Eindejaarsverwerking Projecten in versie 7.1a

U hebt het artikel Eindejaarsverwerking AccountView Windows (versie 7.1a) gelezen in de rubriek Tips & Trucs van Support van het AccountView Journaal (of op deze website). Deze procedure bevat extra aanwijzingen die daarin worden genoemd.

Omschrijving

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help/Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit, dat u beschikt over AccountView versie 7.1a. Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure.

Als u ook met de module Uren & declaraties werkt, zie dan ook het artikel Eindejaarsverwerking Uren & declaraties in versie 7.1a.

De supportnote is verdeeld in drie stappen:

1. Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar
2. Toelichting bij opnieuw overnemen na het aanmaken van een nieuw boekjaar
3. Projectfacturering

Stap 1: Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar

Projectmutaties

In de stamgegevens van een project kunt u vastleggen welke financiële gegevens u wilt overnemen in het volgende boekjaar. Op de tab Financieel vindt u het veld Eindejaarsverwerking, waarvoor u de volgende waarden kunt selecteren:

• Geen financiële gegevens
  Er worden geen boekingen overgenomen, dus ook geen onderhanden werk. Deze instelling is voornamelijk bedoeld voor kostenplaatsen en interne projecten.
• Alleen saldi balansrekeningen
  Er worden uitsluitend boekingen op balansrekeningen overgenomen, verdicht per kostensoort. Al gefactureerde kosten en opbrengsten (geboekt op verlies- en winstrekeningen) worden niet overgenomen. Deze keuze is bijvoorbeeld zinvol als u onderhanden werk op balansrekeningen boekt.
• Volledige projecthistorie (Balans en Verlies & winst)
  Alle boekingen op het project worden overgenomen, verdicht per kostensoort. Hierdoor kunt u ook na de eindejaarsverwerking de gebudgetteerde kosten en opbrengsten vergelijken met de gerealiseerde kosten en opbrengsten.

Wilt u in uw nieuwe boekjaar inzicht hebben in de onverdichte mutaties uit het oude boekjaar per project, dan is de module Multi-Year Financials wellicht een goede oplossing voor u.

Projectstamgegevens

De hoofdregel is dat de stamgegevens van projecten altijd worden overgenomen naar het nieuwe boekjaar. Hierop zijn uitzonderingen. Deze zijn:

• Projecten waarvan het veld Status de waarde Vervallen offerte of Financieel afgesloten heeft en die niet zijn opgenomen in een openstaande post of een lopende inkoop- of verkooporder per einde boekjaar worden niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar.
• Projecten waarvan het veld Status de waarde Afgesloten heeft en die voldoen aan beide volgende voorwaarden:
  • Gegeven de gekozen instellingen voor het veld Eindejaarsverwerking (zie hierboven) zijn er voor dit project geen projectmutaties over te nemen.
  • Het project is niet opgenomen in een openstaande post of een lopende inkoop- of verkooporder per einde boekjaar.

Projecten die gebruikt zijn in activiteiten worden altijd meegenomen naar het nieuwe boekjaar.

In uw administratie-instellingen kunt u in het venster Instellingen projecten en uren op de tabs Kostenplaatsen en Projecten standaardwaarden vastleggen voor de velden Eindejaarsverwerking en Status. Deze standaardwaarden zullen bij het aanmaken van een kostenplaats of project worden overgenomen. U kunt die uiteraard wijzigen als u dat wilt.

In onderstaande tabel is het bovenstaande samengevat en kunt u zien hoe stamgegevens en mutaties worden overgenomen, afhankelijk van status en instelling.

Tabel 1. Wanneer worden stamgegevens en mutaties overgenomen?

De volgende punten zijn van belang:

• Openstaande posten kunnen kostenplaatsen/projecten bevatten. Dit heeft gevolgen voor bovenstaand schema: Als een openstaande post een kostenplaats-/projectcode bevat, wordt die altijd overgenomen naar het nieuwe jaar. Dit betekent dat projecten met de status Afgesloten, Vervallen offerte en Financieel afgesloten, waarvan volgens bovenstaand schema de stamgegevens niet zouden worden overgenomen, alsnog worden overgenomen als ze in openstaande posten voorkomen. Hetzelfde geldt als deze projecten zouden voorkomen in lopende inkoop- of verkooporders.
• Het veld Projecttype in het venster Stamgegevens grootboek is niet van belang voor het overnemen van mutaties.

Projectbudgetten

De hoofdregel is dat de projectbudgetten worden meegenomen naar het nieuwe boekjaar van alle projecten waarvan ook de stamgegevens worden overgenomen. Er zijn twee uitzonderingen:

• Voor projecten waarvoor het veld Status de waarde Doorlopend heeft, kunt u er tijdens het aanmaken van het nieuwe boekjaar voor kiezen om de projectbudgetten niet over te nemen. Mocht u er voor kiezen om deze projectbudgetten wel over te nemen, dan hebt u verschillende mogelijkheden voor de manier waarop dat moet gebeuren. Zie onderstaande afbeelding.
• Voor projecten waarvoor het veld Status de waarde Afgesloten heeft, worden nooit projectbudgetten meegenomen. Mochten de stamgegevens van het project wel worden meegenomen omdat er bijvoorbeeld nog openstaande posten zijn, dan zal het projectbudget niet worden meegenomen.

