Terug naar: Home Supportinformatie Supportnotes Eindejaarsverwerking Eindejaarsverwerking in versie 8 en 9

Eindejaarsverwerking in versie 8 en 9

Support ID:	53827
Versies:	8.x, 9.x

Omschrijving

Eindejaarsverwerking betekent in AccountView 'een nieuw boekjaar automatisch aanmaken'. Deze supportnote is een checklist om dat op de juiste manier te doen. Lees daarom eerst deze supportnote helemaal door, inclusief de tips en gerelateerde supportnotes, en voer pas daarna de stappen uit om uw nieuwe boekjaar aan te maken. Hebt u daarna toch nog een vraag en staat het antwoord niet op onze website, gebruik dan het Supportformulier om een supportverzoek in te dienen.

Tip: Lees in de supportnote Wat is eindejaarsverwerking? meer over de achtergrond van eindejaarsverwerking.

Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u beschikt over AccountView versie 8 of hoger. Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure van de Eindejaarsverwerking.

De procedure bestaat uit drie stappen:

Voorbereidingen treffen en backup maken
Het nieuwe boekjaar aanmaken
Beginbalans overnemen

Stap 1: Voorbereidingen treffen en backup maken

Zorg dat bij u het laatste Service Pack voor uw versie geïnstalleerd is, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. U kunt dat controleren en zonodig alsnog doen aan de hand van de supportnote Service Packs. Stel eerst via Help/Info vast met welke versie en welk Service Pack u nu werkt.

Voordat u het nieuwe boekjaar gaat aanmaken moet u een backup maken:

Kies Bestand/Administraties.
Zorg dat geen enkele gebruiker deze administratie heeft geopend. U kunt dit controleren met Document/Stamgegevens programma/Ingelogde gebruikers.
Selecteer administratie 2011.
Maak een backup met Document/Backup/Aanmaken in het venster Administraties. In versie 8 kiest u Document/Backup van administratie in het venster Administraties. Zo hebt u altijd een backup van uw eindsituatie in 2011. Druk op F1 na het kiezen van deze optie voor meer informatie hierover.

Proefverwerking uitvoeren

Om het aanmaken van boekjaar 2012 soepel te laten verlopen, adviseren wij u om ruim van tevoren een proefverwerking uit te voeren. U kunt dan al in een vroeg stadium ervaren hoe het aanmaken van een nieuw boekjaar werkt en welke instellingen voor uw administratie het beste zijn. Maak eerst een kopie van uw administratie aan; zie supportnote Testadministraties. Voer daarna de stappen uit zoals in dit artikel en de bijbehorende supportnotes is beschreven.

Nog wijzigingen aanbrengen in de administratie 2011?

Alle stamgegevens van het oude boekjaar worden in AccountView overgenomen, maar alleen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar, niet met het overnemen van de beginbalans. Boekingen in dagboeken worden wel overgenomen in de beginbalans. Dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt.
Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking daarom nog kunt boeken in dagboeken van administratie 2011, maar dat als u de stamgegevens van bijvoorbeeld een debiteur of grootboekrekening in 2011 wijzigt, dit niet meer automatisch zal worden meegenomen naar uw administratie 2012.

Gebruikt u één van deze modules?

Klik dan hieronder voor de supportnotes met extra aanwijzingen:

Solo/Team/Business

Als u werkt met de directe bankkoppeling dan wordt aan de hand van de begin- en einddatum van het boekjaar bepaald of een afschrift in de administratie moet worden binnengehaald of niet. Afschriften voor het nieuwe boekjaar worden opgehaald als het nieuwe boekjaar beschikbaar is.

Team/Business

Als u werkt met AccountView Nmbrs, zorg er dan voor dat u alle werkzaamheden in AccountView Nmbrs in 2011 hebt voltooid en gecontroleerd. Pas daarna voert u in AccountView Nmbrs een jaarwissel uit. Klik hier en geef op Jaarwissel in het veld Kennisbank voor de stappen en aandachtspunten.

Als u de module Intercompanyboekingen gebruikt, controleer dan uw verdeelsleutels in het nieuwe boekjaar. De administraties die daarin zijn opgenomen moeten worden vervangen door de nieuwe boekjaren voor de betreffende administraties. Zie de helpinformatie voor meer informatie.

Stap 2: Het nieuwe boekjaar aanmaken

In AccountView kunt u automatisch een nieuw boekjaar aanmaken:

Kies Bestand/Administraties.
Selecteer administratie 2011 en kies Document/Administratie aanmaken.
Markeer Nieuw boekjaar op basis van huidig boekjaar. Administratie 2011 is geselecteerd in Overnemen van. Kies Volgende.
Voer de gegevens van uw nieuwe administratie 2012 in.

