Nederlands Uitgeversverbond

Vele organisaties onder een dak!

Het Nederlands Uitgeversverbond (NUV) is de brancheorganisatie en werkgevers-vereniging van de uitgevers in Nederland. Het verbond behartigt de collectieve belangen van alle aangesloten uitgevers en vertegenwoordigt meer dan 90% van de Nederlandse uitgeverijbranche.

Het NUV is onderverdeeld in vijf groepen: Groep Algemene Uitgevers (GAU), Groep Educatieve Uitgeverijen (GEU), Groep Nederlandse Dagbladpers (NDP), Groep Publiekstijdschriften (GPT) en de Groep Uitgevers voor Vak en Wetenschap (UVW).  Het NUV verzorgt diverse activiteiten voor zijn leden. Die variëren van lobbyen bij partijen als de centrale overheid en maatschappelijke organisaties tot het onderhandelen over cao’s. Verder verzorgt het NUV diensten zoals voorlichting, advies en marktonderzoek Er worden tal van bijeenkomsten, activiteiten en discussies georganiseerd. Hiermee wordt de herkenbaarheid van de gemeenschappelijke identiteit van de leden vergroot.

Unieke samenwerking

Hans Stokebrand, hoofd financiën: “het is uniek in Europa dat al deze groepen als één organisatie functioneren. Het NUV is opgericht in 1996 vanuit drie afzonderlijke organisaties. Er waren altijd al veel onderlinge contacten en veel bedrijven hadden met alle drie de organisaties te maken. Het samenvoegen van de activiteiten zou tot besparingen moeten leiden, wat inmiddels ook meer dan bewezen is.”
Naast de vijf uitgeversgroepen is er nog een aantal stichtingen dat (mede) opgericht is door het uitgeversverbond, zoals Krant in de Klas, gericht op media-educatie in het onderwijs en Cebuco, de marketingorganisatie van de dagbladen. De afdeling administratie van het NUV fungeert ook als administratiekantoor voor aanverwante organisaties zoals de Raad voor Journalistiek, de Stichting NOM en ROTA. Ook de administratie van een aantal sociale fondsen wordt hier gevoerd.

Hans Stokebrand en Cecilia van Dalen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tekortkomingen Exact

De drie verenigingen hadden bij de oprichting van de organisatie allemaal verschillende boekhoudpakketten. Er is toen overgegaan naar één pakket: xact voor Windows. In 2007 bleek dat Exact voor Windows niet verder ontwikkeld werd. “Wij zouden daarom over moeten stappen op Exact Globe”, vertelt Cecilia van Dalen, adjunct hoofd financiën. Dat zou een dusdanige verandering betekenen dat het logisch was ook te kijken naar software van andere leveranciers.  Daar kwam nog bij dat we niet helemaal gelukkig waren met een aantal aspecten van Exact, zoals de jaarovergang. In Exact was het niet mogelijk tegelijkertijd in twee boekjaren te boeken. Als je alle gegevens nog op de juiste manier mee wilde nemen moest je heel lang je administratie kunstmatig in het nieuwe boekjaar laten doorlopen."

Uitgebreide financiële applicatie

“Omdat we met vier mensen werken voor een groot aantal organisaties met een behoorlijk aantal medewerkers, gebruiken we heel veel facetten van business software. Voor elke partij wordt een aparte administratie gevoerd en worden andere rapportages gegenereerd. We hebben te maken met kostenplaatsen en het importeren van journaalposten. Het pakket moest gekoppeld kunnen worden aan andere software zoals het salarissysteem en CRM. Daarnaast wilden we kijken naar het automatiseren van fiatteren van inkoopfacturen. We verwerken vele inkoopfacturen per maand en er zijn meerdere fiatteurs. We stelden dus heel wat eisen aan een nieuw systeem!”

