Eindejaarsverwerking Vaste activa in versie 8 en 9

U hebt het artikel Eindejaarsverwerking in versie 8 en 9 gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de module Vaste activa. Wanneer u niet over deze module beschikt, hoeft u deze supportnote niet door te nemen.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help/Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 8 of hoger. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie Service Packs.

Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure.

Toelichting

Bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar kunt u ervoor kiezen om de vaste activagegevens al dan niet onmiddellijk over te nemen door het veld Vaste activa overnemen al dan niet te markeren.

Als u het veld niet markeert, dan bevat het nieuwe boekjaar geen vasteactiva-gegevens. U moet dan op een later moment Document/Overnemen/Vaste activa kiezen om deze gegevens alsnog over te nemen. Als u de vasteactiva-gegevens eenmaal hebt overgenomen, dan kunt u als dat nodig is de gegevens van uw vaste activa in het oude boekjaar wijzigen, en die daarna opnieuw overnemen in het nieuwe boekjaar. U kunt zelfs achteraf vaste activa toevoegen in het oude boekjaar, en die daarna ook overnemen met Document/Overnemen/Vaste activa. Als u aan het eind van het jaar een activum wilt toevoegen in het oude boekjaar dat in de loop van dat jaar was aangeschaft, dan moet u aan twee zaken denken:

1. Op het moment dat u het activum toevoegt, moet u ervoor zorgen dat niet voor alle perioden van het boekjaar de afschrijvingen zijn gegenereerd. Genereer eventueel de afschrijvingen opnieuw t/m een periode die ligt vóór de aanschafperiode van het toe te voegen activum.
2. Nadat u het activum hebt toegevoegd moet u de afschrijvingen opnieuw genereren vanaf de aanschafperiode.
   Als u bijvoorbeeld een activum hebt aangeschaft in periode 5, dan genereert u eerst de afschrijvingen opnieuw t/m periode 4, u voegt het activum toe, en daarna genereert u de afschrijvingen vanaf periode 5 opnieuw. Om die reden raden wij u af om perioden af te sluiten.

Zo neemt u vaste activagegevens (opnieuw) over:

1. Kies Bestand/Administraties.
2. Selecteer de administratie van het nieuwe boekjaar in het venster Administraties.
3. Kies Document/Overnemen/Beginbalans. Neem de beginbalans over uit het oude boekjaar.
4. Kies Document/Overnemen/Vaste activa, en selecteer het oude boekjaar in het venster Vaste activa overnemen. Activagegevens zoals Afgeschr per t/m vj en Afgeschr t/m vj worden bijgewerkt.
5. Open de administratie van het nieuwe boekjaar.
6. Kies Bestand/Vaste activa.
7. Als u al afschrijvingen hebt gejournaliseerd in het nieuwe boekjaar, moet u de al gejournaliseerde perioden opnieuw journaliseren (Document/Afschrijvingen genereren).

Veelgestelde vragen

Antwoorden op meer veelgestelde vragen kunt u terugvinden bij Veelgestelde vragen eindejaarsverwerking en Veelgestelde vragen Vaste activa.

Mijn activakaart sluit niet aan bij de stamgegevens van het activum, zijn er automatische controlemogelijkheden?

Met Document/Controleren/Administratie kunt u een controle op de vaste activa uitvoeren. Eventuele verschillen worden geconstateerd en waar mogelijk automatisch hersteld. Zie Aansluitingsverschillen en storingen zelf oplossen.

Bij het toevoegen (of verkopen) van een activum dat is gekocht in periode 12 krijg ik de melding: Alle perioden in huidig boekjaar zijn al afgeschreven. Optie geannuleerd. Hoe kan ik dat oplossen?

U kunt geen activa toevoegen (of verkopen) als alle perioden van het boekjaar al zijn afgeschreven. Kies Document/Afschrijvingen genereren en genereer de afschrijvingen voor periode 1 tot en met 11. Voeg het activum toe en genereer de afschrijvingen voor periode 12.

Zijn er beperkingen aan het meerdere keren overnemen van de vaste activa?

Ja, als u in het nieuwe boekjaar Document/Extra afschrijving of Document/Herwaarderen hebt gekozen, of één van de vaste activa hebt verkocht (via het genereren van afschrijvingen na het opgeven van een verkoopdatum  en periode in de stamgegevens van een vast activum), dan is het daarna niet meer mogelijk om Document/Overnemen/Vaste activa te kiezen. Als dit wel mogelijk zou zijn, dan zouden er onherroepelijk aansluitingsproblemen ontstaan. Kies deze opties daarom pas als u de vasteactiva-administratie van het oude boekjaar volledig hebt bijgewerkt en de laatste keer Document/Overnemen/Vaste activa hebt gekozen. Zolang u deze drie opties niet hebt gekozen, kunt u Document/Overnemen/Vaste activa kiezen zo vaak u wilt.
Mocht toch één van de drie (of meerdere) opties zijn gekozen in het nieuwe boekjaar en u wilt toch graag de vaste activa opnieuw overnemen uit het oude jaar, dan kunt u als volgt te werk gaan:

• Kies in het nieuwe boekjaar Document/Stamgegevens administratie en selecteer vervolgens Activakaart.
• In de kolom Type zoekt u naar de regel(s) waarvoor deze kolom de waarde Verkoop, Herw of Extra afschr toont. Als u een dergelijke regel geselecteerd hebt, ziet u bovenin het venster de code van het activum waarop deze transactie is geboekt.
• Om alsnog de vaste activa uit het oude boekjaar te kunnen overnemen, zult u dit activum in het nieuwe boekjaar moeten verwijderen.
  Als dit activum in het oude boekjaar ook bestond en vervolgens de vaste activa uit het oude boekjaar worden overgenomen, dan wordt daarbij dit activum in het nieuwe boekjaar automatisch weer aangemaakt. Als het activum in het oude jaar nog niet bestond, dan zult u het handmatig opnieuw moeten aanmaken. De afschrijvingen zullen opnieuw gegenereerd moeten worden. Boek de verkoop en/of extra afschrijving op dit activum pas nadat de vaste activa voor het laatst uit het oude boekjaar zijn overgenomen.