Wat is eindejaarsverwerking?

Eindejaarsverwerking betekent in AccountView 'een nieuw boekjaar automatisch aanmaken'. In deze supportnote staan belangrijke tips over de eindejaarsverwerking. Lees daarom eerst deze supportnote helemaal door, inclusief tips, gerelateerde supportnotes en procedures, en voer daarna pas de stappen uit om uw nieuwe boekjaar aan te maken.

Wat is een boekjaar?

Voor het voeren van uw administratie wordt een vaste periode bepaald waarover uw financiële verslag loopt: het boekjaar. Ook wordt een vast moment bepaald waarop een nieuw boekjaar ingaat. Aan het einde van het boekjaar rondt u de boekhouding af en stelt u de jaarrekening en eventueel het jaarverslag op.

In Europa loopt een boekjaar over het algemeen gelijk met het kalenderjaar, van 1 januari tot 1 januari. Maar in de reisbranche bijvoorbeeld ligt deze datum in het najaar en in de agrarische sector in het voorjaar.

Waarom maakt u in AccountView voor een nieuw boekjaar een nieuwe administratie aan?

In AccountView wordt per boekjaar een administratie gevoerd. Zo maakt u een duidelijk onderscheid tussen de gegevens van de verschillende boekjaren. De nieuwe administratie maakt u aan wanneer u klaar bent met invoeren in het oude boekjaar en u wilt boeken in het nieuwe boekjaar.

Eindejaarsverwerking betekent in AccountView 'een nieuw boekjaar automatisch aanmaken'. Uw verlies- en winstrekeningen komen in het nieuwe boekjaar op nul te staan. Verder neemt u alle benodigde gegevens mee om in het nieuwe boekjaar meteen verder te kunnen werken.

Wanneer maakt u de nieuwe administratie aan?

AccountView kent een flexibele eindejaarsverwerking. Het is niet nodig om het oude boekjaar af te sluiten voordat u begint met boeken in het nieuwe boekjaar. U kunt in beide boekjaren boeken en deze precies op elkaar laten aansluiten.

Het precieze moment dat u de administratie aanmaakt kunnen wij niet voor u bepalen, maar in de praktijk blijkt dat de meeste bedrijven waar het boekjaar op 1 januari ingaat, tussen 20 december en 31 januari de nieuwe administratie aanmaken. Het juiste moment kan afhangen van de verwerking van uw in- en verkoopfacturen, of de controle van uw accountant.

Wie maakt de nieuwe administratie aan?

Het aanmaken van de nieuwe administratie kunt u prima zelf doen. Voor iedere uitvoering en versie van AccountView bieden wij op onze website een passende procedure aan.

Natuurlijk kunt u uw AccountView-leverancier of uw accountant om ondersteuning vragen. Zij zijn goed op de hoogte van uw situatie. Als zij (of iemand anders) de eindejaarsverwerking voor u uitvoeren, verwijs dan naar deze supportnote en de procedures voor Eindejaarsverwerking.

Klanten die werken via AccountView Online hoeven geen nieuwe administratie aan te maken. Dit zal de accountant verzorgen.

Hoe maakt u een nieuwe administratie aan?

Hoe u de nieuwe administratie aanmaakt, staat stap voor stap beschreven in de eindejaarsprocedure. De procedure kunt u op onze website terugvinden: Eindejaarsverwerking in versie 8 en 9. Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure van de Eindejaarsverwerking. Hebt u daarna toch nog een vraag en staat het antwoord niet op onze website, gebruik dan het Supportformulier om een supportverzoek in te dienen.

De stappen in het kort

Gebruik voor het aanmaken van de administratie voor het nieuwe boekjaar altijd de volledige procedure die bij uw uitvoering en versie hoort!

Stap 1: Voorbereidingen treffen en backup maken

Controleer of u uw laatste update van AccountView hebt geïnstalleerd. Controleer ook of u het laatste Service Pack voor uw versie hebt geïnstalleerd. Voordat u het nieuwe boekjaar gaat aanmaken moet u een backup maken en uw administratie organiseren en controleren.

Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking in het oude boekjaar alleen nog kunt boeken in de dagboeken. Het invoeren en verwerken van gegevens in Verkooporders, Inkooporders, Ontvangsten, Inkoopfacturen, Offertes en Abonnementen is aan enkele voorwaarden gebonden. Lees in de procedure welke wijzigingen u nog kunt uitvoeren.

De orders die u niet verwerkt in het oude boekjaar worden automatisch meegenomen naar de nieuwe administratie, waar u ze dan verder kunt verwerken.

Stap 2: De nieuwe administratie aanmaken

Tijdens het aanmaken van een nieuw boekjaar wordt een nieuwe administratie aangemaakt. Deze nieuwe administratie bevat geen mutaties, behalve de beginbalans in dagboek 900/1. De saldi van verlies- en winstrekeningen zijn op nul gezet. Door het overnemen van de beginbalans worden de stamgegevens, openstaande posten, vergelijkende cijfers en het projectjournaal overgenomen.

Voor het aanmaken van een nieuw boekjaar is een wizard beschikbaar. Met behulp van deze wizard worden alle stappen voor het aanmaken van een nieuwe administratie automatisch uitgevoerd, op basis van de instellingen die u hebt opgegeven. Na het doorlopen van de wizard kunt u direct in het nieuwe boekjaar gaan werken.

Stap 3: Beginbalans overnemen

Zoals gezegd kent AccountView een flexibele eindejaarsverwerking. U hoeft het oude boekjaar niet af te sluiten om het nieuwe boekjaar te openen. U kunt gewoon doorgaan met boeken in dagboeken in het oude boekjaar, bijvoorbeeld als u nog correcties moet invoeren.

Door de beginbalans opnieuw over te nemen, sluiten beide boekjaren weer volledig op elkaar aan. Het overnemen kunt u zo vaak herhalen als u wilt; boekingen in dagboeken worden overgenomen in dagboek 900/1.

Veelgestelde vragen

Antwoorden op meer veelgestelde vragen kunt u terugvinden bij Veelgestelde vragen eindejaarsverwerking.