Neem voor de duidelijkheid het jaartal erin op, bijvoorbeeld Administratiecode YR_GRD_12, Administratienaam Your Garden Products 2012, Map admin w:\yr_grd_12\ en Map kopiedoc w:\yr_grd_12\kopiedoc\.
Dit laatste veld is beschikbaar als u over Facturering, Inkoop en/of Aanmaningen beschikt. Als u dit veld niet invoert terwijl u in administratie 2011 wel kopiedocumenten aanmaakt, dan worden in administratie 2012 geen kopiedocumenten aangemaakt.
Markeer Netwerkgebruik administratie, als u met meerdere gebruikers tegelijk in uw nieuwe administratie wilt werken.
Kies Volgende.
Controleer de gegevens in het venster en wijzig ze zonodig.

Voer het Aantal perioden in dat u voor uw rapportages gebruikt. Rapporteert u per maand, dan is het handig om hier '12' in te voeren. U kunt altijd in twee perioden daarna (in dit geval 13 en 14) boekingen maken, bijvoorbeeld voor correctieboekingen aan het eind van het jaar. Kies Volgende.
Voer in Resultaat vorig jaar een grootboekrekening van het type Balans in. In administratie 2012 wordt het resultaat van boekjaar 2011 op deze rekening geboekt. De velden onder het veld Resultaat vorig jaar zijn beschikbaar afhankelijk van het wel of niet actief zijn van uitbreidingsmodules. Voor verdere informatie, zie Gebruikt u één van deze modules.
Kies Aanmaken.
De administratie wordt aangemaakt. Kies Afdrukken om het rapport Administratie aanmaken af te drukken.
Kies Voltooien.

De administratie 2011 blokkeren?

Als u dat wilt, kunt u op twee manieren verdere boekingen in uw administratie 2011 voorkomen:

U voert een periodenummer in het veld Geblokkeerd t/m per in het venster Instellingen administratie (Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Administratie) in. Dit kan wel ongedaan worden gemaakt.
U kiest Document/Periode sluiten in het venster Administraties (Bestand/Administraties). Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: Wij adviseren de eerste methode omdat deze ongedaan kan worden gemaakt. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Perioden en jaren afsluiten in uw helpinformatie.

Stap 3: Beginbalans overnemen

Zoals gezegd, kent AccountView een flexibele eindejaarsverwerking. U hoeft administratie 2011 niet af te sluiten om administratie 2012 te openen.

Door de beginbalans opnieuw over te nemen, sluiten beide administraties weer volledig op elkaar aan.

Als uw accountant een aantal correctieboekingen over 2011 heeft opgesteld, nadat u al begonnen bent met boeken in administratie 2012, dan boekt u deze correcties gewoon in administratie 2011, bijvoorbeeld in periode 13. Vervolgens neemt u de beginbalans opnieuw over in administratie 2012 en beide administraties sluiten weer op elkaar aan. De velden onder het veld Resultaat vorig jaar zijn beschikbaar afhankelijk van het wel of niet actief zijn uitbreidingsmodules. Voor verdere informatie, zie Gebruikt u één van deze modules.

Kies Bestand/Administraties.
Selecteer administratie 2012 en kies Document/Overnemen/Beginbalans.
Controleer bij Overnemen van of de juiste administratie gekozen is en voer de grootboekrekening voor Resultaat vorig jaar in.
Kies Overnemen.

Als u de beginbalans van 2012 wilt wijzigen zonder de eindbalans van 2011 te wijzigen (bijvoorbeeld omdat u uw BTW-rekeningen in 2012 op nul wilt boeken), kunt u in het nieuwe boekjaar in een nieuwe dagboekbladzijde een memoriaalboeking aanmaken en verwerken in periode 0. De beginbalans die AccountView overneemt wordt geboekt in dagboek 900 bladzijde 1. Deze kan niet handmatig worden gewijzigd, om de aansluiting tussen de eindbalans van het vorige jaar en de beginbalans van het nieuwe jaar te garanderen.

Meer informatie

Zie de genoemde supportnotes en de Veelgestelde vragen Eindejaarsverwerking.
Natuurlijk kunt u uw AccountView-leverancier om ondersteuning vragen. Hij is goed op de hoogte van uw situatie. Als hij (of iemand anders) de eindejaarsverwerking voor u uitvoert, verwijs dan naar deze supportnote.
Het is verstandig om de stappen van bijgaande supportnote uit te voeren voor uw oude boekjaar: Aansluitingsverschillen en storingen zelf oplossen. Hiermee worden er bepaalde controles op uw administratie uitgevoerd.

AccountView is onderdeel van de Visma-groep