ABIN Accountants
ABIN accountants draait volledig op AccountView
“We wilden in één pakket zowel onze cliëntadministraties als onze eigen administratie voeren. Want als je met meerdere pakketten werkt, dan moet je steeds informatie inlezen of overkloppen. Dat wilden wij niet”, vertelt Cees van Wijk, registeraccountant en mede-eigenaar van ABIN accountants. “Tijdens een referentiegesprek bij een Amsterdams accountantskantoor dat met AccountView werkte, zagen we hoe we met één pakket al onze administraties konden doen. Van het boekhouden voor cliënten tot het invoeren van uren, in AccountView gaat het moeiteloos en efficiënt. En dat was precies wat wij zochten.”
ABIN accountants - gevestigd in Noordwijk - is in 1997 opgericht door Corbert van Rijn. “Door overname van een ander kantoor werd ABIN accountants al snel groter”, zegt Cees van Wijk. “Ik kende Corbert nog van mijn studie en op zijn verzoek ben ik er in 2002 bijgekomen. Ook kwam daar Edward Maaswijk als mede-eigenaar bij. Nu zijn we 55 man groot en ondersteunen we cliënten op het gebied van accountancy, belasting- en juridische advisering, estateplanning en financieel interimmanagement. Daarbij zijn we vooral actief in de duin- en bollenstreek en de Randstad. Tot onze klantenkring rekenen we kleine ondernemingen, maar ook grotere bedrijven als TPG, Nuon en KPN.”
Cees van Wijk (registeraccountant en mede-eigenaar van ABIN accountants) en Mark Besling (manager automatisering van ABIN accountants). |
ABIN accountants heeft altijd met Exact gewerkt. “We zijn begin 2007 met AccountView begonnen”, vertelt Cees van Wijk. “Het heeft dus even geduurd voordat we van ons oude pakket zijn afgestapt. Destijds wilden wij qua automatisering niet teveel voorop lopen. Want als je de eerste bent met een systeem, dan heb je altijd extra werk en kosten. Daarom wilden wij het rustig aan doen. Maar op een gegeven moment zagen we de ontwikkelingen op het gebied van online boekhouden, XBRL en ga zo maar door. Daar wilden we in meegaan, maar ons pakket kon dat niet. Bovendien werd het niet meer ondersteund en dan weet je dat zo’n pakket op zijn eind loopt.”
Online boekhouden
Omdat steeds meer cliënten informeerden naar de mogelijkheden van online boekhouden, is het Noordwijkse kantoor op deze ontwikkeling ingesprongen. “Online boekhouden wordt steeds belangrijker”, stelt Cees van Wijk. “Cliënten - en dan vooral de jongere cliënten - willen hun gegevens meteen beschikbaar hebben. Zij willen niet wachten tot zij de cijfers via de fax binnenkrijgen. Zij willen dat soort informatie online bekijken. Wij bieden deze service graag aan onze cliënten. Online boekhouden was daarom één van de redenen om op zoek te gaan naar een nieuw pakket.”
Productiemachine
Het nieuwe pakket van ABIN accountants moest online boekhouden ondersteunen. “Maar wij wilden vooral een goede productiemachine”, vervolgt Cees van Wijk. “Het boekhouden voor een cliënt is gewoon het draaien van productie. Dat proces moet zo snel en efficiënt mogelijk gaan. Om dat te automatiseren moest ons nieuwe pakket functionaliteit bieden als het inlezen van betalingen. Daarnaast moest het een breed gedragen pakket zijn, dat snelheid houdt en de server niet teveel belast. Verder wilden we een pakket dat modulair is opgebouwd, zodat zowel onze kleine als grote cliënten ermee kunnen werken.”
Interne administratie
Ook de interne administratie wilde ABIN accountants in het nieuwe pakket voeren. “Onze uren en declaraties wilden we in hetzelfde systeem bijhouden als onze cliëntadministraties”, vertelt Cees van Wijk. “In ons oude pakket konden onze mensen hun uren zelf invoeren en dat moesten ze in de nieuwe situatie nog steeds kunnen doen. Daarnaast wilden we direct vanuit onze urenadministratie factureren.”
De keuze
Met alle eisen op zak is ABIN accountants op zoek gegaan naar een nieuw pakket. “We hebben een aantal leveranciers uitgenodigd voor een demonstratie en we hebben een paar referentiegesprekken gevoerd”, zegt Cees van Wijk. “Maar al snel vielen er pakketten af, omdat ze te zwaar of te moeilijk waren. AccountView voldeed als enige pakket aan al onze eisen. Onze keuze viel daarmee op AccountView. Belangrijk hierbij was de rol van About Software. De manier waarop dit Expert Center van AccountView ons de mogelijkheden van de software heeft gedemonstreerd, was heel open en praktisch. Geen ingewikkelde verhalen, maar gelijk op de laptop ‘the look and feel’ van AccountView laten zien. Het zag er goed uit, waardoor we al snel wisten dat dit ons nieuwe pakket moest worden.”
Stap voor stap
Eind 2005 is ABIN accountants met het online boekhouden in AccountView begonnen. “AccountView is hier toen geïnstalleerd, waarna de eerste cliënten aan de slag konden met online boekhouden”, vertelt Cees van Wijk. “In 2006 namen we de volgende stap en zijn we zelf op AccountView overgegaan. We hebben wel eerst twee maanden proef gedraaid met het invoeren van uren. Daarna hebben we onze administratie in AccountView ingelezen en sinds 1 januari 2007 draaien we volledig op AccountView.”
Efficiencyslag
ABIN accountants is gewend alles na een maand uit te factureren. “We hebben nu al een paar keer gefactureerd met AccountView”, aldus Cees van Wijk. “De eerste keer duurde twee keer zo lang. De tweede keer nam even veel tijd in beslag als in ons oude pakket, maar de derde keer verliep al stukken vlotter. Logisch, omdat we allemaal moesten wennen aan AccountView. Wat zeker sneller gaat, is het uitdraaien van allerlei uren- en kostenspecificaties. Voorheen maakten we die handmatig aan. Maar nu is het een druk op de knop en de specificaties rollen er automatisch uit. Ik verwacht dat we met de totale facturatie wel een tot twee dagen per maand zullen uitsparen. Een mooie efficiencyslag dus.”
Nog meer online
Hoewel ABIN accountants nu al een paar maanden met AccountView werkt, is het kantoor nog druk in de weer om de laatste puntjes op de ‘i’ te zetten. “Het voeren van onze interne administratie loopt soepel”, zegt Cees van Wijk. “Rapporten die we missen, kunnen we eenvoudig zelf toevoegen via draaitabellen. Wat het voeren van cliëntadministraties en online boekhouden in AccountView betreft, zijn we erg benieuwd hoe het pakket zich zal ontwikkelen. In de nabije toekomst willen we onze cliënten graag meer online functionaliteit bieden. Dus via klantportalen cijfers online beschikbaar stellen. Maar voor nu zijn we meer dan tevreden!”
Verschenen in AccountView Journaal 3-2007