De Jager Accountancy

Van 90 naar 100 % cliënttevredenheid

Met een cliënttevredenheid van 90 procent scoort De Jager Accountancy zeer hoog. Dat moet ook, want het accountantskantoor zit in een economisch zwakke regio waar nieuwe cliënten niet voor het oprapen liggen. Omzetgroei wordt vooral behaald door bestaande relaties zo optimaal mogelijk te bedienen. Bijvoorbeeld door ze tussentijdse rapportages te bieden voor betere sturing van hun bedrijf. Met Samenstel-assistent en Werkprogramma van AccountView kan De Jager Accountancy dit sneller en efficiënter.

Sinds de start circa dertien jaar geleden is De Jager Accountancy sterk gegroeid. Er werken momenteel vijftien mensen bij het Harlingse accountantskantoor. De groei is opmerkelijk, want in Noordwest-Friesland is de economische bedrijvigheid beperkt. De Jager Accountancy moet het voor zijn business vooral hebben van de Waddeneilanden. Veel van zijn cliënten zitten in de toeristische sector of zijn dienstverleners als architecten, drukkers en medici. “De enige manier om je omzet te vergroten in deze regio, is meer doen voor bestaande relaties”, legt directeur-eigenaar Roelof de Jager uit. “De cliënttevredenheid is dus heel belangrijk. Uit onafhankelijk onderzoek dat we afgelopen voorjaar hebben laten uitvoeren, blijkt de algemene tevredenheid van onze cliënten 90 procent te zijn, bij grotere klanten zelfs 100 procent. We groeien ook puur op basis van mond-tot-mondreclame.”

Cliënten begeleiden met tussentijdse rapportage

Achter de hoge waarderingscijfers ligt een duidelijke visie. De Jager: “Alleen met de BTW-aangifte en de jaarcijfers kom je er niet. Je moet cliënten echt begeleiden en ze inzicht geven in hoe ze ervoor staan, zodat ze tijdig kunnen bijsturen als dat nodig is. Daarom bieden wij bijvoorbeeld al jarenlang tussentijdse rapportages, maandelijks of per kwartaal, afgestemd op het soort cliënt. Belangrijk voordeel van de rapportages voor ons is dat ze het mogelijk maken om aanvullende adviesdiensten te verkopen. Deze benadering, in combinatie met onze kennis en snelheid van werken, zorgt ervoor dat we ons kunnen onderscheiden van kleinere administratiekantoren en blijven groeien. Daarnaast spelen we direct in op trends, bijvoorbeeld internetboekhouden. Om dit alles te ondersteunen, investeren we flink in automatisering.”

   Directeur-eigenaar Roelof de Jager

Handmatig werk wordt met AccountView geminimaliseerd

Ook wat betreft automatisering houdt De Jager er duidelijke ideeën op na. “Als je een huis bouwt, moet de fundering goed zijn. Bij een administratie moeten de gegevens kloppen, want ‘garbage in’ betekent ‘garbage out’. Als je goed automatiseert, loop je later geen risico’s. Bovendien kost het werk veel minder tijd, waardoor je een grote efficiencyslag maakt”, zegt hij. Bij De Jager Accountancy wordt handmatig werk voor de cliëntadministratie dan ook tot een minimum beperkt. De Jager: “We maken daarbij zo veel mogelijk gebruik van de uitgebreide functionaliteit van AccountView. Dat gaat van het elektronisch inlezen van facturen en uitwisselen van bankgegevens tot het voeren van de vaste activa-administratie. Resultaat van alle automatisering is dat cliënten hun administratie drie dagen na het binnenbrengen alweer terug hebben.”

Samenstel-assistent blijkt missing link

Eén onderdeel van het werkproces van De Jager Accountancy gebeurde tot voor kort nog wel handmatig: het controleren van de administratie voor het maken van rapportages. “We zagen geen meerwaarde in een los werkprogramma om de stukken te controleren. Dat deden we met de hand, op basis van een zelfontwikkelde checklist die 90 procent van de risico’s afdekte”, aldus De Jager. Enkele maanden geleden maakte De Jager echter kennis met Samenstel-assistent en Werkprogramma van AccountView. De Jager: “Samenstel-assistent was voor ons de ‘missing link’ tussen het verwerken van de administratie en het digitaal controleren daarvan. In combinatie met Werkprogramma bood het ons precies de juiste oplossing.”

Van verwerking tot dossieropbouw: alles automatisch

Ondertussen zijn alle activiteiten rond de cliëntenadministratie bij De Jager geïntegreerd in één geautomatiseerd werkproces. De Jager licht toe: “In de oude situatie verwerkten we een cliëntadministratie in AccountView, waarna we op papier de checklist invulden en stukken kopieerden, codeerden en archiveerden. Veel handmatig werk dus. Nu is ook dit helemaal geautomatiseerd. Bij het verwerken van een administratie lezen we stukken direct digitaal in en maken we via een koppeling met PM Record een digitaal dossier aan. Samenstel-assistent geeft aan of zaken in orde zijn. Na het doorvoeren van eventuele correcties wordt automatisch de checklist in Werkprogramma ingevuld. Kortom, we kunnen veel sneller een administratie controleren en een checklist opmaken en we hebben meteen een compleet dossier. Ook is alle informatie toegankelijker en besparen we archiefruimte.”

Minder ervaren mensen nodig door slimme software

Met de automatisering van het controlewerk kan De Jager Accountancy binnen kortere tijd rapportages maken voor zijn cliënten. “We hebben in juli voor het eerst gebruikgemaakt van Samenstel-assistent en Werkprogramma voor onze maandcliënten. Onze medewerkers zijn laaiend enthousiast over hoe snel ze nu rapportages kunnen maken”, aldus De Jager. Zelf ziet hij ook het gemak van de nieuwe AccountView-software als een groot voordeel. “Het is niet eenvoudig om aan personeel te komen. Als je deze tools goed gebruikt, kun je ook minder ervaren mensen voor het werk inzetten. Het is gemakkelijk gereedschap, dat weinig opleiding vergt en helpt om sneller dwarsverbanden te zien”, zo verduidelijkt hij.

Cliënttevredenheid maximaliseren

De Jager verwacht met Samenstel-assistent en Werkprogramma niet alleen de cliënttevredenheid nog verder te verhogen. "Uit het eerder genoemde onderzoek blijkt dat we in de accountancy tot de top van Nederland behoren als het gaat om cliënttevredenheid. Op veel punten doen we het beter dan andere accountantskantoren. AccountView zorgt voor stabiel en professioneel gereedschap om mee te werken en daarmee ook voor een prima werknemerstevredenheid en een hoge productiviteit. Samenstel-assistent en Werkprogramma gaan dus zeker een bijdrage leveren aan een nog grotere tevredenheid van zowel cliënten als medewerkers."

www.accounting-house.nl