Eindejaarsverwerking in versie 7.1a

Eindejaarsverwerking betekent in AccountView 'een nieuw boekjaar automatisch aanmaken'. Uw verlies- en winstrekeningen komen in het nieuwe boekjaar op nul te staan. Verder houdt u alle benodigde gegevens om in het nieuwe jaar meteen verder te kunnen werken. AccountView kent een flexibele eindejaarsverwerking. Het is niet nodig om het boekjaar af te sluiten voordat u begint met boeken in het nieuwe boekjaar. U kunt in beide boekjaren boeken en deze precies op elkaar laten aansluiten.

Omschrijving

In deze supportnote staan belangrijke tips over de eindejaarsverwerking. Lees daarom eerst deze supportnote helemaal door, inclusief de tips en gerelateerde supportnotes, en voer pas daarna de stappen uit om uw nieuwe boekjaar aan te maken. Hebt u daarna toch nog een vraag en staat het antwoord niet op onze website, gebruik dan het Supportformulier om een supportverzoek in te dienen.

Natuurlijk kunt u uw AccountView-leverancier om ondersteuning vragen. Hij is goed op de hoogte van uw situatie. Als hij (of iemand anders) de eindejaarsverwerking voor u uitvoert, verwijs dan naar deze supportnote.

Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit, dat u beschikt over AccountView versie 7.1a. Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure van de Eindejaarsverwerking .

De procedure bestaat uit vier stappen:

1. Voorbereidingen treffen en backup maken
2. Het nieuwe boekjaar aanmaken
3. Aanvullende stappen per module
4. Beginbalans overnemen

Proefverwerking uitvoeren

Om het aanmaken van boekjaar 2012 soepel te laten verlopen, adviseren wij u om ruim van tevoren een proefverwerking uit te voeren. U kunt dan al in een vroeg stadium ervaren hoe het aanmaken van een nieuw boekjaar werkt en welke instellingen voor uw administratie het beste zijn. Maak eerst een kopie van uw administratie aan; zie supportnote Testadministraties. Voer daarna de stappen uit zoals in dit artikel en de bijbehorende supportnotes is beschreven.

Stap 1: Voorbereidingen treffen en backup maken

Controleer of u uw laatste update van AccountView hebt geïnstalleerd. U kunt met Help/Info in AccountView nagaan welke versie u op dit moment gebruikt. Neem zonodig contact op met uw leverancier om na te gaan of u versie 7.1a hebt ontvangen.

Controleer ook of u het laatste Service Pack voor uw versie hebt geïnstalleerd aan de hand van de supportnote Service Packs.

Voordat u het nieuwe boekjaar gaat aanmaken moet u een backup maken en uw administratie organiseren en controleren:

1. Kies Bestand/Administraties.
2. Zorg dat geen enkele gebruiker deze administratie heeft geopend. U kunt dit controleren met Document/Stamgegevens Programma/Ingelogde gebruikers.
3. Selecteer administratie 2011.
4. Maak een backup met Document/Backup van administratie. Zo hebt u altijd een backup van uw eindsituatie in 2011. Zie Backups maken.
5. Kies Document/Organiseren/Administratie.
6. Kies Document/Controleren/Administratie. Kies Volgende en kies in het tweede venster Alle controles, daarna Geavanceerd achter Business Rules, en u demarkeert Veldregels en Recordregels. Kies daarna Ok en Volgende. Kies de knop Controle en druk het controlerapport af. Mochten er nog problemen in administratie 2011 bestaan, volg dan het advies onderaan het rapport op.

Wij raden u aan om regelmatig te organiseren en te controleren. Zie Aansluitingsverschillen en storingen zelf oplossen .

Alleen nog boeken in de dagboeken van administratie 2011!

Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking alleen nog kunt boeken in dagboeken van administratie 2011 en dat u geen gegevens meer invoert of verwerkt in Facturering, Inkooporders, Ontvangsten, Inkoopfacturen, Offertes en Abonnementen.

De orders die u niet verwerkt in het oude boekjaar worden automatisch meegenomen naar het nieuwe boekjaar, waar u ze dan verder moet verwerken. Verwerk de orders die u in 2011 wilt boeken daarom vóórdat u de eindejaarsverwerking uitvoert.

Gebruikt u één van deze modules?

