Derijks

Derijks richt kantoor in met AccountView
Automatiseringsovereenkomst voor kantoorvakhandel

In 2007 heeft AccountView een overeenkomst gesloten met kantoorvakhandelorganisatie Quantore. Derijks kantoorinrichting & supplies in Oss heeft daar als eerste van geprofiteerd. Het complete assortiment is nu in de business software van AccountView opgenomen.

In één keer moderniseren

Het familiebedrijf Derijks heeft een lange historie. In 1938 werd in het centrum van Oss een winkel in papier- en schrijfwaren geopend. Bijna 60 jaar later, in 1996, kwam er aan de Euterpehof een vestiging met showroom bij voor de zakelijke markt. In 70 jaar is Derijks uitgegroeid tot een totaalleverancier van supplies, machines en kantoorinrichting met meer dan 20 medewerkers.
Derijks is lid van de Quantore-groep. Quantore is de grootste voorraadhoudende in- en verkooporganisatie voor de kantoorvakhandel in de Benelux. Het bedrijf behartigt de belangen van ruim 500 zelfstandige kantoorvakhandels. Begin 2007 startte Quantore een project om te komen tot een optimale bundel van softwarepakketten. De overeenkomst, in samenwerking met AccountView Expert Center Lorentis, betreft de verkoop en de implementatie van een financieel-logistieke oplossing voor de leden van Quantore.
Willem-Jan Derijks, algemeen directeur, wilde zo snel mogelijk aan de slag met AccountView. “Ik loop graag voorop, voor mijn zaak volg ik ook alle trends. Als lid van de raad van commissarissen van Quantore zit ik dicht bij het vuur. Toen ik hoorde dat AccountView was geselecteerd als backoffice-oplossing voor de handelsadministratie van onze leden, heb ik meteen voorgesteld om de pilot in mijn zaak te doen. De perfecte gelegenheid om mijn automatisering in één keer te moderniseren.”

Willem-Jan Derijks, algemeen directeur: “De samenwerking met Lorentis was goed, meteen vanaf het begin. Als er iets is, wordt er meteen op gereageerd.”

Van twee naar één

Derijks wilde toe naar één systeem. “We gebruikten Afas voor het financiële gedeelte, en ABIS voor het handelstraject. Ze hebben jarenlang uitstekend werk geleverd, maar nu zijn het allebei hopeloos verouderde pakketten. Het draaide niet meer onder Vista, de communicatie verliep niet meer goed, we hadden slecht inzicht in de klanthistorie enzovoort. Bovendien deden we de orderadministratie voor de projectinrichting in Afas, en voor de kantoorartikelen en -machines in ABIS. We wilden dan ook één systeem hebben waarmee we alles kunnen. Dat is AccountView.”

Niet lullen maar poetsen!

Voor de overeenkomst met Quantore is Lorentis uit Volkel geselecteerd. De medewerkers van dit AccountView Expert Center beschikken over uitgebreide ervaring met handelsbedrijven en de kantoorvakhandel. Derijks is zeer tevreden over de samenwerking. “Af en toe loop je ergens tegenaan, daar is het een pilot voor. Maar als er een probleem was dan hoefden we maar te bellen, en het werd meteen en vakkundig opgelost. Net als wij houden ze van aanpakken, de no-nonsense mentaliteit. Zoals we in Brabant zeggen: ‘niet lullen maar poetsen!’ Het liep allemaal boven verwachting, meteen vanaf het begin.”

Standaard implementatieplan

Olaf Kooij, accountmanager Lorentis: “Met ons implementatieplan komt niemand voor verrassingen te staan. Iedereen krijgt duidelijke afspraken op papier.”

Olaf Kooij, accountmanager bij Lorentis, vult aan: “We hebben al honderden implementaties gedaan, maar voor een pilot nemen we altijd rustig de tijd. We hebben al onze ervaringen in het Quantore-implementatieplan vastgelegd, zodat er straks niemand voor verrassingen komt te staan. Iedereen krijgt duidelijke afspraken op papier, bijvoorbeeld over het aantal dagen dat ermee is gemoeid. We ondersteunen het volledige traject, inclusief alle koppelingen en conversies. We gaan na wat de eisen en wensen zijn, geven advies over de extra mogelijkheden en zorgen voor een snelle en probleemloze overstap.”

