Rijwijlgroothandel Aalten BV

Voorraadbeheer in de hoogste versnelling

De voorraad tot een minimum beperken en klanten toch altijd binnen 24 uur leveren. Dat is het streven van Aalten BV, groothandel in de tweewielerbranche. Geen eenvoudige opgave met meer dan 15.000 artikelen in het assortiment. Daarom kiest Aalten BV met AccountView voor voorraadbeheer in de hoogste versnelling. Daarmee kan de groothandel fors besparen op voorraadkosten en tegelijkertijd afnemers beter bedienen.

Van kale frames, onderdelen en accessoires tot volledige fietsen: Aalten BV levert een compleet assortiment aan de Nederlandse rijwielvakhandel. De artikelen komen van heinde en verre. Sommige worden besteld bij bedrijven in de regio, andere zijn bijvoorbeeld afkomstig uit het voormalig Oostblok of het Verre Oosten. Aalten BV is een middelgrote marktspeler. De groothandel moet het vooral hebben van zijn snelle service. “Onze kracht is dat we met vakkundig personeel binnen 24 uur de juiste spullen leveren. Van onze leveringen komt 95%  uit voorraad. Nee verkopen omdat een artikel niet meteen beschikbaar is, betekent meestal dat de order niet doorgaat”, vertelt Everard van de Weg, directeur van Aalten BV.

Volledig met AccountView geïntegreerde weboplossing

Al sinds 2000 is Aalten BV een tevreden gebruiker van de handelsoplossing van AccountView. Momenteel is het bedrijf bezig de automatisering naar een nog hoger plan te tillen, samen met AccountView-partner Utilize. Een stap werd recent gezet met de implementatie van een nieuwe weboplossing, die volledig geïntegreerd is met AccountView. Van de Weg: “Onze klanten en vertegenwoordigers kunnen alle artikelen via het web bestellen. De bestellingen gaan rechtstreeks in AccountView, waar ook direct de voorraad wordt afgeboekt. Dit scheelt fouten en zorgt dat we geen orders mislopen doordat klanten ten onrechte denken dat een artikel niet beschikbaar is. De op de site aangegeven voorraden kloppen altijd met AccountView.”

Tijd en geld besparen op orderverwerking

Bij Aalten BV gaat momenteel een kwart tot een derde van de bestellingen via het internet. Van de Weg hoopt dat dit percentage met de nieuwe weboplossing verder toeneemt. “Zowel voor de klant als voor ons gaat het

Van kale frames tot complete fietsen

bestelproces gemakkelijker en sneller. We krijgen zo’n 700 orders per week binnen. Een weborder scheelt 15 tot 20 minuten verwerkingstijd. Dat maakt veel verschil voor de binnendienst, waar we het werk met minder mensen aankunnen. Het is goed geld wat je zo bespaart”, aldus Van de Weg. Extra service voor klanten is dat ze zelf de orderstatus kunnen volgen. Ook kunnen ze pakbonnen, facturen en back orders inzien.

 

 

 

Kapitaal vrijmaken en nulvoorraad terugdringen

Een volgende stap voor Aalten BV is de verdere optimalisatie van het voorraadbeheer. Van de Weg: “We werken weliswaar uit onze voorraad, maar willen toch dat daar zo weinig mogelijk dood kapitaal in zit. Twintig procent van de artikelen loopt superhard, terwijl twintig procent weinig doet.” Met AccountView realiseerde Aalten BV in de afgelopen jaren al een aanzienlijke verbetering van de omloopsnelheid. “Vroeger was onze gemiddelde jaarlijkse omloopsnelheid twee tot drie keer, waardoor er veel geld vastzat. Tegenwoordig krijgen we onze goedlopende artikelen tien tot twaalf keer per jaar binnen. Door ons voorraadbeheer te verfijnen, willen we in de toekomst nog meer geld vrij krijgen. Bovendien willen we de nulvoorraad verder terugdringen en voorkomen dat we orders mislopen door te late bestelling”, licht Van de Weg toe.

Automatisch besteladvies als basis voor inkoop

In de bestaande situatie bepaalt Aalten BV de inkopen aan de hand van de gewenste minimumvoorraad en -besteleenheid. Aan het einde van ieder kalenderjaar kijkt de groothandel uitgebreid naar de verkoopgeschiedenis. Met een druk op de knop wordt die per artikel uitgeprint. Dan wordt bepaald of een artikel in het assortiment blijft en wat de beste inkoophoeveelheid en -frequentie zijn. Van de Weg: “We stellen voor elk artikel het niveau van de minimumvoorraad en -besteleenheid vast en sturen in de loop van het jaar waar nodig bij. Dat is een continu proces.” Op basis van de voorraadniveaus maakt AccountView automatisch eenmaal per week een besteladvies, dat als basis voor de inkoop dient.

Rijwielgroothandel Aalten in Twello

Focus op producten met hoogste voorraadwaarde

Door een speciale oplossing voor voorraadbeheer van AccountView in te zetten, is de groothandel straks in staat nog gerichter in te kopen en voorraad te houden. “Dan kunnen we bijvoorbeeld eenvoudig een ABC-analyse uitvoeren op ons totale assortiment. Zo’n analyse biedt heel precies inzicht in wat de producten met de hoogste voorraadwaarde zijn, zodat we ons daarop kunnen focussen”, aldus Van de Weg. Ook krijgt Aalten BV diepgaander inzicht in het voorraadverloop. Van de Weg: “Pieken en dalen, bijvoorbeeld door seizoensinvloeden, worden gesignaleerd en meegenomen in het wekelijkse automatische besteladvies.” Mocht er onverhoopt toch onvoldoende voorraad van een artikel aanwezig zijn, dan adviseert AccountView direct welke alternatieven voorhanden zijn. Daarbij wordt rekening gehouden met de voorraad in de tijd.

Bouwen op betrouwbare voorraadstanden

Met de inzet van Voorraadbeheer hoeft Aalten BV zich ook niet meer te beperken tot een jaarlijkse inventarisatie van de voorraad op de verschillende magazijnlocaties. Het is mogelijk om op ieder gewenst moment en op basis van een zelf in te geven selectie van artikelen inventarisaties te maken. Van de Weg: “Eventuele afwijkingen worden dan direct verwerkt. Zo zorgen we ervoor dat de voorraadstanden van de belangrijkste artikelen altijd up-to-date en dus betrouwbaar zijn.”

Voorraadwaarde en afschrijvingen omlaag

Voor het implementeren van de voorraadbeheeroplossing gaat Aalten BV opnieuw in zee met automatiseringspartner Utilize. “We hebben goede ervaringen met hun geïntegreerde weboplossing. Bovendien is Utilize een heel adequate partner. Ze denken mee en staan direct klaar als je hulp nodig hebt”, verklaart Van de Weg. Hij heeft hoge verwachtingen van het nieuwe project. “Met de oplossing voor voorraadbeheer zijn we in staat optimaal rekening te houden met het bestelpatroon van onze klanten en hebben we onze slow & fast movers goed in kaart. We kunnen onze inkoop beter plannen en klanten beter bedienen, terwijl we onze voorraadwaarde flink verlagen en veel minder afschrijven”, zo voorziet hij.

Verschenen in AcountView Journaal nr 3 - 2009