Pyxis Accountants - vernieuwend bezig
Een nieuwe naam, een nieuwe softwareomgeving: er veranderde het afgelopen jaar veel bij Pyxis Accountants. Het Almeerse accountancykantoor, ontstaan uit en verbonden met Stolp & Fennis Registeraccountants, blijft zijn klanten vanzelfsprekend de deskundigheid en service bieden waaraan ze gewend zijn. Met AccountView voor de eigen en de cliëntenadministraties is het daartoe beter in staat dan ooit.
In 1993 startte Robert Fennis samen met Steef Stolp het accountantskantoor Stolp & Fennis Registeraccountants. In de afgelopen vijftien jaar bouwden de twee vennoten samen een bloeiende praktijk op met tien medewerkers. Samen bedienen ze kleine en middelgrote klanten tot 250 werknemers in allerlei sectoren: bedrijven, instellingen en non-profitorganisaties. De verleende diensten variëren van auditing tot alle accountancywerkzaamheden en bedrijfsadvies.
Onlangs namen Stolp, Fennis en hun huidige partner Jeroen Duivis de beslissing om de activiteiten te splitsen. Dit betekent dat Stolp & Fennis Registeraccountants zich voortaan puur bezighoudt met het uitvoeren van wettelijke controles. Pyxis Accountants richt zich op de overige activiteiten, zoals jaarrekeningen opstellen en/of controleren, de (personeels)administratie voeren, administratieve detachering en het adviseren over bedrijfseconomische vraagstukken. Fennis licht toe: “De naam Pyxis, die onder meer kompas of kompasnaald betekent, staat symbool voor het feit dat we met onze activiteiten klanten helpen de juiste richting te bepalen.”
Robert Fennis (links) en Jeroen Duivis |
Eén omgeving
De splitsing is niet de enige belangrijke beslissing die de partners in de afgelopen periode namen. In 2007 kozen ze ervoor om zowel voor het voeren van de cliëntenadministraties als de eigen administratie over te gaan op AccountView. “Voor de cliëntenadministraties werkten we met Exact Globe. Dat was niet flexibel genoeg: als je iets wilt, zit je al snel met maatwerk”, zegt Fennis. Voor de interne administratie werd Ohmega gebruikt. Fennis: “Beide softwarepakketten waren nog een overblijfsel uit onze Apple-tijd. We wilden over op één omgeving. Belangrijke eisen daarbij waren de mogelijkheid tot urenregistratie, flexibele rapportage, goede exportmogelijkheden, een koppeling met CaseWare en goede helpdeskondersteuning.”
Intuïtief werken
Uit een aantal geteste pakketten bleek AccountView de juiste keuze. Fennis: “AccountView is zeer breed toepasbaar, je kunt er alles mee doen. De modulaire opbouw maakt het mogelijk de functionaliteit naar behoefte uit te breiden. Ook de dynamische koppeling met CaseWare is erg goed. En hoewel we onze klanten op dit moment nog geen online boekhouden bieden, speelde die mogelijkheid ook mee bij onze keuze. We gaan dat zeker aanbieden.” Opvallend vond Fennis de logische structuur van AccountView. “Toen ik de software uitprobeerde, wist ik intuïtief hoe ik moest boeken. Alles werkt heel logisch. Bij Exact moet je echt uit je hoofd leren wat je moet doen”, vertelt hij.
Succesvolle try-out
In de loop van 2007 nam Stolp & Fennis Registeraccountants AccountView in gebruik voor de interne administratie. Vanaf begin 2008 werden de cliëntenadministraties overgezet. “Voor deze stapsgewijze aanpak is heel bewust gekozen. We wilden eerst zelf ervaring opdoen met de software en weten hoe alles werkt, zodat onze eigen administratie een 'try-out' zou zijn voor die van onze cliënten”, aldus Fennis. AccountView Expert Center Databas trad op als implementatiepartner. Fennis: “We wilden niet alleen voor de technische inrichting staan. Daar heb je kennis en ervaring voor nodig. We hebben aan Databas aangegeven wat we in de software wilden hebben en dat werkte uiteindelijk als een speer.”
Flexibiliteit én structuur
AccountView past goed bij de manier van werken van Pyxis Accountants, vindt Fennis. Hij legt uit: “Naast een grote betrokkenheid bij onze klanten is flexibiliteit kenmerkend voor ons bedrijf. Wij werken voor heel verschillende organisaties. Met AccountView kunnen we de cliëntenadministraties op maat inrichten. Naar behoefte van een organisatie, groot of klein, voeg je simpelweg functionaliteit toe of laat je die weg.” Tegenover deze flexibiliteit staat echter wel een vaste structuur, waarin het mogelijk is procedures in te bouwen en processen vast te leggen. Fennis: “Dat biedt houvast. Hoewel de sfeer bij ons bedrijf informeel is, vinden we een formele manier van werken belangrijk. Die biedt duidelijkheid aan klanten en medewerkers.”
Makkelijker jaarrekeningen maken
Tegelijk met AccountView schafte Pyxis Accountants ook CaseWare aan, voor het genereren van de jaarrekeningen. Voorheen werd gebruikgemaakt van zelfontwikkelde Word-formulieren, gebaseerd op de controleaanpak van de SRA. “Het maken van de jaarrekeningen was ingewikkeld en gebeurde handmatig, wat een grotere kans op fouten met zich meebrengt. Met AccountView, gekoppeld aan CaseWare voor het organiseren van de workflow en het produceren van de jaarrekeningen, is dit een fluitje van een cent. Je moet er één keer induiken, maar daarna is het een kwestie van op de knop drukken. Daarmee hebben we een grote kwaliteits- en efficiencyverbetering gerealiseerd”, zegt Fennis.
Ordners de deur uit
Ook de interne administratie is met AccountView verbeterd. Fennis: “Heel handig is dat je allerlei documenten kunt koppelen aan de administratie. We zijn momenteel veel aan het digitaliseren, zoals onze inkoopfacturen. Straks kunnen alle ordners de deur uit.” Het proces voor urenregistratie is strakker gestructureerd en gefaseerd. “Onze medewerkers voeren zelf hun uren in. Die worden door een leidinggevende en vervolgens door een vennoot geaccordeerd, waarna de factuur wordt afgedrukt. Er kan niet zomaar door iemand iets veranderd worden”, aldus Fennis.
Snel en diepgaand inzicht
De medewerkers hebben een goed gevoel bij het werken met AccountView. Fennis: “Gegevens invoeren en boeken is minder omslachtig dan vroeger.” Zelf is Fennis heel tevreden over de rapportagemogelijkheden, zowel intern als extern. “Je kunt heel eenvoudig urenoverzichten maken, maar bijvoorbeeld ook de wettelijk vereiste rapporten over de controlewerkzaamheden. Dat laatste was eerst handwerk. Ook is het mogelijk de verschillende informatiebehoeften van klanten goed te dekken. Een A4-tje met de belangrijkste cijfers is zo gemaakt. Terwijl wij kunnen inzoomen op de administratie en details kunnen bekijken.” Pyxis Accountants beschikt daarmee snel en eenvoudig over alle informatie die nodig is om de nieuwe naam waar te maken.
Meer informatie