Replicars

In minder uren hetzelfde werk doen

Zoals de naam al doet vermoeden, houdt Replicars zich bezig met de productie en distributie van miniatuurauto’s. Het gaat dan niet om gewone speelgoedauto’s, maar om echte collector’s items. In totaal importeert het bedrijf uit Oosterhout ruim 50 verschillende merken, wat neerkomt op zo’n 7.000 artikelen. Om de specifieke manier van inkopen en verkopen administratief bij te houden, vertrouwt Replicars op de software van AccountView.

Internationaal

Replicars is 30 jaar geleden opgericht en is vandaag de dag 11 man sterk. “Wij zijn één van de eerste bedrijven ter wereld dat zich in de distributie van modelauto’s voor verzamelaars heeft gespecialiseerd”, vertelt Jaap van Dijk, managing director bij Replicars. “Nu zijn we misschien niet meer de enige op dit gebied, maar we zijn wel één van de belangrijkste. Zo zijn we uniek met een aantal exlusieve merken en ons eigen - net gelanceerde - merk Neo Scale Models. De meeste van deze merken halen we uit het Verre Oosten. Daarvan gaat het grootste deel naar detaillisten en grossiers in West-Europa. In totaal hebben we een bestand van zo’n 500 tot 700 klanten.”

Toe aan nieuwe software

Tot eind vorig jaar maakte Replicars voor de administratie gebruik van Multivers DOS. “Onze gehele administratie - de financiële boekhouding, voorraadadministratie en facturering - voerden we in dit pakket”, zegt Astrid van Dijk, hoofd administratie bij Replicars. “Dat ging prima, maar op een gegeven moment moesten we toch op zoek

V.l.n.r.: Erwin Brakenhoff (Diabolo), Astrid van Dijk (Replicars) en Jaap van Dijk (Replicars).

naar iets nieuws. De software was gewoon verouderd en het kon onze bedrijfsspecifieke eisen niet meer aan. We hebben even gekeken naar de Windows-uitvoering van Multivers, maar dat leverde niet veel extra’s op. Daarom zijn we in 2005 gestart met een pakketvergelijking.”

Lange eisenlijst

Replicars had een lange lijst met eisen opgesteld, waaraan het nieuwe administratiepakket moest voldoen. “Onze eerste eis was dat de invoer van gegevens sneller moest gaan”, vertelt Astrid van Dijk. “In de oude situatie voerden we gegevens twee keer in. Dat kostte ons niet alleen veel tijd, maar het was ook foutgevoelig. Een andere belangrijke eis had betrekking op onze behoefte aan betere managementinformatie. Zo willen we snel kunnen nagaan welk merk het goed doet. Zo’n rapport konden we uit ons oude pakket wel halen, maar dat was erg bewerkelijk.”

Pakketvergelijking

Met de hulp van een consultant van accountantskantoor BDO heeft Replicars een aantal administratiepakketten bekeken. “Hieruit kwamen twee pakketten sterk naar voren, waaronder dus AccountView”, gaat Astrid van Dijk verder. “Vervolgens hebben we van beide pakketten een uitgebreide demonstratie gekregen, waarvoor wijzelf een case hebben aangeleverd. Omdat AccountView ons het beste qua functionaliteit en prijs kon bieden, viel onze keuze op deze software.”

Diabolo

Dat AccountView in de pakketvergelijking van Replicars is meegenomen en uiteindelijk is gekozen, is mede te danken aan Diabolo - AccountView Product Center uit Arnhem. “Diabolo was al verantwoordelijk voor ons systeembeheer. Dat deze club ook partner van AccountView is, kwam dus goed uit”, glimlacht Jaap van Dijk. “De mensen van Diabolo kennen onze organisatie én ons bedrijfsproces al een aantal jaren. Hierdoor waren zij in staat met passende oplossingen te komen voor onze toch wel bedrijfsspecifieke situatie en eisen. Zo wilden wij graag één order per klant. De reden hiervoor is dat onze levertijden van artikelen vaak lang en onbekend zijn. Artikelen staan soms maanden in backorder voordat we ze kunnen uitleveren. Daarnaast bestellen klanten meerdere keren per week. Omdat het te bewerkelijk is om met losse orders te werken, heeft Diabolo een kleine aanpassing in AccountView gemaakt. We werken nu met één verkooporder per klant die altijd open blijft staan. Komt er een nieuwe bestelling binnen of wordt er een levering gedaan, dan verwerken we dat in één order. Gemiddeld hebben we nu 32.000 orderregels verdeeld over ruim 400 orders. Deze flexibiliteit van AccountView werkt perfect voor ons.”

Integratie met Orbis TaskCentre

Gezien het grote aantal artikelen en bestellingen wilde Replicars ook een goede oplossing om wijzigingen in prijzen en artikelbestand snel en foutloos door te voeren. Diabolo heeft daarvoor het programma Orbis TaskCentre met AccountView geïntegreerd. “Wij hebben regelmatig te maken met wijzigingen in ons artikelbestand. Zo kan het voorkomen dat we een artikel niet meer kunnen leveren”, vertelt Jaap van Dijk. “In dat geval is de kans groot dat daar verkooporders op zitten. Om het artikel niet per order te hoeven weghalen, blokkeren we het alleen. ’s Nachts verwijdert Orbis TaskCentre dan automatisch de betreffende orders uit AccountView. We hebben er geen omkijken meer naar.”

Het gebruik

Replicars werkt officieel vanaf 1 januari dit jaar met AccountView. “In het begin waren er nog wat kinderziektes, maar nu functioneert alles naar behoren”, zegt Jaap van Dijk. “De mensen weten hun weg in AccountView goed te vinden en zijn erg tevreden over de snellere manier van werken. Wil een klant een lijst hebben van wat er op voorraad is van een bepaald merk, dan kunnen we die binnen 30 seconden oproepen. Vroeger moesten we eerst een printje maken en met een zwarte stift gaan afstrepen. Verder gaat het e-mailen van een kopie-factuur eenvoudiger, kost het invoeren van artikelgegevens minder tijd en is onze managementinformatie beter en eenvoudiger op te vragen. Daarnaast zijn door de integratie met Orbis TaskCentre het verwijderen van artikelen uit orders en het doorvoeren van prijswijzigingen geheel geautomatiseerd.”

Meer tijd

Het werken met AccountView heeft Replicars aanzienlijke tijdwinst opgeleverd. “Doordat er op onze administratie veel tijd is vrijgekomen, kunnen mensen van kantoor in drukke periodes bijspringen in het magazijn”, vertelt Astrid van Dijk. “Hiermee willen we onze uitleversnelheid verhogen. Kortom, dankzij AccountView kunnen wij in minder uren hetzelfde werk doen en onze mensen flexibeler inzetten.”

Terugblik

Terugkijkend op het hele traject van selectie, voorbereiding en implementatie is Replicars zeer tevreden over het eindresultaat. “We hebben wel geleerd dat een goede analyse van je bedrijfsproces en behoeften zeer belangrijk is”, zegt Astrid van Dijk. “Die basis moet goed zijn om het juiste softwarepakket te kiezen. Daarnaast is een heldere communicatie met je leverancier essentieel. Diabolo is hierin een goede partner geweest en dacht goed met ons mee. Zo zijn we samen met Diabolo aan het kijken om ons administratieproces verder te verfijnen. Bijvoorbeeld door onze te vernieuwen website aan AccountView te koppelen.” 

Verschenen in AccountView Journaal 4-2007