Pajuk Optiek BV

Vooruitstrevend op automatiseringsgebied

Het wordt steeds zeldzamer maar ze bestaan nog: echte familiebedrijven. De firma Pajuk werd in 1921 opgericht. Vandaag de dag staat de vierde generatie aan het roer. Hoewel traditioneel is Pajuk tegelijkertijd een zeer modern bedrijf dat al decennia lang op kop loopt op het gebied van automatisering. Met AccountView wordt deze trend voortgezet.

“Toen mijn overgrootvader met Pajuk begon was het een glasslijperij”, vertelt directeur Pieter Jukkema. “We maakten lenzen voor brillen. De zaken gingen prima tot begin jaren zestig. De techniek op het gebied van glasslijpen nam toen een dusdanige vlucht dat grote investeringen nodig waren om bij te blijven. We hebben er toen voor gekozen om in plaats van glazen, monturen te gaan verkopen. De overstap van lenzen naar monturen was een goede beslissing: vandaag de dag leveren wij monturen aan bijna elke optiek in Nederland en zijn we ook actief op de Duitse en Deense markt. We hebben sinds 25 jaar een eigen merk, Sir John Eyewear, de collectie Easy Eyewear en in het duurdere segment twee Zweedse designlijnen, KunoQvist en Staffan Preutz Design.”

In 1978 gestart met automatiseren processen

“Gemiddeld hebben we zo’n 250.000 monturen op voorraad. De productie hiervan vindt grotendeels plaats in Azië. Met 13 man regelen we het hele proces van inkoop-, voorraad- en levering aan de klant. Wij zagen er al snel het nut van in om zoveel mogelijk van deze processen te automatiseren. Als een van de eerste groothandels zijn we hiermee in 1978 gestart. We werkten toen met een Dos-pakket. Er stond dag en nacht een gigantisch apparaat te loeien, dat kun je je nu al bijna niet meer voorstellen. De aanschaf was destijds een enorme investering, alleen het apparaat al kostte een ton. Het pakket was helemaal op maat voor ons gemaakt en werd stukje bij beetje uitgebreid.

Directeur Pieter Jukkema

Zodra dat mogelijk was hebben wij onze vertegenwoordigers uitgerust met laptops waarmee ze door in te bellen orders konden doorgeven. Klanten kregen ter plekke een bestelbon. Voor die tijd heel voorlijk. In 1996 zijn we gestart met het leveren van de catalogus op cd-rom. Klanten konden zo eenvoudig foto’s van de producten bekijken. Ook daarmee waren we een van de eersten. De volgende stap was alles online te doen. Zo werd in 1998 onze eerste webshop gelanceerd.”We waren helemaal vergroeid met ons systeem. Ik geef toe dat het dan best moeilijk is dat los te laten. Op een bepaald moment was de techniek echter achterhaald en moesten we op zoek naar een modernere oplossing.”

AccountView beste match

“We hebben een flink aantal pakketten vergeleken, onder andere van Navision en Afas. Exact hebben we buiten beschouwing gelaten omdat we daar wat negatieve berichten van collega’s over gehoord hadden. Afas had nog geen serieuze groothandelsoplossing en viel daarom af. Het pakket van Navision zag er weliswaar mooi uit maar was niet geschikt voor onze organisatie. We zouden dan te veel moeten betalen voor functies die we niet nodig hebben. AccountView kwam er als beste uit, zowel qua functionaliteit als prijs-prestatieverhouding.

Na een uitgebreid implementatietraject zijn we in 2007 live gegaan. De dataconversie vanuit Dos verliep prima. Voor ons was de overgang naar een nieuw systeem na al die jaren wel een ware cultuurshock! Desondanks konden we snel aan de slag met AccountView. Het pakket is makkelijk om mee werken. De structuur van de software is logisch en je vindt snel je weg. ASC heeft trainingen voor ons verzorgd bestaande uit een algemeen deel en specifieke onderdelen voor de vertegenwoordigers, magazijnmedewerkers en de administratie. Want iedereen doet natuurlijk weer zijn eigen dingen met AccountView! Omdat we bewust hebben gekozen voor standaard software hebben we ook zoveel mogelijk onze methodiek aangepast aan de software. Voor een aantal hele specifieke situaties en wensen van onze kant bood ASC ook een oplossing. Dat is ook het mooie van AccountView, het is een open systeem dat heel makkelijk te koppelen is. Voldoende flexibiliteit dus!”

Tijdsbesparing door geïntegreerd financieel en logistiek systeem

“We hebben nu een geïntegreerd financieel en logistiek systeem. Alle informatie zit erin en hoeft maar een keer ingevoerd te worden. Orders komen binnen via xml en worden automatisch in AccountView ingelezen in het factureringssysteem. Dat werkt perfect, het scheelt enorm veel tijd en invoerfouten worden niet meer gemaakt.”

De zevende vertegenwoordiger: de webshop

“In 1998 zijn we gestart met onze eerste webshop. Er zaten allerlei foefjes in zoals het online passen van brillen. Dat was echt vooruitstrevend voor die tijd. Misschien wel té want nog niet iedere opticien had internet of het was heel traag. Eigenlijk sleuren wij onze klanten gewoon mee de modernisering in, alleen met de intentie het ze makkelijker te maken! Drie, vier jaar geleden nam online bestellen echt een vlucht en per jaar groeit het volume.
We zijn nu tien jaar bezig met internet en toe aan onze derde webshop. We bieden onze klanten veel service en bestelgemak. Het werkt eenvoudig en snel, de klant ziet direct of het product op voorraad is, kan zijn orderhistorie inzien, een favorietenpagina aanleggen enzovoort. Onze webshop is ontzettend belangrijk voor de verkoop. We hebben zes man in de buitendienst en Internet noemen we wel onze zevende vertegenwoordiger. Voor de huidige webshop wordt AccountView al gebruikt voor de backoffice via de AccountView server. Ook de webapplicatie voor de buitendienst draait op dezelfde database. De orders komen via xml bij ons binnen en alle gegevens zijn meteen up to date, de bestelling is klaar om te pakken en gefactureerd te worden. Er is geen extra handmatige invoer meer nodig. De export naar de site gaat nog wel handmatig. Voor onze nieuwe weboplossing is volledige integratie de bedoeling. Daar zijn we nu over in gesprek met ASC. Wij verwachten dat volledige integratie ons nog meer tijdwinst en onze klanten nog meer bestelgemak zal opleveren. Ik wil naar een real-time systeem toe waarbij de voorraadstand helemaal actueel is. Het is perfect als de voorraad en de administratie op elk moment actuele data bevatten.“

Koppositie behouden

Een selectie uit het assortiment van Pajuk

Je kunt eigenlijk alles doen met AccountView. Het is een gebruiksvriendelijk, open systeem. De rapportages zijn ook heel belangrijk voor ons. Met een druk op de knop heb ik de informatie die ik nodig heb. Als manager kun je daardoor bijvoorbeeld heel strak sturen op je verkoop. Je hebt snel inzicht in je verkoopgegevens en kunt de informatie zover uitsplitsen en ontrafelen als je wilt. Dan zie je ook eerder waar de eventuele knelpunten zitten of waar het juist heel goed gaat. Verder is het voor ons heel belangrijk het bestelproces voor onze klanten zo gemakkelijk mogelijk te maken. Daar bieden we ook de tools voor. Vooral met onze webshop onderscheiden we ons van onze concurrenten. Mede omdat de software van AccountView ook voortdurend wordt verbeterd en uitgebreid denken we deze koploperspositie te kunnen handhaven en eventueel verder uit te bouwen.