Stap 2: Toelichting bij opnieuw overnemen na het aanmaken van een nieuw boekjaar

Projectmutaties

Bij het overnemen van de beginbalans nadat het nieuwe boekjaar al is aangemaakt worden de projectmutaties opnieuw overgenomen. Hierbij worden de eerder vermelde regels toegepast op basis van het veld Eindejaarsverwerking.

Het is mogelijk om ervoor te zorgen dat projectmutaties, die bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar niet waren overgenomen, nu alsnog worden overgenomen. En omgekeerd: als projectmutaties bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar wel waren overgenomen, terwijl dit bij nader inzien niet de bedoeling was, dan is het mogelijk om ervoor te zorgen dat deze projectmutaties zijn verdwenen na het opnieuw overnemen van de beginbalans.

Hiervoor moet u de waarde van het veld Eindejaarsverwerking in het venster Stamgegevens project wijzigen volgens de regels die in dit artikel zijn beschreven. Deze wijziging moet in het oude boekjaar plaatsvinden. U kunt de wijziging ook doorvoeren in het nieuwe boekjaar, dit is van belang voor de eindejaarsverwerking volgend jaar.

Projectstamgegevens

De hoofdregel is dat de stamgegevens van projecten alleen automatisch worden overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Er is één uitzondering. Stel dat:

• een project na het aanmaken van een nieuw boekjaar in het oude boekjaar wordt aangemaakt;
• op dit in het oude boekjaar aangemaakte project boekingen worden ingevoerd;
• de waarde van het veld Eindejaarsverwerking zodanig wordt gekozen, dat deze projectmutaties worden overgenomen als de beginbalans wordt overgenomen;

... dan worden de stamgegevens van het project bij het overnemen van de beginbalans ook overgenomen.

Projectbudgetten

De hoofdregel is dat projectbudgetten alleen automatisch worden overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Er is één uitzondering: De budgetten van projecten waarvan het veld Status de waarde Doorlopend heeft. Deze projectbudgetten kunt u na het aanmaken van het nieuwe boekjaar alsnog overnemen.

Zo neemt u projectbudgetgegevens (opnieuw) over:

1. Kies Bestand/Administraties.
2. Selecteer de administratie van het nieuwe boekjaar.
3. Kies Document/Overnemen/Projectbudgettering.
4. Selecteer het oude boekjaar in het venster Projectbudgettering overnemen in het veld Overnemen van. Markeer Budget doorlopende projecten overnemen en selecteer hoe u de doorlopende projectbudgetten wilt overnemen.

Stap 3: Projectfacturering

Beschikt u over de module Projectfacturering en maakt u gebruik van Document/Projectresultaat overboeken in het nieuwe boekjaar, gebruik deze optie dan pas nadat u het veld Onderhanden werk overnemen hebt gemarkeerd in Document/Administratie aanmaken en/of Document/Overnemen/Beginbalans.

Let op: uurstaten en eventuele handmatige boekingen in dagboeken die tot het overgenomen onderhanden werk behoren, worden in het oude boekjaar geblokkeerd. U kunt die na het overnemen van onderhanden werk dus niet meer wijzigen. Gebruik een kopie van uw administratie als u een proefverwerking uitvoert, zie Testadministraties.

Veelgestelde vragen

Ik heb de eindejaarsverwerking op normale manier uitgevoerd en budgetten van lopende projecten overgenomen uit het oude boekjaar. Eén van de oude projecten had echter in het oude boekjaar financieel moeten worden afgesloten, waardoor het project niet meer in het nieuwe boekjaar zou voorkomen.
Sluit het project alsnog af in het oude boekjaar (selecteer Financieel afgesloten in het veld Status). Neem de beginbalans opnieuw over. Vervolgens kunt u het project in het nieuwe boekjaar verwijderen.

Waarom zie ik in het nieuwe boekjaar op mijn verlies- en winstrekeningen in periode 0 een aantal boekingen staan?
Dit zijn overgenomen projectmutaties uit het oude boekjaar. Als in het oude boekjaar een project saldi bevat op verlies- en winstrekeningen die volgens de gekozen instellingen moeten worden overgenomen in het nieuwe boekjaar, dan worden deze overgenomen op de beginbalans in periode 0. Als op deze manier een saldo op een verlies- en winstrekening ontstaat in periode 0, vindt er automatisch een extra boeking op deze verlies- en winstrekening plaats zonder projectcode, waardoor het totale saldo in periode 0 op de verlies- en winstrekeningen op nul uitkomt.

Meer informatie

• Zie de Veelgestelde vragen Projecten.
• Zie de Veelgestelde vragen Eindejaarsverwerking.