Inclusief meubelassortiment

Nieuwe technologie biedt nieuwe kansen, en die wil Derijks graag benutten. Naast de Quantore-artikelen, die vanuit ABIS werden geïmporteerd, voerde hij immers ook een uitgebreid kantoormeubelprogramma in Afas. Dat werd door Lorentis probleemloos in AccountView geïntegreerd. Derijks: “We hebben de artikelen ingevoerd in AccountView en het werkte meteen. We kunnen onze meubels nu op dezelfde manier vanuit AccountView bestellen en leveren. Als we de artikellijst in Excel of zo hadden gehad, kon Lorentis ze zelfs importeren. Maar intypen was ook zo gebeurd. Voordeel was bovendien dat mijn medewerkers AccountView meteen goed leerden kennen.”

Meer inzicht, meer omzet

Derijks heeft van tevoren geen berekeningen gemaakt. Het gaat hem niet om kostenbesparing. “Automatisering is een wezenlijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Alleen al omdat de stappen van het ordertraject beter zijn geautomatiseerd, win ik anderhalf uur per dag. Ik heb veel meer inzicht in klantgegevens, omzetten, omzetgroepen, opslagen, voorraden enzovoort. Ik heb in één keer een compleet beeld van mijn bedrijf op mijn scherm, een soort dashboard. Alle belangrijke gegevens van een klant, zowel voor de meubels als voor de kantoorartikelen, druk ik op één A4-tje af. Het gaat om een goedlopend proces en om inzicht, daarmee kan ik meer omzet genereren. Dat mag best wat kosten.”
Hij heeft vertrouwen in AccountView en in Lorentis. “De processen moeten goed in kaart zijn gebracht. Hoe het achter de schermen werkt zal me een zorg zijn. Ik zet ’s morgens mijn computer aan en dan moet het draaien. Zo niet, dan bel ik en dan moet het worden opgelost. Gezien mijn ervaringen tot nu toe, zowel met AccountView als met Lorentis, zie ik de toekomst vol vertrouwen tegemoet.”

Totale oplossing

Lorentis biedt Derijks met AccountView een complete financieel-logistieke oplossing. Derijks: “De standaardfunctionaliteit voor handelsbedrijven, inkoop, verkoop en voorraad, is prima. Er wordt bijvoorbeeld netjes onderscheid gemaakt tussen verkooporders en verkoopfacturen, en alles wordt ondersteund, tot en met de pakbonnen en picklists voor mijn magazijn. Ik kan de processen efficiënt bewaken, het is voor mij meer een management tool.”
Maar er is veel meer mogelijk. “We hebben bijvoorbeeld ook handterminals aangesloten voor inventarisatie via barcodering.” Helemaal enthousiast is hij over de ondersteuning van drop shipment. “Ideaal. We kunnen vanuit AccountView bestellen bij Quantore, en het wordt rechtstreeks aan de klant geleverd.”

POS en CRM

Quantore heeft voor winkelautomatisering en CRM andere leveranciers geselecteerd voor haar leden. Waarom heeft Derijks toch voor de AccountView-oplossing gekozen? “Quantore is terecht voor de beste oplossing gegaan. AccountView biedt prima koppelingen met die pakketten, dus dat zou geen probleem zijn geweest. Maar ieder lid mag zijn eigen keuze maken. Ik vind het nu eenmaal belangrijker om één systeem te gebruiken. AccountView biedt me één geïntegreerd systeem, inclusief baliefacturering en relatiebeheer, dat aan mijn behoeften voldoet.”

Stekker uit het oude pakket

Derijks laat de hele oplossing in juli opleveren. “Dan gaat definitief de stekker uit Afas. In de vakantieperiode hebben we wat meer tijd om vertrouwd te raken met alle nieuwe mogelijkheden van het systeem.” Lorentis vond dat prima. Kooij: “We hebben alles in principe al ingericht. Zelfs de integratie met Quantore en de webshop van Derijks is al gerealiseerd.”

Meer informatie

www.derijks.nl
www.lorentis.com 
www.quantore.com