Voorkeur gebruiksgemak AccountView

We hebben een aantal pakketten bekeken en vervolgens offertes aangevraagd bij Exact, Afas, AccountView en Microsoft. Microsoft viel snel af, we hadden helemaal niet het idee dat onze eisen werden begrepen en daardoor ook niet het vertrouwen dat het pakket Microsoft Dynamics NAV zou voldoen. Afas leek ook minder geschikt. Uiteindelijk ging het tussen Exact en AccountView. Hoewel de pakketten allebei acceptabel waren zagen wij toch meer voordelen in AccountView. De mensen op de afdeling hebben met de demo gewerkt en zij vonden het pakket meteen heel gebruiksvriendelijk. Wat voor ons een belangrijk pluspunt was ten opzichte van het oude systeem is de mogelijkheid in AccountView om in twee jaren tegelijk te kunnen werken en zélf het moment van de jaarovergang te bepalen. Wat ons ook aansprak is het modulaire systeem, je koopt dus alleen wat je nodig hebt.

Gefaseerd implementatietraject

In het najaar van 2007 is Databas, AccountView Expert Center, gestart met de implementatie. Hans Stokebrand, Hoofd Financiële Adminstratie: “de samenwerking met Databas verliep prima. De conversie van Exact naar AccountView is probleemloos verlopen en zelfs de hele historie vanaf de start van het NUV zit nu in AccountView. Wat voor ons heel prettig was, is dat we zelf het moment van overstappen konden bepalen. We hebben er voor gekozen de overstap in de zomer te maken, dat is qua werkdruk de meest gunstige periode.” We hebben een interne training gekregen van Databas. Ze hebben ons stap voor stap in de materie ingevoerd. Voor wat betreft de basisfuncties zijn we al goed thuis in AccountView, we kunnen alle handelingen verrichten. We ontdekken nog iedere dag handige functies! Qua rapportage benutten we de voordelen nog niet volledig. We weten dat we er nog meer uit zouden kunnen halen maar nog niet precies hoe we dat moeten doen. We hangen ook nog te veel aan onze oude rapportage. Dat is iets waar we ons zeker nog in gaan verdiepen, wellicht door het volgen van extra trainingen.”

Automatiseren inkoopfacturenproces

Als aanvullend onderdeel op AccountView hadden wij een voorportaal voor inkomende facturen nodig. Voor alle organisaties komen inkoopfacturen binnen. Die worden nu met een briefje erop naar de budgetverantwoordelijken gestuurd. We willen de facturen in dat stadium nog niet in de financiële administratie hebben. Databas had hiervoor de oplossing in de vorm van een Wachtbestand Inkomende Facturen. Deze functionaliteit is gekoppeld aan AccountView. Een volgende stap is het volledig digitaliseren van de facturenstroom en het fiatteringproces. In plaats van een factuur met een briefje erop krijgen budgetverantwoordelijken dan via de module Business Alerter per mail bericht dat er facturen klaar staan om gefiatteerd te worden. Dat verhoogt de transparantie en de beheersbaarheid van het proces enorm.

De voordelen op een rij

Na ruim een jaar werken met AccountView kunnen we als voornaamste voordelen aangeven: de gebruiksvriendelijkheid, de correctiemogelijkheden, de flexibiliteit en de koppelingsmogelijkheden. De jaarovergang is veel efficiënter. De gebruikers zijn enthousiast over de slimme functies van het pakket zoals het snelle doorzoomen naar onderliggende niveaus en de filterfunctie. De correctiemogelijkheden in AccountView zijn heel handig. Oorspronkelijke boekingen kun je in het systeem corrigeren met als voordeel dat je de correcties niet in de rapportages terugziet. In Exact kon je geen boekjaren afsluiten, en een keer gebruikt kon je een bepaald stamgegeven niet meer verwijderen. In AccountView kan dit wel omdat elk boekjaar als aparte administratie wordt gezien. Zo kun je verouderde gegevens eruit filteren terwijl je historie wordt bewaard.

Verdere uitbreidingen

Op wat laatste aanpassingen na is de implementatie zo goed als rond. We zijn nog bezig met het koppelen van onze ledenadministratie aan AccountView. Veel debiteuren zijn namelijk ledenbedrijven. Aanpassingen gebeuren nu handmatig, door diverse mensen, op allerlei plekken. Het is efficiënter als het centraal beheerd wordt.

Verschenen in Accountview Journaal 1 - 2009