Adviesdiensten uitbreiden voor franchisecliënten

Centraal Cliëntbeheer    

Werkt u al via het Internet met AccountView? Dan weet u dat met de module Centraal cliëntbeheer administraties op eenvoudige wijze geschikt voor online boekhouden worden gemaakt. Zowel voor uw accountantskantoor als voor uw cliënten. Net als de standaardsoftware van AccountView beschikt u ook met de online-oplossing van AccountView over een complete oplossing voor uw accountancypraktijk.

Hebt u franchiseorganisaties als cliënt? Voor deze speciale groep biedt het werken in een centraal administratiesysteem bij uitstek veel voordelen. Kostenreductie is daar een voorbeeld van, maar zeker zo belangrijk zijn de vergelijkende rapportagemogelijkheid en de intensivering van de onderlinge samenwerking. Met Centraal cliëntbeheer is het werken in één systeem nog makkelijker te realiseren. U als accountant kunt hier een belangrijke rol in spelen.

Met AccountView is het mogelijk een gehele franchiseorganisatie te automatiseren. AccountView kan voorzien in op de franchisewensen toegespitste software voor de uitgebreide administratie op het hoofdkantoor en in een gebruiksvriendelijke financiële administratie voor franchisenemers. Ook integratie met andere bedrijfsprocessen is mogelijk. De tendens is dat de integratie zo ver gaat dat de franchisegever, de franchisenemer en u als accountant in één applicatie werken waarbij elke partij de eigen benodigde functionaliteit kan gebruiken. Zo kunnen franchisenemers online hun boekhouding voeren, kan de franchisegever op ieder moment benchmarkrapportages draaien over de resultaten van zijn franchisenemers en kunt u de gegevens controleren en de maandelijkse boekingen uitvoeren.

De werking in de praktijk

De franchisegever schaft een uitgebreide AccountView-licentie aan waarin de administraties kunnen worden gevoerd, gecontroleerd en gerapporteerd. Hij kan zorgen voor standaardisatie van onder andere rapportage, rekeningschema’s en autocoderingen. De franchisenemer kan online zijn basisadministratie voeren. U werkt in de BackOffice/installatie van de franchisegever waarin u relevante modules en tools tot uw beschikking hebt.

De accountant kan eenvoudig zien welke wijzigingen een franchisenemer gemaakt heeft en deze fiatteren

De franchisenemer – snel en eenvoudig boeken
De franchisenemer voert zijn basisadministratie met de inkoopfacturen, de verkoopfacturen en de bankboekingen. Bij het opstarten van AccountView ziet hij het startscherm met berichten van u of van de franchisegever. Nadat de franchisenemer de eventuele berichten heeft gelezen, kan hij de boekingen gaan invoeren, verkoopfacturen aanmaken en bankmutaties inlezen.

De accountant – controleren en rapporteren
U kunt vervolgens controles op de administratie uitoefenen, aanvullende boekingen maken zoals vaste activa en loonjournaalposten en specifieke rapportages maken. Hiervoor hebt u dan de uitgebreide licentie van de franchisegever beschikbaar. Het benaderen van de administraties van cliënten werkt volledig vanuit het bedrijvenscherm van het Verkoopinformatiesysteem. Door op de betreffende cliënt te gaan staan, kunt u direct in de administratie van de cliënt. U hebt inzicht in de gewijzigde en toegevoegde mutaties. Als u akkoord bent, kunt u deze fiatteren. U kunt ook direct aanvullende boekingen maken van bijvoorbeeld vaste activa of journaalposten. Verder hebt u natuurlijk alle andere controlemogelijkheden zoals in AccountView gebruikelijk is. U kunt taken aan een cliënt overdragen die via het berichtenscherm bij de franchisenemer terecht komen. Ook is het mogelijk dagboeken af te schermen voor de franchisenemer. U hebt hier dus een heel directe, sturende rol die u via het online systeem razendsnel kunt uitvoeren.

De franchisegever – centraal gegevens beheren
De franchisegever kan vanuit de verschillende administraties van de franchisenemers de informatie halen om een benchmark tussen de administraties mogelijk te maken. Hij beheert centraal het rekeningschema zodat vergelijking tussen de organisaties altijd mogelijk is. Op basis van de afspraken met de franchisenemers heeft de franchisegever de rechten om bepaalde informatie op te halen uit de administratie van de franchisenemer. Zo kan hij bijvoorbeeld wel het recht hebben om de grootboeksaldi te exporteren maar niet de rechten om op detailniveau naar de grootboekmutaties te kijken.

