Persoon Outdoor Living

verbetert efficiency bedrijfsprocessen aanzienlijk

In de afgelopen jaren maakte importeur/groothandel van tuinmeubilair Persoon Outdoor Living een onstuimige ontwikkeling door. Nadat het bedrijf in 2003 in andere handen overging, verdrievoudigde de omzet. Volgens bedrijfsleider Rob van der Hak was het, naast andere organisatorische maatregelen, zonder AccountView niet mogelijk geweest om de groei in goede banen te leiden.

Persoon Outdoor Living importeert tuinmeubilair uit China en Vietnam en verkoopt dit aan grote tuincentra, vooral in Nederland maar ook elders in Europa. Eind 2007 verhuisde het bedrijf naar een nieuwbouwpand: een kroon op het succes van de laatste jaren. Van der Hak verklaart: “We zijn van oorsprong een familiebedrijf en bestaan al 15 jaar. Al voor de overname in 2003 door toenmalig verkoopmanager Arthur Davidse was onder zijn leiding de focus meer en meer gericht op tuinmeubelartikelen, een goede collectie en goed relatiebeheer. Na de overname is die focus verscherpt, met een sterk team en veel ondernemingszin. Daarnaast hebben we onze werkprocessen kritisch bekeken en aangepast.”

Veelkoppig monster

Het verbeteren van de werkprocessen betekende allereerst dat nieuwe bedrijfssoftware nodig was. Van der Hak: “We werkten met Exact voor DOS. Daarmee hadden we zelf toepassingen gemaakt, zonder voldoende kennis. Het systeem was uitgegroeid tot een veelkoppig monster. Het was weinig efficiënt en bood geen ruimte voor goed relatiebeheer. Bovendien werd de software niet langer ondersteund, dus we wilden er niet meer in investeren.” Na grondig onderzoek van verschillende oplossingen, koos Persoon Outdoor Living voor AccountView om de verbeterslag te maken.

Standaard ruim voldoende mogelijkheden

Met veel vuur licht Van der Hak de keuze voor AccountView toe. “Je werkt met verschillende modules. Van daaruit kun je dezelfde broninformatie, zoals verkoop-, inkoop-, voorraad- en financiële gegevens, op allerlei manieren bekijken, gebruiken en rapporteren. Dat is geweldig. Ook de gebruiksvriendelijkheid, transparantie en flexibiliteit van de software en de snelheid van werken zijn heel goed”, betoogt hij. “Bovendien kon AccountView een basis leveren, die ons bedrijf ruim voldoende mogelijkheden bood zonder dat er grote aanpassingen nodig waren.”

Juiste software, juiste partner

Naast de software is ook de implementatiepartner die je kiest belangrijk, vindt Van der Hak. Hij legt uit: “Het gaat om de combinatie van software en partner. In ons geval was AccountView-partner eServiceware de beste keuze. De consultants van het bedrijf hebben zowel kennis van de boekhouding als van bijvoorbeeld de inkoop of facturering. Dat maakt het gemakkelijk om te praten over de toepassing die je wilt. eServiceware heeft een heel positieve rol gespeeld bij de invulling. Ook nu, na de implementatie, blijven ze meedenken en goede ideeën aandragen. Dat waarderen we.”

Efficiencywinst op alle terreinen

Behalve voor de financiële administratie wordt de AccountView-software op allerlei terreinen door Persoon Outdoor Living ingezet. Zo verlopen de inkoop, het voorraadbeheer en de orderinvoer via AccountView, net als het maken van pakbonnen voor het magazijn en de facturatie. Ook het beheer van klantenrelaties gebeurt met de software van AccountView. Persoon Outdoor Living schat hiermee in totaal al een efficiencyverbetering van dertig tot veertig procent te hebben gerealiseerd. Van der Hak: “Met AccountView werken we in veel opzichten efficiënter. Ondanks onze groei kan bijvoorbeeld de financiële administratie nog steeds door één parttimekracht worden gedaan. Ook in onze andere bedrijfsprocessen zien we de voordelen van de software duidelijk terug.”

Sneller werken, minder fouten, meer informatie

De voorbeelden van efficiencyverbeteringen zijn legio. Handig bij de orderverwerking en administratie is bijvoorbeeld dat alle prijsinformatie in AccountView zit. Van der Hak: “Je vult een artikelnummer in en de prijs verschijnt in beeld. Dat versnelt de invoer, voorkomt fouten en je kunt makkelijker zoeken.” Facturen kunnen elektronisch als pdf de deur uit, terwijl betalingen automatisch via telebankieren worden verwerkt. Ook het voorraadbeheer is sterk verbeterd. Er is actueel inzicht in de voorraden, backorders en bestellingen en deze informatie is eenvoudig te rapporteren en verspreiden. Producten staan gedetailleerd beschreven, inclusief foto, barcode en transportafmetingen. Kant-en-klare berekeningen maken het zelfs mogelijk snel te zien hoeveel producten in een container passen.

Strakke inkoopprocessen

Op inkoopgebied zijn de processen eveneens gestroomlijnd. “De invoer van inkooporders is eenvoudiger en we kunnen de orders in pfd-formaat naar leveranciers  aan de andere kant van de wereld sturen. Met een druk op de knop is het mogelijk om overzichten van uitstaande orders te genereren. Ook het verwerken van inkooporders naar voorraad is heel simpel. Je tikt de aantallen in die binnenkomen en ze worden direct in het inkoopjournaal verwerkt. Dat was eerst een moeizaam proces”, aldus Van der Hak.

Klanten en prospects in beeld

Helemaal nieuw voor Persoon Outdoor Living is de functionaliteit voor Customer Relationship Management (CRM). Van der Hak: “We hebben nu alle informatie over klanten en prospects in kaart. Onze verkopers kunnen per klant zien welke orders uitstaan en of er bijvoorbeeld klachten of onbetaalde facturen zijn. Al die informatie is eenvoudig inzichtelijk. Verder kunnen we mailings versturen vanuit AccountView en deze heel gemakkelijk opvolgen.”

Ook offertes opvolgen via CRM

Momenteel wordt met eServiceware gewerkt aan het verbeteren van het offertetraject. “Het maken van offertes gebeurt nog grotendeels handmatig, in Excel. We willen de gegevens die al in AccountView staan, zoals transport- en inkoopkosten, en vaste formules gaan gebruiken. Je selecteert producten, kiest een bepaalde berekening en giet alles in een vaste offertevorm. De offerte kun je vervolgens compleet met foto’s als pfd naar de klant versturen, op papier of per e mail. De offerte kan worden opgevolgd via CRM”, zegt Van der Hak.

Groei bijhouden

Persoon Outdoor Living werkt sinds september 2006 met AccountView. Zowel gebruikers als directie zijn blij met de software. “We zijn een kleine, sterk verkoopgeoriënteerde organisatie die niet echt met systemen bezig is. Dat is een lastige cultuur om nieuwe software te introduceren. De gebruikers moesten even wennen, maar zijn nu zeer enthousiast en willen niet meer zonder. Dat geldt ook voor de directie. Zonder AccountView hadden we onze groei nooit kunnen bijhouden”, concludeert Van der Hak.

Meer informatie

www.eserviceware.com
www.persoon.nl