Eindejaarsverwerking Cliënt-export en Cliënt-import in versie 8 en 9

U hebt het artikel Eindejaarsverwerking in versie 8 en 9 gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de module Cliënt-export en Cliënt-import. Wanneer u niet over deze module beschikt, hoeft u deze supportnote niet door te nemen.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help/Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 8 of hoger. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie Service Packs.

Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure.

Wij raden u aan de uitwisseling op het standaardformaat ‘Uitgebreid formaat’ te zetten. Als u nog werkt met het 7.1-formaat, neem dan contact op met uw accountant om de omschakeling naar het uitgebreide formaat te bespreken.

Het uitwisselen van cliëntgegevens wordt beschreven in de supportnote Cliënt-export en Cliënt-import. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat de cliënt de dagelijkse administratie voert waarbij onder andere debiteuren, crediteuren, artikelen, verkooporders en inkooporders worden bijgehouden. De accountant voert de administratie voor vaste activa, leest eventueel bankafschriften in, voert correcties uit en zorgt voor de rapportages.

Als cliënt en accountant gegevens uitwisselen met Cliënt-export en Cliënt-import, maken beiden een nieuw boekjaar aan. Door de uitwisseling van cliëntgegevens zal de beginbalans in beide administraties worden bijgewerkt.

1. Nieuw boekjaar aanmaken bij de cliënt
2. Nieuw boekjaar aanmaken bij de accountant
3. Beginbalans overnemen

Stap 1: Nieuw boekjaar aanmaken bij de cliënt

De cliënt kan voor zichzelf bepalen wat het beste moment is om het nieuwe boekjaar aan te maken in verband met het verwerken van verkooporders en inkooporders. Bij de cliënt zal de beginbalans automatisch worden aangemaakt. De openstaande posten en saldi van de grootboekrekeningen worden daardoor direct in het nieuwe boekjaar zichtbaar.

Zo maakt de cliënt het nieuwe boekjaar aan:

1. Open administratie 2011.
2. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Accountancy/Imp/Exp.
3. Controleer of Cliënt is geselecteerd in Status. Wijzig dit zonodig in Cliënt.
4. Kies Document/Stamgegevens administratie/Dagboeken.
5. Selecteer dagboek 900: Memoriaal en kies Bewerken/Stamgegevens.
6. Controleer of Cliënt is geselecteerd in Eigenaar. Wijzig dit zonodig in Cliënt.
7. Maak het nieuwe boekjaar aan met behulp van de supportnote Eindejaarsverwerking vanaf versie 8.
8. Exporteer de cliëntgegevens uit administratie 2012 en geef deze aan uw accountant (zie Cliënt-export en Cliënt-import).
9. Exporteer de cliëntgegevens uit administratie 2011 en geef deze aan uw accountant (zie Cliënt-export en Cliënt-import).

Let op: zorg ervoor dat duidelijk is van welke administratie de geëxporteerde cliëntgegevens zijn zodat uw accountant deze in de juiste administratie importeert!

Stap 2: Nieuw boekjaar aanmaken bij de accountant

De accountant maakt het nieuwe boekjaar aan op het moment dat hij voor de cliënt werkzaamheden gaat uitvoeren. De nieuwe administratie wordt in eerste instantie aangemaakt zonder beginbalans. De saldi van grootboekrekeningen en openstaande posten zijn daardoor niet bijgewerkt. Door de cliëntgegevens te importeren worden deze gegevens wel gevuld.

Zo maakt de accountant het nieuwe boekjaar aan:

1. Open administratie 2011.
2. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Accountancy/Imp/Exp.
3. Controleer of Accountant is geselecteerd in Status. Wijzig dit zonodig in Accountant.
4. Kies Document/Stamgegevens administratie/Dagboeken.
5. Selecteer dagboek 900: Memoriaal en kies Bewerken/Stamgegevens.
6. Controleer of Cliënt is geselecteerd in Eigenaar. Wijzig dit zonodig in Cliënt.
7. Importeer het bestand met cliëntgegevens van uw cliënt in administratie 2011 (zie Cliënt-export en Cliënt-import).
8. Maak het nieuwe boekjaar aan met de supportnote Eindejaarsverwerking vanaf versie 8.
9. Importeer het bestand met cliëntgegevens van uw cliënt in administratie 2012 (zie Cliënt-export en Cliënt-import). De beginbalans van administratie 2012 wordt hiermee gevuld.

Stap 3: Beginbalans overnemen

Als de cliënt wijzigingen aanbrengt in administratie 2011 kunnen die met Document/Overnemen/Beginbalans worden overgenomen in administratie 2012. De wijzigingen worden op de gebruikelijke wijze naar de accountant geëxporteerd.

Omdat de cliënt eigenaar is van dagboek 900, kan de accountant na een wijziging in administratie 2011 de beginbalans niet overnemen met Document/Overnemen/Beginbalans. Door de cliëntgegevens te importeren zal administratie 2012 bij de accountant worden voorzien van de laatste beginbalans:

1. De accountant brengt wijzigingen aan in administratie 2011.
2. De accountant exporteert de cliëntgegevens uit administratie 2011 en geeft die aan de cliënt.
3. De cliënt importeert de cliëntgegevens in administratie 2011.
4. De cliënt neemt de beginbalans over van administratie 2011 in administratie 2012 (zie Eindejaarsverwerking vanaf versie 8).
5. De cliënt exporteert de cliëntgegevens uit administratie 2012 en geeft die aan de accountant.
6. De accountant importeert de cliëntgegevens in administratie 2012.
   Tip: als de cliënt met transitorische posten werkt die vanuit administratie 2012 worden teruggeboekt naar administratie 2011, dan moet de cliënt ook de cliëntgegevens van administratie 2011 exporteren en aan de accountant geven.

Let op: zorg ervoor dat duidelijk is van welke administratie de geëxporteerde cliëntgegevens zijn zodat uw accountant deze in de juiste administratie importeert!

Veelgestelde vragen

Antwoorden op meer veelgestelde vragen kunt u terugvinden bij Veelgestelde vragen eindejaarsverwerking.

Klopt het dat er geen beginbalans is overgenomen nadat de accountant het nieuwe boekjaar aangemaakt heeft?

Dat klopt, de beginbalans wordt alleen bij de cliënt overgenomen en zal door het uitwisselen van de cliëntgegevens ook bij de accountant worden toegevoegd.