De Poort Automatisering

“Met AccountView kun je alle kanten op!”

Rijd vanuit Amsterdam noordwaarts de A6 op en in ruim een uur ben je in het Friese St. Nicolaasga. Hier is aan de Tsjûkemarwei 6 De Poort Automatisering gevestigd. Dit automatiseringsbedrijf staat in het noorden van Nederland bekend om zijn totaaloplossingen. Van hardware en software tot en met netwerken en websites, De Poort Automatisering biedt het aan. Hierbij is AccountView hét financiële pakket dat de Friese automatiseerder zijn klanten aanraadt. “Want dit softwarepakket is zo flexibel”, zegt Jeanet Seinstra van De Poort Automatisering. “Je kunt er echt alle kanten mee op!” 

De Poort Automatisering B.V. is in 1994 begonnen met vier personen. Anno 2007 heeft het bedrijf 8 man in dienst en bedient het rond de 350 MKB-bedrijven. “Het bijzondere aan ons bedrijf is dat je bij ons echt voor alles terecht kunt”, vertelt Jeanet Seinstra. “Wij bieden het hele automatiseringsverhaal aan. Daarbij word je bij ons niet van het kastje naar de muur gestuurd. Dat is het voordeel van onze kleine omvang en daarmee onze korte lijnen. Als je ons belt, helpen we je meteen. Ook al gaat het om een storing midden in de nacht, wij zorgen voor een oplossing.”

Financieel pakket

Kwam een klant vroeger bij De Poort Automatisering voor een financieel pakket, dan kreeg hij standaard het advies om met Exact of Grote Beer te werken. “Maar dat doen wij niet meer”, glimlacht Jeanet Seinstra. “Bij de overgang van de DOS- naar de Windows-versie van deze pakketten, ontstonden er veel problemen. Dat leidde tot veel ontevreden klanten. We zijn daarom op zoek gegaan naar een betere oplossing voor onze klanten. Hierbij vonden we het vooral belangrijk, dat het nieuwe pakket stabiel was en dat er een goede organisatie achter het product zat. AccountView bleek het beste te scoren op deze punten.”

Partner van AccountView

“AccountView zit gewoon goed in elkaar en het kent een erg korte inleertijd”, vervolgt Jeanet Seinstra. “Ook met de organisatie van AccountView en ons bedrijf klikt het prima. Vanaf het moment dat we partner van AccountView zijn, konden we rekenen op een prettige samenwerking en perfecte ondersteuning. Zo hebben we eerst het opleidings- en later het certificeringstraject van AccountView gevolgd, waardoor we nu alle ins en outs van het pakket kennen. Ook was het erg fijn dat er een consultant van AccountView is meegegaan bij onze allereerste demonstraties. Want zo’n eerste demo is toch wel spannend!”

Vijf jaar

Inmiddels is De Poort Automatisering alweer vijf jaar partner van AccountView. “Het grootste deel van onze klanten zijn overgestapt op AccountView”, vertelt Jeanet Seinstra. “Aan de ene kant omdat wij hen dat advies geven, maar aan de andere kant - en dat komt eigenlijk vaker voor - omdat zij daar zelf om vragen. Hier in Friesland gaat er toch veel mond op mond. Zo ook over het gebruik van AccountView. Als mensen daar dus goede geluiden over opvangen, dan komen ze bij ons terecht. Op deze manier is ons klantenbestand op AccountView flink uitgebreid.”

Weboplossing

Binnen De Poort Automatisering is Jeanet Seinstra de persoon die zich bezighoudt met de AccountView-trajecten. Hiervoor werkt ze regelmatig samen met haar collega Ivo Meijer, die verantwoordelijk is voor de webprojecten van De Poort Automatisering. “Steeds meer bedrijven beginnen een webshop en zoeken daarvoor een betrouwbare koppeling met een goed financieel pakket”, stelt Ivo Meijer. “AccountView biedt goede financiële functionaliteit én leent zich uitstekend voor een koppeling met het web. Wij hebben daarom een weboplossing ontwikkeld waarmee we AccountView eenvouding aan een website kunnen koppelen. Daarbij maakt het niet uit welke kant de koppeling moet opgaan.”

Twee kanten op

“Zo hebben we klanten die alle klantgegevens en bestellingen op het web bijhouden en deze informatie voor de facturering automatisch in AccountView laten lopen”, gaat Ivo Meijer verder. “Maar we hebben ook klanten die juist alles in AccountView bijhouden en daarvan het artikelbestand als een online catalogus willen presenteren. Met onze weboplossing kan de klant dus beide kanten op. Voor welke kant hij ook kiest, in beide gevallen hoeft hij zijn gegevens maar op één plek bij te houden: in AccountView of op zijn website. Vindt er bijvoorbeeld een prijswijziging plaats, dan hoeft de klant dit maar op één plaats aan te passen. De wijziging wordt namelijk automatisch en realtime doorgevoerd op het web of AccountView. Dus geen dubbel werk en dat werkt wel zo prettig.”

Praktijkvoorbeeld

Een voorbeeld van een klant die met de weboplossing van De Poort Automatisering werkt, is de paardenfokkerij VDL STUD. Dit familiebedrijf uit Bears houdt al zijn gegevens bij op het web, maar doet de facturering in AccountView. “Hiervoor werkte we met een DOS-maatwerkpakket, maar dat liep steeds vaker vast en was toch erg bewerkelijk”, vertelt Bert Visser, administratief medewerker bij VDL STUD. “Met het oog op de toekomst en het feit dat steeds meer onder Windows draaide, zijn we naar een nieuwe oplossing gaan kijken. De Poort Automatisering is altijd al onze automatiseerder geweest en raadde ons AccountView gekoppeld aan een eigen website aan. Daar werken we nu ruim een jaar mee en dat gaat prima. Zo houden we online de gegevens van onze paarden en bestellingen bij. Via de webkoppeling van de Poort Automatisering kunnen we deze gegevens eenvoudig binnenhalen in AccountView voor de facturering. Het voordeel is dat we nu sneller werken en veel meer overzicht hebben.”

Toekomst

Naast de standaardimplementaties van AccountView wil De Poort Automatisering zich vooral verder specialiseren in webkoppelingen. “Wij zien dat steeds meer bedrijven een website met een webwinkel beginnen en dat willen koppelen met een financieel pakket”, zegt Jeanet Seinstra. “Met AccountView en onze weboplossing kunnen we daar perfect op inspelen. Hierbij is ons uitgangspunt één database voor alles. Dus eenmaal gegevens invoeren en aan alle kanten wordt de administratie bijgewerkt!”

Verschenen in AccountView Journaal 4-2007