Risico beperken en winst vergroten

Voor organisaties die volledig projectgestuurd zijn, zoals architecten en ingenieursbureaus, zakelijke dienstverleners, stichtingen en consultancyorganisaties, wordt de financiële controle op projecten (project control) steeds belangrijker. Deze cliëntengroep heeft een toenemende behoefte aan inzicht in de voortgang en de waarde van de projecten, en de risico’s die ze hierover lopen. Uw expertise als accountant kan hierbij een hierbij een belangrijke rol spelen.

In dit artikel gaan wij in op hoe u nog beter kunt adviseren als uw klanten gebruikmaken van de projecten en urenfunctionaliteit van AccountView. Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw klanten het risico beperken en de winstgevendheid van de projecten en de onderneming vergroten? Hoe kan AccountView u daarbij zo efficiënt mogelijk helpen?

Risico’s inschatten en beperken

De wetgeving is ingrijpend veranderd. Fiscaal moet het onderhanden werk worden gewaardeerd volgens de “percentage of completion”-methode. Met andere woorden: de winst op het project moet worden genomen al naar gelang het project gereed komt. Het wordt dan ook belangrijker om de hoogte van de voorziening voor onderhanden werk goed te bepalen.
Het risico op de debiteurenpositie van uw klant schat u in door een ouderdomsanalyse, maar hoe doet u dat voor de balanspositie van het onderhanden werk van uw klant? Hoe bepaalt u de juiste voorziening? Hoe kunt u uw klant adviseren dit risico tijdig in te schatten en hierop in te spelen?  AccountView heeft vele mogelijkheden in de administratie voor projecten en uren om risico’s te signaleren. Hieronder twee voorbeelden van hoe het  bepalen van het onderhanden werk, en de voorziening daarop, u ook kan helpen om uw cliënt te adviseren risico’s in te perken.

Risico op budgetoverschrijding beperken

Ingenieurs, architecten en zakelijke dienstverleners werken met hun klanten vaak met vooraf afgesproken bedragen. Stichtingen hebben een bepaald bedrag aan subsidie waarmee zij een project moeten draaien. AccountView geeft u niet alleen de mogelijkheid om het budget te vergelijken met de werkelijke kosten, maar ook het gerealiseerde budget met de werkelijke kosten. Dit houdt in dat als u voor een project een budget hebt van € 10.000 en u halverwege het project bent de totale kosten van € 8.000 nog niet duiden op een budgetoverschrijding. Als u echter bedenkt dat uw cliënt pas halverwege het project is, zou zijn budget ook maar voor 50% mogen zijn opgebruikt. Het gerealiseerde budget bedraagt dus € 5.000 en dat betekent dat uw cliënt zijn budget nu al met € 3.000 overschrijdt. Hieronder een weergave in AccountView waar u dit zowel op projectniveau als op projectkaartniveau snel met elkaar kunt vergelijken.

In het bovenste scherm ziet u de afwijking in het budget op projectniveau. In het onderste scherm ziet in welke fase de afwijking tot stand is gekomen.

Deze informatie helpt u de hoogte van de voorziening voor het onderhanden werk te bepalen. U kunt deze informatie ook meenemen in uw periodieke gesprekken met uw klant als advies om de voortgang van de projecten beter te bewaken en daarmee de winstgevendheid van de projecten te vergroten.

Risico op ‘te factureren’ beperken

Consultancyorganisaties werken vaak op basis van ‘uurtje factuurtje’. Budgetbewaking speelt daar aanzienlijk minder. Als alle gemaakte uren maar wel worden gefactureerd en betaald. Hoe weet u welke uren risicovoller zijn om niet meer gefactureerd te worden dan andere uren? Hoe langer het geleden is dat de uren zijn gemaakt, hoe groter het risico is dat ze ook niet meer kunnen worden gefactureerd of betaald. De projectleiders bekijken het ‘te factureren’ saldo per project. U kijkt ernaar vanuit de verschillende periodes. In AccountView hebt u zo’n overzicht met een druk op de knop. Zo maakt u een goede inschatting van de ‘te factureren’ positie op de balans en kunt u met uw klant om tafel om deze beter in de hand te houden. Onderstaand voorbeeld geeft het risico duidelijk aan.

Hoe reëel is het dat uren gemaakt in januari 2008 nu in januari 2009 nog kunnen worden gefactureerd en door de klant nog worden betaald?

Advies om winstgevendheid te vergroten

Organisaties sturen projectleiders op de behaalde resultaten. Hoe voeren zij de projecten? Hoe vaak overschrijden zij de projectbudgetten? En hoeveel uren moeten op hun projecten worden afgeboekt? Dit is voor organisaties een logische manier van sturen. Maar er is meer. Organisaties hebben vaak verschillende typen projecten. Zijn bepaalde typen projecten winstgevender dan andere projecten? En is die debiteur met dat grote aantal projecten nu wel echt winstgevend of verhoogt het alleen het aantal projecten dat een organisatie draait? In onderstaande voorbeelden wordt verduidelijkt hoe de informatie uit AccountView en uw expertise om deze informatie te interpreteren de toegevoegde waarde vormt voor uw adviesdiensten ten aanzien van dergelijke vragen.

Winstgevendheid vergroten door typen projecten met elkaar te vergelijken

In AccountView kunt u projecten onderverdelen naar verschillende projecttypes. Uw cliënt is   wellicht gewend om resultaten per project te bekijken, maar u kunt ook informatie over projecten heen bekijken. Zo bekijkt u bijvoorbeeld de resultaten per soort project. Zo kunt u uw cliënt adviseren zich vooral te richten op de meest winstgevende projecttypes en de minder winstgevende af te bouwen.

Winstgevendheid vergroten door debiteuren met elkaar te vergelijken

U kunt zo’n overzicht ook per debiteur maken. Zo ziet u bijvoorbeeld dat een bepaalde debiteur wel veel projecten binnen brengt, maar dat dit onderaan de streep alleen maar verliezen oplevert. Is het dan nog wel zinvol om met deze klant voor nieuwe projecten in zee te gaan? Deze informatie kunt u met uw cliënt bespreken en u kunt hem hierin adviseren.
U kunt ook combinaties van invalshoeken gebruiken. Zo kunt u bijvoorbeeld per projecttype per projectleider kijken of per debiteur per projecttype. Zo kunt u nog verder analyseren waar mogelijkheden liggen om de resultaten voor uw cliënt te vergroten.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over de toegevoegde waarde van Projecten- en Urensoftware voor u en voor uw klanten? Neem dan contact op met het Accountancyteam: accountancy@accountview.com.