De voordelen: écht samenwerken en snel inzicht

De franchisenemer – gebruiksgemak en lage kosten
Franchisenemers zien, net als veel andere ondernemers in het MKB, de boekhouding als een noodzakelijk kwaad. Het moet gebeuren maar wel zo snel en efficiënt mogelijk. En eenvoudig zijn om te doen. De voordelen voor de franchisenemer zijn dan ook:

• Hij voert zelf de eenvoudige administratie
• Mogelijkheid koppelingen met kassasystemen en branchespecifieke applicaties 
• Lage kosten voor online software gebruik – geen aanschaf eigen pakket nodig
• Kan zelf de BTW-aangifte verzorgen of dit ook eenvoudig door zijn accountant laten doen
• Snelle en optimale samenwerking via het online werken met zijn accountant
• Zijn accountant controleert zijn administratie, zodat hij zeker weet dat de informatie die hij ziet ook juist is

De franchisegever  - meer inzicht
De franchisegever wil snel inzicht hebben in de resultaten van zijn franchisenemers om zo de franchisenemers te kunnen aansturen. Daarbij wil hij er wel zeker van zijn dat de informatie ook juist en volledig is. Hij wil zijn franchisenemers ook kunnen ondersteunen, een dienst bieden om zijn franchiseconcept verder te versterken. De voordelen voor een franchisenemer zijn:

• Steeds waardevoller advies van de accountant door zijn groeiende kennis van de organisatie
• Uniformiteit in de boekhouding door gebruik te maken van centrale rekeningschema’s en standaard rapportages
• Kostenbesparing door het centraal beheren van het systeem
• Door uniformiteit sneller rapportage maken en interpreteren
• Op ieder moment zicht hebben op de financiële administratie
• Zelf eigenaar zijn van de software en de rapportage uit de software
• Ondersteuning van de franchisenemer bij het voeren van de boekhouding
• Franchisegever kan ook accountantsdiensten voor de franchisenemer inkopen

De accountant – uitbreiding advies
Voor u als accountant is het belangrijk uw adviesdiensten aan de franchiseorganisatie aan te kunnen bieden. Als u door de franchisegever als de bedrijfsaccountant wordt neergezet, is de kans groot dat iedere nieuwe franchisenemer automatisch ook uw cliënt wordt. Uw voordelen op een rij:

• U kunt uw diensten aanbieden aan de franchisegever en (alle) franchisenemer(s)
• U kunt maandelijks rapportages opleveren over de individuele franchisenemer en de franchisenemers onderling
• U kunt meerdere administraties controleren die op dezelfde manier zijn opgebouwd.
• Een franchiseketen heeft vaak ook naamsbekendheid door de grootte en kan op die manier een goede referent zijn
• Doordat u alle franchisenemers controleert, kent u de franchiseorganisatie zeer goed en kunt u steeds beter adviseren

De accountant geeft de franchisenemer advies om zijn administratie te verbeteren.

Toegevoegde waarde en een kwalitatief beter product

De uniforme omgeving biedt gemak ten aanzien van het opleveren van rapportages. Centraal cliëntbeheer is een uitstekend hulpmiddel om tegemoet te komen aan de steeds strenger wordende regelgeving en eisen ten aanzien van financiële administraties. Continuous auditing is de toekomst: nu al neemt de vraag naar tussentijdse rapportage door bijvoorbeeld banken in snel tempo toe. Door de optimale samenwerking en gegevensuitwisseling via Centraal cliëntbeheer kunt u als accountant snel beschikken over de volledige en correcte administraties van uw cliënten, waardoor rapportages sneller kunnen worden opgeleverd. Via de geïntegreerde administratiemonitor hebt u 24 uur per dag de mogelijkheid om de status van uw cliëntadministraties te controleren. Hierdoor kunt u direct reageren op ontwikkelingen bij uw cliënt en hem proactief ondersteunen en adviseren.

Meer informatie?

Als u meer wilt weten over deze of andere oplossingen dan kunt u contact opnemen met het accountancyteam van AccountView of uw AccountView-partner.