Klik dan op de modulenaam voor de supportnote met extra aanwijzingen:

• Projecten
• Uren & declaraties
• Vaste activa
• BusinessDimensions
• Cliënt-import en/of Cliënt-export

Gebruikt u de module Facturering of Inkoop, en journaliseert u achteraf?

Als u beschikt over de modules Facturering en/of Inkoop, dan moet u het volgende doen:

1. Open uw administratie 2011.
2. Kies Opties/Administratie-instellingen/Handel, tab Facturering (of Inkoop I).
3. Controleer of het veld Directe verwerking verkoopfacturen (of Directe verwerking inkoopfacturen) is gemarkeerd.
4. Als het veld is gemarkeerd, dan hoeft u niets te doen. Als dit niet is gemarkeerd, kies dan Document/Facturen journaliseren in het venster Facturering (of Inkoop).

Gebruikt u de module Voorraad?

Als u beschikt over de module Voorraad, dan moet u het volgende controleren:

1. Kies Bestand/Artikelen
2. Kies Rapporten/Aansluiting grootboek
3. Markeer de rekening Voorraad.
4. Kies Volgende en kies Afdrukken.

Controleer of het rapport aansluitingsverschillen meldt. Lees bij aansluitingsverschillen de supportnote Aansluiting Grootboek en Artikelhistorie controleren.

1. Kies Rapporten/Voorraadwaardering
2. Markeer Alleen voorraadwaarde artikelen.
3. Kies Volgende en Afdrukken.

Het eindsaldo moet overeenkomen met het eindsaldo van het rapport Aansluiting grootboek voor rekening Voorraad. Analyseer mogelijke verschillen, zie Sommige bedragen zijn anders dan verwacht.

Gebruikt u de module Transitorische posten?

Dan kunt u na het aanmaken van het nieuwe boekjaar kosten of opbrengsten van boekingen in administratie 2012 ook automatisch laten ‘terugboeken’ naar administratie 2011. Daarvoor moet u tussenrekeningen invoeren in de instellingen van administratie 2011:

1. Kies Opties/Administratie-instellingen/Financieel, tab Financieel.
2. Controleer of er rekeningen zijn ingevoerd in Posten vorig bj debet en Posten vorig bj credit.

De eventuele ‘terugboekingen’ worden gemaakt als u Document/Overnemen/Beginbalans kiest. In administratie 2011 mogen de perioden waar u naar ‘terugboekt’ niet zijn afgesloten.

Gebruikt u de module Uitgebreide toegangsbeveiliging?

Zorg dan dat u AccountView hebt gestart met een gebruikersnaam die alle rechten in AccountView heeft, voordat u aan stap 2 begint.

Stap 2: Het nieuwe boekjaar aanmaken

In AccountView kunt u automatisch een nieuw boekjaar aanmaken:

1. Kies Bestand/Administraties.
   
2. Selecteer administratie 2011 en kies Document/Administratie aanmaken.
3. Markeer Nieuw boekjaar op basis van huidig boekjaar. Administratie 2011 is geselecteerd in Overnemen van. Kies Volgende.
   
4. Voer de gegevens van uw nieuwe administratie 2012 in. Neem voor de duidelijkheid het jaartal erin op, bijvoorbeeld Administratiecode YR_GRD2012, Administratienaam Your Garden Products 2012, Directory admin YR_GRD2012\ en Directory kopiedoc YR_GRD2012\KOPIEDOC\.
   Dit laatste veld is beschikbaar als u over Facturering, Inkoop en/of Aanmaningen beschikt. Als u dit veld niet invoert terwijl u in administratie 2011 wel kopiedocumenten aanmaakt, dan worden in administratie 2012 geen kopiedocumenten aangemaakt.
   Markeer Netwerkgebruik administratie, als u met meerdere gebruikers tegelijk in uw nieuwe administratie wilt werken.
   Kies Volgende.
5. Controleer de gegevens in het venster en wijzig ze zonodig.
   
   Voer het Aantal perioden in dat u voor uw rapportages gebruikt. Rapporteert u per maand, dan is het handig om hier '12' in te voeren. U kunt altijd in twee perioden daarna (in dit geval 13 en 14) boekingen maken, bijvoorbeeld voor correctieboekingen aan het eind van het jaar. Kies Volgende.
6. Voer in Resultaat vorig jaar een grootboekrekening van het type Balans in. In administratie 2012 wordt het resultaat van boekjaar 2011 op deze rekening geboekt.
   
