “Want wat we zien, is dat de prijzen vooral op de agrarische markt erg onder druk staan. Met AccountView willen wij daarop inspelen door sneller en efficiënter te gaan werken. Dat moet zeker lukken vooral vanwege de goede uitwisselbaarheid tussen de kantoren en de uniforme werkwijze die AccountView met zich meebrengt.”

Conversie

Door de fusie is er binnen accon ■ avm een redelijke diversiteit aan gebruikte pakketten ontstaan. Conversie speelt daarom een belangrijke rol bij de implementatie van AccountView. “AVM werkte voornamelijk met het pakket ADM-E, terwijl AccoN de meeste administraties juist in INKA voerde”, vertelt Edwin Verhoeven. “AccountView beschikt standaard al over een INKA-conversie, maar voor ADM-E moest een conversie worden ontwikkeld. Dat heeft de nodige inspanning gevergd. Momenteel werken wij samen aan een conversie van administraties uit King. Het converteren van alle cliëntenadministraties uit de verschillende pakketten én het omzetten van deze administraties naar onze standaard administratiemodellen is een grote klus. Wij zijn echter van mening dat het volledig standaardiseren van alle cliëntenadministraties ons veel efficiencyvoordelen op gaat leveren.”

Toekomst

accon ■ avm gaat met AccountView de toekomst positief tegemoet. “Met AccountView maken wij zeker een efficiencyslag waar niet alleen wij als organisatie, maar vooral ook onze cliënten zullen profiteren”, zegt Edwin Verhoeven. “Er moet wel nog veel gebeuren, omdat we al onze interne processen uiteindelijk vanuit AccountView willen sturen. Maar we hebben het vertrouwen dat dit zeker gaat lukken!”

Verschenen in AccountView Journaal 4-2006