EPG Hydraulistics

Slim bestellen en leveren

Bij technische groothandel EPG Hydraulistics is alles erop gericht de logistieke processen zo slim en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Op die manier is EPG in staat om zich als middelgrote speler op de markt te onderscheiden. Daarbij schuwt het bedrijf de innovatie niet. Kern van de bedrijfsprocessen is AccountView, dat EPG helpt zo ‘lean and mean’ mogelijk te opereren.

EPG Hydraulistics levert meer dan 25.000 hydraulische componenten van 10 verschillende merken. De artikelen worden uit voorraad en in principe binnen 24 uur geleverd. Het gaat om commodities, relatief goedkope componenten die klanten veel gebruiken bij het bouwen van bijvoorbeeld schepen, vrachtauto’s en bruggen. EPG is een middelgrote marktspeler die zich vooral onderscheidt op logistiek gebied. Jacco Fontein, directeur van EPG, licht toe: “We hebben ons toegelegd op het zo slim mogelijk regelen van het bestel- en leverproces, waarbij we de totale toeleveringskosten proberen te minimaliseren.”

Directeur Jacco Fontein

Meer flexibiliteit en betere analyses

Tot 2007 maakte EPG bij de inkoop, verkoop, het voorraadbeheer en de financiële administratie gebruik van Exact. Deze software was echter te statisch naar de smaak van de groothandel. “Alle gegevens zaten in aparte modules en lieten zich moeilijk combineren. We zochten meer flexibiliteit en wilden verschillende gegevens eenvoudig op een scherm bij elkaar kunnen zetten”, vertelt Fontein. Ook kon EPG de lange artikelcodes die in de branche gebruikelijk zijn niet goed kwijt en wilde het bedrijf gegevens beter kunnen analyseren. Fontein legt uit: “Uniek in onze sector is dat we bij de toelevering van vaste afnemers gebruikmaken van diverse Kanban- of 2Bin-systemen. Dit zijn levermethodes uit de auto-industrie, waarbij je er als leverancier voor zorgt dat een klant altijd beschikt over de juiste artikelen, op de juiste locatie en in de juiste hoeveelheden. Daarvoor moet je de artikelhistorie goed kunnen analyseren.”

Oplossing binnen de standaardsoftware

Na een vergelijking van verschillende oplossingen koos EPG voor AccountView als nieuwe basis voor de bedrijfsprocessen. “AccountView kon alles wat we wilden. Alleen voor enkele specifieke zaken waren wat aanpassingen nodig”, verklaart Fontein. AccountView-partner eServiceware tekende voor de implementatie van de nieuwe bedrijfssoftware en de conversie van de gegevens uit het oude systeem. Fontein: “Daarbij loop je natuurlijk tegen hobbels aan, maar die werden door de ervaren consultant van eServiceware soepel opgelost. De implementatie verliep erg vlot, binnen korte tijd stond er een werkend systeem. Daarna moesten alleen de maataanpassingen nog gebeuren. Zo wilden we voor sommige klanten alleen hun eigen en niet onze barcode op een artikeletiket kunnen printen. Ook dat is opgelost door eServiceware.”

Direct de juiste informatie

Met AccountView heeft EPG nu één systeem waar alle gegevens in zitten die de groothandel nodig heeft: artikelcodes, historie, prijzen, prijsafspraken, voorwaarden, klantinformatie enzovoort. Het bedrijf beschikt daarmee precies over de flexibiliteit waar het naar op zoek was. Fontein verduidelijkt: “Tussen de gegevens zijn allerlei koppelingen gerealiseerd, waarvan we actief gebruikmaken. Iedere medewerker kan op zijn scherm de gegevens combineren die hij handig vindt. Zo voorkom je een overkill aan data. Bovendien hoef je niet steeds van scherm te wisselen om informatie te vinden.”

Altijd tijdig inkopen

De bedrijfsprocessen van EPG zijn met de komst van AccountView aangescherpt. Dat begint al bij de inkoop. Fontein: “We krijgen niet alleen automatisch een waarschuwing als de voorraad van een artikel onder een bepaald niveau zakt, maar ook tweemaal per week een besteladvies. Dit advies kunnen we eventueel eenvoudig aanpassen en uitsplitsen naar bestellingen voor verschillende leveranciers.” De bestellingen gaan op de fax naar de leveranciers of worden elektronisch op hun portal gezet. Bij ontvangst van de artikelen bevestigt de magazijnchef dit direct in AccountView. Ook het inboeken van de inkoopfactuur in het systeem is simpel. “We kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk koppelingen leggen naar regels uit verschillende inkooporders”, zegt Fontein.

Verkoopgemak

Het gemak aan de verkoopkant start bij het maken van offertes. Fontein: “Vroeger deden we dit in Word. Nu kunnen we in AccountView eenvoudig gebruikmaken van klant-, artikel- en prijsinformatie om een offerte op te stellen.” Verkooporders zijn eveneens snel gemaakt, compleet met correcte prijs- en leveringsvoorwaarden. Op dit moment gaan de orders nog na invoering als papieren proefpakbon naar het magazijn. Zijn alle goederen aanwezig en verzameld, dan wordt daar de definitieve pakbon uitgedraaid, samen met de artikeletiketten. Aan het einde van iedere dag krijgt de verantwoordelijke voor facturering een overzicht van alle orders die de deur uit zijn gegaan. Het uitdraaien van de facturen is met AccountView zo gedaan en gebeurt nog dezelfde dag of meteen de volgende ochtend.

Orderafhandeling nog efficiënter

Binnenkort wordt de orderafhandeling verder gestroomlijnd. Dat heeft alles te maken met het opmerkelijke nieuwe magazijn van EPG: een twintig meter hoge shuttlekast die wordt aangestuurd door een Warehouse

de hoogste shuttlekast van Nederland

Management Systeem (WMS). De artikelen zijn in de kast opgeslagen in plastic bakken op planken. In het midden zit een lift. Het WMS zorgt dat de kast automatisch per orderregel de plank met de gewenste artikelen presenteert aan een afgifteluik. Een scherm geeft daarbij aan hoeveel stuks van de artikelen moeten worden geraapt. Momenteel is eServiceware bezig een koppeling te leggen tussen het WMS en AccountView. Dan is het niet meer nodig de gegevens op de proefpakbon handmatig in het WMS in te voeren. “Verkooporders gaan dan rechtstreeks vanuit AccountView naar het WMS. De kans op fouten wordt daarmee geminimaliseerd, terwijl de snelheid en efficiëntie van ons logistieke proces toenemen”, aldus Fontein.

Klaar voor de toekomst

Met AccountView als basis heeft EPG niet alleen een belangrijke efficiencyslag gemaakt, maar kan de groothandel bovendien doorgaan met innoveren. Zo is het bedrijf in staat verder invulling te geven aan zijn ‘lean’-strategie om zich nog sterker te onderscheiden van de concurrentie en zijn marktpositie te verstevigen. EPG is daarmee klaar voor de toekomst.

Verschenen in AccountView Journaal 3 - 2009