7. Als u beschikt over de module Vaste activa, dan kunt u Vaste activa overnemen markeren. De vaste activa worden dan automatisch overgenomen in administratie 2012. U kunt de gegevens ook later overnemen (of bijwerken) met Document/Overnemen/Vaste activa. Zie de supportnote Eindejaarsverwerking Vaste activa voor extra aanwijzingen.
8. Als u beschikt over de module Voorraad, dan kunt u Beginvoorraad overnemen markeren om de technische voorraad in het nieuwe boekjaar volledig bij te werken. U kunt de gegevens ook later overnemen met Document/Overnemen/Beginvoorraad.
9. Als u beschikt over de module Uren & declaraties, zie dan de supportnote Eindejaarsverwerking Uren & declaraties voor extra aanwijzingen.
10. Als u beschikt over de module Projecten I, dan kunt u na Volgende het veld Budget doorlopende projecten overnemen markeren om budgetten van doorlopende projecten over te nemen. Budgetten van lopende projecten worden al automatisch overgenomen. Als u het veld niet markeert, dan kunt u de gegevens later nog overnemen met Document/Overnemen/Projectbudgettering.
    
11. Kies Aanmaken.
    De administratie wordt aangemaakt. Budgetten, verslagen en vergelijkende cijfers worden automatisch overgenomen in administratie 2012.
12. Kies Afdrukken om het rapport Administratie aanmaken af te drukken.
13. Kies Voltooien.

Stap 3: Aanvullende stappen

Alleen nog boeken in dagboeken van administratie 2011!

U kunt gewoon doorgaan met boeken in dagboeken in administratie 2011, maar niet in modules zoals Facturering, Inkoop, Offertes en Abonnementen. Aangemaakte maar nog niet verwerkte orders in deze modules worden alleen overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar, maar niet met het overnemen van de beginbalans. Boekingen in dagboeken worden wel overgenomen in de beginbalans. Dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt.

Als u dat wilt, kunt u op twee manieren verdere boekingen in uw administratie 2011 voorkomen:

1. U voert een periodenummer in het veld Geblokkeerd t/m per in het venster Instellingen administratie (Opties/Administratie-instellingen/Algemeen, tab Algemeen) in. Dit kan wel ongedaan worden gemaakt.
2. U kiest Document/Periode sluiten in het venster Administraties (Bestand/Administraties). Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: wij adviseren de eerste methode omdat deze ongedaan kan worden gemaakt. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Perioden en jaren afsluiten in uw helpinformatie.

Tijd voor de voorjaarsschoonmaak?

Het nieuwe jaar is een uitstekend moment om grootboekrekeningen, debiteuren of crediteuren te verwijderen die u toch nooit meer gebruikt. Voorwaarde is wel dat die stamgegevens in administratie 2012 niet worden gebruikt: er mag niet op zijn geboekt. Houd er ook rekening mee dat er afwijkingen kunnen optreden bij het overnemen van vergelijkende cijfers, omdat u dan de cijfers mist van de verwijderde grootboekrekeningen uit de voorgaande jaren. Hetzelfde geldt voor het controleren (en zonodig wijzigen) van uw valutakoersen.

Als een stamgegeven toch wordt gebruikt, wordt dit gemeld door AccountView en kunt u het niet meer in dit jaar verwijderen. Om ervoor te zorgen dat dit stamgegeven verder niet meer wordt gebruikt, kunt u het blokkeren. Markeer het veld Geblokkeerd in het betreffende stamgegevensvenster (in Stamgegevens debiteur op de tab Algemeen).

Gebruikt u de module Uitgebreide toegangsbeveiliging?

De toegangsstructuur voor administratie 2011 is volledig overgenomen in administratie 2012; dezelfde gebruikers hebben dezelfde rechten in 2012 als in 2011. Als u wilt kunt u rechten op administratie 2011 ontnemen. Voor de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I kiest u Bestand/Administraties/F6, tab Gebruikers om geselecteerde gebruikers te verwijderen. Voor Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunt u ook Document/Overnemen/Toegangsbeveiliging in het venster Administraties kiezen. Druk op F1 voor meer informatie.

Gebruikt u de module Voorraad?

U kunt de beginvoorraad meerdere keren overnemen (Document/Overnemen/Beginvoorraad in het venster Administraties), zolang u uw beginvoorraadbladzijde nog niet hebt gejournaliseerd. Als u werkt met voorraadwaarderingsmethode GIP of LIP (Opties/Administratie-instellingen/Handel, tab Voorraad) en de beginvoorraad hebt overgenomen, dan moet u de beginvoorraadbladzijde journaliseren, voordat u inkoopfacturen met de module Inkoop kunt verwerken.

