Vonk BV

Hart voor de handel

Groothandel Vonk BV was zeer kritisch bij de keuze van zijn nieuwe bedrijfssoftware. De onderneming zocht een flexibele oplossing die bovendien eenvoudig in gebruik was. AccountView nam alle twijfel weg en vormt nu het hart van het bedrijf. Inkoop, voorraadbeheer, verkoop, financiën: alles gaat sneller en efficiënter. Bovendien heeft Vonk BV iedere dag actueel inzicht in de resultaten.

Vonk BV uit Ridderkerk is als relatief kleine organisatie een zeer gespecialiseerde importeur en groothandel in professionele, industriële lantaarns en water- en stofdichte kunststofkoffers. De lantaarns kennen gebruikers binnen defensie, politie, brandweer en de (petrochemische) industrie; de koffers zijn zeer robuust verpakkingsmateriaal voor onder meer gereedschap, meetinstrumenten, computerapparatuur en foto- en videocamera’s. Vonk levert circa duizend verschillende artikelen, voornamelijk van het Amerikaanse merk Peli™, aan zo’n dertienhonderd klanten in de Benelux.

Inrichting naar eigen wensen

Zo’n twee jaar geleden maakte Vonk BV een groeispurt: in korte tijd werd de organisatie ruim twee keer zo groot. Directeur Ernst Vonk realiseerde zich toen dat er nieuwe bedrijfssoftware nodig was, die de activiteiten beter zou kunnen ondersteunen. Vonk: “We gebruikten Multivers van Unit4 voor de inkoop, verkoop, het voorraadbeheer en de financiële administratie. Maar daarmee konden we bijna niets zelf regelen. Aan de schermindeling viel niet te tornen, er moest eindeloos door tabbladen worden geklikt om informatie te vinden. En

Directeur Ernst Vonk

werd er een foutje gemaakt bij de orderinvoer, dan was dat bijna niet te verbeteren.” Ook het opvragen van informatie, zoals de voorraadstatus, verkoophistorie of gerealiseerde omzet, was een hele klus. Vonk: “Je wilt toch wekelijks je omzet weten of welke klanten hoeveel gedaan hebben. Het kostte telkens een paar uur om die informatie uit het systeem te krijgen.”

Gebruiksgemak AccountView overtuigde

Vonk BV ging op zoek naar een financieel aantrekkelijke oplossing die aan de eisen voor flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid voldeed. Belangrijk uitgangspunt was dat iedere nieuwe medewerker binnen no time met de software moest kunnen werken. Na overweging van verschillende oplossingen kwam Vonk via zijn accountant in contact met AccountView-partner Consolit. Vonk, wantrouwig door de ervaringen met het bestaande systeem, wilde AccountView eerst zelf uitproberen. Een middag achter de computer bij Consolit werkte overtuigend. Zonder veel instructies vond Anja Blonk, verantwoordelijk voor de administratie van Vonk BV, de weg in AccountView. Sterk argument bleek ook dat alle gewenste functionaliteit standaard door de software werd geboden, zodat maatwerk niet nodig was. 

Functies per gebruiker in te stellen en af te schermen

Na een vlotte implementatie, die minimale ondersteuning door Consolit vergde, werkt Vonk BV nu ruim een jaar naar grote tevredenheid met AccountView. De software heeft zich ontwikkeld tot het kloppend hart van het bedrijf. Alle medewerkers werken ermee, van de inkoop en verkoop tot de logistiek en administratie. Voor iedere persoon is de software passend ingesteld, zodat deze altijd snel en eenvoudig de benodigde informatie in beeld heeft of gegevens kan invoeren voor het maken van inkooporders, verkooporders, pakbonnen of facturen. Blonk: “Doordat je per medewerker schermen en kolommen kunt indelen, is AccountView voor iedereen overzichtelijk en dus gemakkelijk om mee om te gaan.”

Blind vertrouwen in juistheid gegevens

De vereenvoudigde invoer heeft de informatiekwaliteit sterk verbeterd, ervaart Blonk. “Toen we AccountView implementeerden, moesten we alle gegevens zoals relaties, debiteuren en artikelnummers opnieuw invoeren vanwege de vele fouten in het oude systeem. Nu vertrouwen we blind op onze informatie, bijvoorbeeld voor voorraadbeheer. We maken in AccountView een inkooporder aan en verwerken bij de goederenontvangst de pakbongegevens zodat de voorraad is bijgeschreven. Als een klant belt, hoeven we niet meer in het magazijn te controleren of een artikel er wel is. In de computer staat de waarheid.” De software biedt ook eenvoudig inzicht in backorders. Daardoor ziet Vonk BV sneller welke artikelen het moet bijbestellen. Een eventuele backorder staat automatisch op de orderbevestiging. Blonk: “Handig is ook dat het ondernummer bij deelleveringen niet verandert. Vroeger moesten we voor elke deellevering een nieuw nummer aanmaken.”

Meer zicht op relaties

Belangrijk voor Vonk BV is dat het bedrijf met AccountView meer zicht heeft op zijn relaties en deze beter kan beheren. Het is mogelijk om allerlei informatie over relaties op te slaan en ze gericht te benaderen. Verkoopmedewerkster Saskia Hoogkamer: “We hebben onze relaties ingedeeld in klassen en subgroepen, zodat we in staat zijn nieuwsbrieven naar bepaalde doelgroepen te sturen of ze uit te nodigen voor een beurs. Grote kracht van de software is dat je snel gegevens kunt exporteren om deze samen te voegen met bijvoorbeeld een brief.” Ook de verkoophistorie en het betalingsgedrag van de klant zijn eenvoudig inzichtelijk. Gelden er afwijkende prijsafspraken of speciale betalingsvoorwaarden, dan geeft AccountView dit aan bij het invoeren van een verkooporder.

In vijf minuten rapport op tafel

Het maken van rapportages, zoals managementoverzichten, is met AccountView geen uren werk meer zoals vroeger. Blonk: “We maken nu iedere dag een omzetoverzicht. Daarmee weten we precies per product wat we die dag hebben gedaan. Dat kost vijf minuten. Net zo gemakkelijk draaien we een dagelijks overzicht van de openstaande posten per debiteur uit.” Een rapportage van een heel andere orde, maar waarmee Vonk BV een flinke efficiencyslag maakte, is de Stibat-rapportage. “We moeten periodiek rapporteren voor welke producten we een verwijderingsbijdrage zijn verschuldigd. Vroeger kostte de eindberekening ons anderhalve dag. Daarvoor moesten we allerlei lijsten met elkaar vergelijken. Met AccountView kun je per product registreren of de heffing geldt en snel selecties maken met filters. Dat is ideaal”, aldus Blonk.

Veel meer dan bedrijfssoftware

Vonk is net zo gelukkig met AccountView als zijn medewerkers. “AccountView is veel meer dan bedrijfssoftware. Het is een communicatiemiddel dat processen met elkaar verbindt en stroomlijnt en waar je veel tijdwinst mee kan behalen”, zegt hij. In de toekomst willen Vonk en zijn team nog meer profiteren van de software. Bijvoorbeeld door ook het maken van offertes te integreren en de mogelijkheden voor relatiebeheer verder te benutten. Doordat AccountView gemakkelijk uit te breiden is, kan de software probleemloos meegroeien met de bedrijfsbehoeften. Ook over Consolit is Vonk te spreken. “Het is een prima club, die een goede service biedt. Door het gebruiksgemak van AccountView hebben we weinig hulp nodig gehad, maar als er iets was werden we direct geholpen”, aldus de directeur.

Verschenen in AccountView Journaal 3 - 2009