Patentwerk

Patentwerk heeft met AccountView de oplossing
voor haar kantoor (uit)gevonden

“Stel je hebt iets uitgevonden, dan gaan we samen naar de uitvinding kijken. Is het principe van je uitvinding nieuw? Is het inventief? Zit er iets slims in en lost het een probleem op? Wanneer het antwoord op deze vragen ‘ja’ is, dan hebben we de basisingrediënten om een octrooi aan te vragen. Hiermee bescherm je je uitvinding en heb je het alleenrecht om je uitvinding op de markt te brengen. De administratie rondom dit proces verzorgen wij graag voor je. Daarvoor hebben wij onze eigen uitvinding bedacht: het Patent Management System van CPI gekoppeld aan de bedrijfsadministratieve software van AccountView.”

Aan het woord is Bas Langenhuijsen, octrooigemachtigde bij Patentwerk. Zoals de naam al doet vermoeden, houdt Patentwerk zich bezig met octrooien oftewel het beschermen van uitvindingen middels octrooirechten. Zeven jaar geleden begonnen met

Bas Langenhuijsen, octrooigemachtigde bij Patentwerk

vier personen is het octrooibureau uit ‘s-Hertogenbosch uitgegroeid tot een kantoor met 17 medewerkers en zo’n 600 klanten.

Ontelbare dossiers

“Wij zijn gekwalificeerd om zowel in Nederland, als in de rest van Europa octrooien aan te vragen”, vertelt Bas Langenhuijsen. “Voor de aanvraag van octrooien in landen buiten Europa werken we samen met collega-octrooibureaus aldaar. We hebben zodoende klanten over de hele wereld. Omdat we voor iedere uitvinding vaak per land een octrooi moeten aanvragen, hebben we op ons kantoor dossierkasten vol met uitvindingen staan. Wil een klant zijn uitvinding naast Nederland ook in bijvoorbeeld België, Duitsland en Amerika op de markt brengen? Wij vragen de benodigde octrooien in de betreffende landen aan en leggen die vervolgens per land in een apart dossier vast.”

Bijzonder complex

Patentwerk heeft dus te maken met een complexe administratie. “Maar wat het bijzonder complex maakt, zijn de verschillende termijnen die in ieder land gelden”, legt Bas Langenhuijsen uit. “Als we voor een klant een octrooi in Nederland hebben geregeld, dan heeft hij 12 maanden de tijd om octrooien in het buitenland aan te vragen. Zo zijn er nog wel tientallen termijnen die een rol spelen bij het aanvragen van octrooien. Om al deze informatie goed te documenteren en bij te houden, werken we al een aantal jaren met het Patent Management System van CPI. Dit is een bekend pakket binnen ons vakgebied en de rode draad op ons kantoor. Wat er echter ontbrak, was een koppeling tussen CPI en onze financiële boekhouding en urenadministratie.”

Verschillende pakketten

Voor de financiële boekhouding maakte Patentwerk gebruik van Exact. “Hierin verwerkten we alleen onze financiële boekingen, terwijl we onze uren registreerden in een apart pakket van Monicom”, vertelt Bas Langenhuijsen. “Deze werkwijze had duidelijk zijn beperkingen. Vooral omdat deze pakketten niet waren gekoppeld. Daarbij was van een koppeling met CPI al helemaal geen sprake. Omdat we met de jaren steeds groter zijn geworden, wilden we onze automatisering professioneler aanpakken. We wilden niet langer met verschillende losse pakketen werken. Onze wens was één softwarepakket waarmee we niet alleen onze financiële boekhouding en urenadminstratie konden voeren, maar die we ook nog eens moeiteloos met CPI konden integreren.”

Implementatiepartner

Patentwerk heeft meerdere pakketten bekeken, maar heeft uiteindelijk voor AccountView gekozen vanwege de gebruiksvriendelijkheid, de compleetheid en de integratiemogelijkheden van het pakket. “Frans Osther en Sander den Otter van NetView – AccountView Solution Center uit Venlo – kwamen bij ons langs voor een

V.l.n.r. Sander den Otter (NetView), Ellie Reuvers (Patentwerk) en Bas Langenhuijsen (Patentwerk).

aantal oriënterende gesprekken”, zegt Bas Langenhuijsen. “Dat waren prima gesprekken. Frans en Sander hebben uitgebreid de tijd genomen om naar onze wensen te luisteren, waarna ze ons een op maat gemaakte offerte hebben toegestuurd. Iets wat ik miste bij de andere softwarepartijen. Omdat AccountView als pakket aan al onze eisen voldeed en het persoonlijk goed met NetView klikte, is onze keuze op AccountView gevallen.”

Deze zomer

Afgelopen zomer heeft Patentwerk de financiële boekhouding geconverteerd naar AccountView. Nu is het octrooibureau bezig om de koppeling tussen CPI en AccountView te realiseren, waarna ook de urenadministratie wordt overgezet. “We hebben gekozen voor een gefaseerde aanpak om de impact op ons kantoor zo klein mogelijk te houden”, legt Bas Langenhuijsen uit. “Het inboeken van facturen, het versturen van aanmaningen en het bijhouden van balansen doen we nu al in AccountView, en dat gaat prima! Het pakket kent veel handige sneltoetsen, waardoor je niet oneindig veel hoeft te klikken en er dus snel doorheen kunt lopen. Natuurlijk botsen we nog af en toe tegen zaken aan, waar we niet meteen uitkomen. Maar dat heb je altijd met een nieuw pakket.”

Urenregistratie

Het schrijven van uren is voor Patentwerk erg belangrijk. “Net als een advocatenkantoor werken wij de hele dag aan dossiers”, vertelt Bas Langenhuijsen. “Aan het einde van de dag registreren we het aantal uren dat we aan een klant hebben besteed. Hierbij is het belangrijk dat we de uren op het juiste dossier boeken, zodat iedere klant de juiste factuur ontvangt. Als we straks de koppeling tussen AccountView en CPI hebben gerealiseerd, worden alle gegevens die we in CPI van onze klanten en dossiers bijhouden automatisch overgenomen in AccountView. Op deze manier boeken we onze uren altijd op efficiënte wijze op de juiste klanten en dossiers. Vervolgens is het genereren van facturen één druk op de knop.”

Volledige integratie

Patentwerk heeft met CPI en AccountView een volledig geïntegreerde oplossing in handen. “Als straks alles up-and-running is, zullen we dat zeker merken aan de hogere betrouwbaarheid van onze gegevens”, zegt Bas Langenhuijs. “Want wat we vroeger op verschillende plekken bijhielden, houden we straks alleen nog maar in CPI en AccountView bij. De kans op fouten wordt daarmee verminderd. Bovendien komt er zo ook een einde aan het dubbel invoeren van gegevens, wat ons zeker tijdwinst gaat opleveren.”

Goede resultaten

Patentwerk verwacht met AccountView gekoppeld aan CPI goede resultaten te boeken. “Het is een intensief traject om alles zo in te richten zoals wij dat willen”, aldus Bas Langenhuijsen. “Maar we zijn erg tevreden. AccountView is wat dat betreft dé uitvinding voor ons kantoor.”

Verschenen in AccountView Journaal 4-2007