Als u met VVP werkt in plaats van GIP of LIP, dan kunt u het journaliseren van de beginvoorraad uitstellen totdat de eindvoorraad definitief is vastgesteld en correct is overgenomen (voorraadwaarde is balanswaarde). Kies daarna Document/Voorraadbladzijden journaliseren voor de aangemaakte beginvoorraadbladzijde in het venster Voorraadbladzijden.

Als u de beginvoorraad wel hebt overgenomen maar nog niet gejournaliseerd, dan is uw technische voorraad in het nieuwe boekjaar al actueel. Als u de beginvoorraadbladzijde journaliseert sluit de financiële voorraad in uw voorraadadministratie weer aan op de balanswaarde van uw voorraad. Hierbij wordt geen journaalpost gemaakt. Als u uw voorraad wilt herwaarderen in het nieuwe boekjaar moet de beginvoorraadbladzijde zijn gejournaliseerd. Zie Goederenstroom in AccountView in uw helpinformatie voor meer informatie (kies Help/Index).

Herwaardeer uw voorraad niet meer in het oude boekjaar nadat u het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt en de beginvoorraad hebt gejournaliseerd.

Gebruikt u handelsrapportagemodules of de module Multi-Year Financials?

1. Kies Document/Stamgegevens administratie in administratie 2012.
2. Als in die lijst Artikelhistorie meerdere jaren en/of Journaalhistorie meerdere jaren staat, kunt u in die vensters gegevens uit administratie 2011 overnemen met Document/Artikelhistorie bijwerken of Document/Journaalhistorie bijwerken. Zie uw documentatie voor meer informatie. Voor informatie over deze functionaliteit in combinatie met drill arounds zie de supportnote Drill around bevat geen (actuele) gegevens .

Gebruikt u de module Intercompanyboekingen?

Controleer dan uw verdeelsleutels in administratie 2012. De administraties die daarin zijn opgenomen moeten worden vervangen door de nieuwe boekjaren voor de betreffende administraties. Zie de helpinformatie voor meer informatie.

Stap 4: Beginbalans overnemen

Zoals gezegd, kent AccountView een flexibele eindejaarsverwerking. U hoeft administratie 2011 niet af te sluiten om administratie 2012 te openen. U kunt gewoon doorgaan met het invoeren van boekingen (alleen in dagboeken!) in administratie 2011. Door de beginbalans opnieuw over te nemen, sluiten beide administraties weer volledig op elkaar aan.

Als uw accountant een aantal correctieboekingen over 2011 heeft opgesteld, nadat u al begonnen bent met boeken in administratie 2012, dan boekt u deze correcties gewoon in administratie 2011, bijvoorbeeld in periode 13. Vervolgens neemt u de beginbalans opnieuw over in administratie 2012 en beide administraties sluiten weer op elkaar aan.

1. Kies Bestand/Administraties.
2. Selecteer administratie 2012 en kies Document/Overnemen/Beginbalans.
3. Controleer bij Overnemen van of de juiste administratie gekozen is en voer de grootboekrekening voor Resultaat vorig jaar in.
4. Markeer zonodig de overige velden. Zie de supportnote Eindejaarsverwerking projecten en Eindejaarsverwerking uren & declaraties voor meer informatie.
5. Kies Overnemen.
6. Als het rapport de waarschuwing Het beginsaldo van dagboek 'X' sluit niet aan bij het beginsaldo van de gekoppelde grootboekrekening 'Y'. geeft, volg dan het getoonde advies op.

Als u de beginbalans van 2012 wilt wijzigen zonder de eindbalans van 2011 te wijzigen (bijvoorbeeld omdat u uw BTW-rekeningen in 2012 op nul wilt boeken), kunt u in het nieuwe boekjaar in een nieuwe dagboekbladzijde een memoriaalboeking aanmaken en verwerken in periode 0. De beginbalans die AccountView overneemt wordt geboekt in dagboek 900 bladzijde 1. Deze kan niet handmatig worden gewijzigd, om de aansluiting tussen de eindbalans van het vorige jaar en de beginbalans van het nieuwe jaar te garanderen.

Meer informatie

• Zie de genoemde supportnotes en de Veelgestelde vragen Eindejaarsverwerking.