Hoshizaki

Als het maar ijs- en ijskoud blijft!

Het Japanse bedrijf Hoshizaki voorziet verschillende industrieën van ijsmachines, koel- en vriesproducten en sushivitrines. De ijsmachines produceren ijs in allerlei soorten blokjes, schilfers en scherven, wel tot 1.000 kg per dag! In meer dan 60 landen zijn inmiddels ruim een miljoen ijsmachines verkocht.

Hoshizaki is in 1947 opgericht in Japan. In 1992 werd Hoshizaki Europa gevestigd in Amsterdam om vanuit daar de zaken in Europa, Afrika en het Midden-Oosten verder uit te breiden. Tegenwoordig beschikt de gehele groep over zes fabrieken in Japan, twee in de Verenigde Staten, een in het Verenigd Koninkrijk en een in China. De groep bestaat uit 46 aangesloten bedrijven wereldwijd met in totaal 10.000 werknemers.

Na de oprichting van Hoshizaki Europe in Amsterdam zijn er stapsgewijs kantoren bijgekomen in Engeland, Duitsland, België, Frankrijk en Spanje. De vestiging in Amsterdam, waar ruim 20 mensen werkzaam zijn, is opgesplitst in Hoshizaki Nederland, een logistieke tak en de exportafdeling. Het gehele exportgebied beslaat alle Europese landen waar Hoshizaki geen eigen vestiging heeft, het Midden-Oosten en Afrika.

Naar de beurs

In Japan is begin 2006 besloten naar de beurs te gaan. De vestiging in Nederland moest daarom ook echt Europeser worden, te beginnen met het management, zo vertelt de heer Vlot, zelf sinds januari 2007 Director Administration van Hoshizaki Europe. “Ik kreeg te maken met zes landen die allemaal met verschillende bedrijfssoftware werkten. Het hoofdkantoor had eigenlijk geen idee wat er precies gebeurde. De zes landen stuurden allemaal hun rapportages op en eens per jaar ging de accountant langs om te kijken of alles klopte. Het was een drama om de periodieke rapportage voor Japan op die manier te genereren en te consolideren. Bij een beursgenoteerd bedrijf gaat de regelgeving erg omhoog. Er worden meer en andere eisen gesteld aan een beursgenoteerde onderneming. Je hebt dan bijvoorbeeld niet een keer maar vier keer per jaar een accountantscontrole. Op het gebied van toezicht moest er echt een grote verbeteringsslag gemaakt worden. Zo moet het bijvoorbeeld niet mogelijk zijn dat een medewerker een bankrekeningnummer kan veranderen voordat dit geaccordeerd is. Voor een decentrale organisatie als Hoshizaki is dat een hoge eis maar nodig voor het beursfonds. Tijd voor een nieuw pakket dus!”

 

Van links naar rechts:

Ken Miura, Tom Okumura,
Harrie van Uden, Joost Vlot

 

 

 

 

 

 

 

 

Eén systeem voor heel Europa

In 2007 ging Hoshizaki op zoek naar een nieuw systeem. Alle Europese vestigingen moesten hier centraal in kunnen werken, het moest de lokale regelgeving per land kunnen ondersteunen, gekoppeld kunnen worden aan een logistiek AS400-systeem en via een interface kunnen communiceren met de Bank of Tokyo. Er bleven uiteindelijk drie bedrijven op de shortlist staan, Exact, Microsoft en AccountView. Deze organisaties hebben offertes uitgebracht. Exact viel eigenlijk meteen af. Microsoft en Utilize, partner van AccountView, hebben een demonstratie gegeven voor een behoorlijke delegatie van Hoshizaki uit Japan, Engeland en Nederland. Qua functionaliteit werden Microsoft Dynamics en AccountView als gelijkwaardig beoordeeld, op het gebied van beheer en gebruiksgemak won AccountView het echter. “Organisatorisch gezien zijn dat hele belangrijke factoren. Vanwege het decentrale aspect moeten medewerkers eenvoudig zelf aan de slag kunnen. Gezien de omvang van onze organisatie is het niet realistisch een fulltime applicatiebeheerder aan te stellen. Dat zou voor Microsoft Dynamics wel noodzakelijk zijn”, aldus de heer Vlot.

