Rozis
Connecting Business
Rozis is gespecialiseerd in elektronische business to business communicatie en levert software voor de geautomatiseerde uitwisseling van elektronische handelsberichten tussen bedrijven, zoals orders, pakbonnen en facturen. Rozis en AccountView werken sinds eind 2008 samen bij het realiseren van een geïntegreerde EDI-oplossing voor gebruikers van AccountView Business Software.
Rozis is 15 jaar geleden ontstaan vanuit de oude Raet-organisatie. Met een team van tien mensen levert Rozis producten en diensten op het gebied van EDI, XML en Internet. De kernactiviteiten zijn softwareontwikkeling, consultancy en service. Bij het Rozis Facilitair Centrum (RFC) kunnen klanten hun elektronische berichtenverkeer onderbrengen.
Wat is nu eigenlijk EDI?
Hans Verheijen, commercieel manager: “EDI staat voor Electronic Data Interchange, de elektronische uitwisseling van gegevens. Met EDI wordt het mogelijk de afhandeling van berichten elektronisch te laten verlopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan orders, facturen, pakbonnen enzovoort. Een probleem bij de informatie-uitwisseling is dat organisaties natuurlijk niet allemaal met dezelfde systemen werken. En verschillende systemen kunnen niet zonder meer met elkaar communiceren. Er is daarom vanuit de Verenigde Naties een werkgroep opgericht die een standaard heeft bedacht waarmee communicatie tussen verschillende applicaties wel mogelijk wordt. Een soort Esperanto, maar dan voor data-uitwisseling. Deze standaard wordt EDIFACT genoemd. Er zijn zogenaamde standaardisatieclubs die per land en per branche bepalen welke informatie gecommuniceerd moet kunnen worden. Deze standaardinformatie noemen we berichtensets. Voorbeelden daarvan zijn: ‘ik stuur u een elektronische order’ en ‘ik ontvang een pakbon van u’. Een EDIFACT-bericht bestaat niet uit tekst maar uit nummers. Het is vergelijkbaar met barcodes waarbij ieder nummer te herleiden is tot een bepaald gegeven.”
EDI software
EDI-berichten worden elektronisch van de ene naar de andere partij gestuurd. Daar is speciale software voor nodig. Deze EDI-software zorgt voor de automatische im- en export van berichten, voor de vertaling van in- en uitgaande berichten naar EDIFACT en voor het verzenden en ontvangen van de berichten. Het gaat dus om vertaal- en communicatiesoftware die bedrijfsapplicaties verbindt door middel van een digitaal postbussensysteem. De software haalt EDI-berichten op uit de postbus en vertaalt deze naar een voor de bedrijfsapplicatie leesbaar formaat. Het is een schakel tussen de bedrijfsapplicatie en de buitenwereld. Voor de vertaling, communicatie en beheer heeft Rozis het product Ediswitch, EDI-management software, ontwikkeld. De koppeling met AccountView voor de im- en export van gegevens wordt per klant op maat gemaakt.
Het verzenden en ontvangen van berichten gaat volautomatisch. De voordelen van het gebruik van EDI zijn:
- Gegevens zijn machinaal verwerkbaar en worden direct in de eigen software ingelezen
- Gegevens zijn sneller beschikbaar
- Verwerkings- en transmissiekosten worden gereduceerd
- Forse tijdsbesparing
- Handmatige invoer is niet meer nodig
- Invoerfouten worden niet meer gemaakt
- Zelf het tijdstip van uitlezen postbus bepalen
Verheijen: “Als een order via EDI verwerkt wordt dienen alle gegevens aan beide kanten precies overeen te komen. Omdat de gegevens direct in het systeem ingelezen worden, zal dat systeem bijvoorbeeld alleen akkoord geven voor betaling als het factuurbedrag tot op de cent overeenkomt met wat eerder is ingevoerd. En ook de aantallen van de levering moeten precies kloppen. Zodra dat niet zo is zal er een foutmelding ontstaan waarna menselijk ingrijpen alsnog nodig is. Dat is natuurlijk onwenselijk omdat daar tijd en geld mee gemoeid is. In de handel is ketenintegratie een belangrijke factor. Alle schakels in de keten dienen op elkaar afgestemd te zijn om tot een goed resultaat te komen. Dit wordt eenvoudiger door systemen automatisch zoveel mogelijk werk te laten doen. De kans op fouten verkleint en er wordt meer efficiëntie bereikt.”
Driehoeksrelatie biedt AccountView-klanten toegevoegde waarde
Rozis heeft de kennis over de standaardafspraken per land en per branche. Het biedt dan ook veel voordeel Rozis vanaf de start bij implementaties van geïntegreerde financiële- en handelssystemen van AccountView te betrekken. Rozis adviseert ten aanzien van wat ‘EDIFACT-technisch’ gevraagd wordt en verplicht is. Hiermee wordt dan meteen rekening gehouden bij de inrichting van het pakket, wat tijd en kostenbesparend is.
Het Team van Rozis
De kracht van de samenwerking tussen AccountView en Rozis ligt op het koppelvlak van ERP-systemen en de EDI-wereld. Rozis kan AccountView ontsluiten zodat EDI mogelijk wordt. Een derde partij die hierbij is betrokken is BrancheView. Deze partner van AccountView heeft naast branchespecifieke modules op AccountView een EDI-connector ontwikkeld om im- en export met AccountView mogelijk te maken. Rozis vertelt Brancheview welke informatie nodig is en sluit de EDI-software aan op de EDI-connector. De expertise van AccountView, Rozis en Brancheview wordt gebundeld waardoor de bedrijfsprocessen van de klant op efficiënte wijze geoptimaliseerd worden.
Raadpleeg Rozis over de standaard!
Verheijen: “Rozis is GS1-gecertificeerd. GS1 staat voor Global Standardisation 1. Dat is hetzelfde instituut dat de barcodes uitgeeft. GS1 Nederland heeft als doel bedrijven beter te laten samenwerken in de keten. Door op niet-competitieve bedrijfsactiviteiten samen te werken kunnen bedrijven hun onderscheidend vermogen vergroten en hun totale kosten verlagen. Standaardisatie van processen is daar een belangrijk onderdeel van. Als je in de (internationale) handel mee wilt blijven doen is het noodzakelijk de standaardisering te volgen. Hema heeft bijvoorbeeld jaren geleden een eigen barcodesysteem ontwikkeld. Dat sluit niet aan bij de huidige barcodestandaarden. Dat is heel onhandig want dan moet je allerlei vertaalslagen maken. Het credo luidt dan ook: raadpleeg Rozis over de standaard!”
Het datacenter van Rozis (RFC – Rozis Facilitair Centrum) heeft allerlei verbindingen met andere datacenters of rechtstreeks met bijvoorbeeld grote retailers als Albert Heijn en Makro en internationale datacenters. Alle berichten worden in dit datacenter uitgewisseld via digitale postbussen. Natuurlijk moet de berichtenuitwisseling 24 uur per dag door kunnen gaan. Zo kunnen partijen altijd bellen naar de supportdesk als ze om welke reden dan ook geen bericht hebben ontvangen en Rozis heeft speciale uitwijkvoorzieningen om er bij calamiteiten voor te zorgen dat het berichtenverkeer toch doorgaat.
Verschenen in AccountView Journaal 3 - 2009