En nu aan de slag!

De Japanse instelling is: als er een beslissing is genomen dan ga je ook meteen aan de slag! Na de keus voor AccountView in april van dit jaar, is Utilize dan ook in mei al gestart met de implementatie in Amsterdam. Vervolgens werd het systeem verder uitgerold naar de overige Europese vestigingen met Engeland als laatste in juli 2008. Amsterdam was met de drie units (Nederland, Export en Logistiek) de grootste kluif. Zo wordt er in Amsterdam bijvoorbeeld met kostenplaatsen gewerkt. In Engeland stuitte Utilize op een corrupte database. Er is met veel inzet getracht dit te herstellen maar het bleek een hopeloze operatie te zijn. Er zat niets anders op dan handmatig te starten met een beginbalans. De implementatie van het financiële pakket is nu zo goed als afgerond. Begin november vond nog een laatste evaluatieronde plaats. De heer Vlot is te spreken over Utilize. “Het is een leuk en jong bedrijf met enthousiaste mensen, die zelf echt goed thuis zijn in het pakket. Hun internationale ervaring kwam voor onze organisatie natuurlijk ook goed van pas.”

Meer inzicht en toezicht

De voordelen van het gebruik van AccountView zijn al duidelijk. Er wordt nu met één in plaats van talloze financiële pakketten gewerkt. Dit zorgt voor een aanzienlijke tijds- en kostenbesparing. Zeer belangrijk voor het hoofdkantoor was meer toezicht op de vestigingen. Door het werken in één systeem wordt de informatie makkelijker ontsloten. Gegevens hoeven maar een keer te worden ingevoerd en niet in verschillende systemen. Er is daardoor minder kans op fouten. Er is een centraal rapportagemodel waarmee alle landen snel en op dezelfde manier hun cijfers kunnen rapporteren. De tijd die het nu kost om de rapportage te genereren is aanzienlijk verkort en er is meer inzicht in de financiële administratie van de verschillende vestigingen. Dit is ook een eis van de accountants, als beursgenoteerde onderneming moet je de kwaliteit van de rapportage waarborgen.

Gebruiksgemak

De reacties van gebruikers zijn over het algemeen positief. De medewerkers hebben een basistraining van twee dagen gevolgd en gaan binnenkort nog een training op maat volgen. Daar kunnen dan de meer specifieke vragen behandeld worden.

Koppeling AS400 en Interface Bank of Tokyo

De samenwerking tussen Utilize en Hoshizaki duurt nog voort. De volgende stap is het realiseren van een koppeling met het AS400 verkoopsysteem voor het importeren van verkoopfacturen. Ook moet er een interface komen met de Bank of Tokyo waarbij gebruik wordt gemaakt van een automatisch te genereren betaalbestand uit AccountView dat kan worden ingelezen door de Bank of Tokyo. Deze koppelingen besparen beide een dag werk per maand per vestiging. Ten aanzien van de koppeling met de AS400 moet nog een aantal aanpassingen worden gemaakt door de IT-afdeling in Japan.

Oost ontmoet West

Omdat er in Japan nauwelijks Engels wordt gesproken, fungeren de Japanse collega’s in Amsterdam als schakel in de communicatie. Zij worden veelal voor vijf jaar uitgezonden. Natuurlijk zijn er grote cultuurverschillen tussen Japanners en Nederlanders. Tegenover het soms wel erg directe gedrag van Nederlanders staat de ingetogenheid van de Japanners. De integratie verloopt echter voorspoedig. Er wordt in Japan dan ook met man en macht gewerkt aan de voorbereiding van de interface met AccountView. Doel is dat dit voor het einde van het jaar wordt gerealiseerd.

Verschenen in AccountView Journaal 1 - 2009