Alfa Accountants en Adviseurs

Snelweg naar efficiency

In het komende halfjaar stappen alle vestigen van Alfa Accountants en Adviseurs over op de financiële software van AccountView. Daarmee is het accountancy- en adviesbedrijf in staat een belangrijke strategische doelstelling te behalen: optimalisering van het primaire proces door slimme automatisering. Alfa had weinig tijd nodig om te beslissen dat AccountView de beste oplossing was. Niet alleen voor zijn medewerkers, maar ook voor zijn cliënten. Want die profiteren van een nog betere dienstverlening.

Alfa Accountants en Adviseurs ondersteunt zijn cliënten al meer dan 65 jaar op het gebied van accountancy, belastingen, bedrijfskundige zaken en alles wat daarmee samenhangt. Met circa 825 medewerkers, verspreid over 32 vestigingen, richt Alfa zich op het midden- en kleinbedrijf en de agrarische sector. Tegenwoordig behoort het bedrijf tot de top tien accountancykantoren van Nederland. Nabijheid tot de cliënt, lange relaties en een grote betrokkenheid kenmerken de manier van werken van Alfa. Die aanpak zorgde er bijvoorbeeld voor dat ondernemersvakblad Sprout het bedrijf al tweemaal uitriep tot het meest cliëntvriendelijke accountancy- en advieskantoor van Nederland.

V.l.n.r.: S. Derksen (AccountView), R. Sscheper (AccountView), R.van der Hammen (Bitcom), boven I. Verheul (Alfa), I. Walbrecht (AccountView), W. Wagter (Alfa), F. Tsang (Alfa), C. Haspels (AccountView) en W. Riemers (Alfa)

Meer toegevoegde waarde leveren door efficiënter werken

Keerzijde van de sterke cliëntfocus is dat Alfa zich in de afgelopen jaren minder op innovatie richtte. In zijn strategisch plan maakt het bedrijf daar nu werk van. Fou-Khan Tsang, lid van de hoofddirectie van Alfa en verantwoordelijk voor ICT, vertelt: “Door slim te automatiseren gaan we ons hele primaire proces optimaliseren, van administratie tot aangifte. Ook onze klanten worden daar beter van. Want door efficiënter te werken, hebben we ruimte om diensten te leveren met meer toegevoegde waarde, zoals fiscaal advies en periodieke rapportage. Zeker in deze economische tijd is het essentieel dat ondernemers regelmatig weten hoe hun zaken ervoor staan.”

Administratieve snelweg leidt vlot naar juiste afrit rotonde

De basis voor de automatiseringsslag werd gelegd met het project ‘Rotonde’. “We hebben twee jaar geleden een aantal jonge medewerkers uit de organisatie gevraagd om ons bedrijfsproces opnieuw in te richten. Daarbij werd ons administratieve proces voorgesteld als een snelweg naar een rotonde. Op de snelweg worden de informatiestromen zo voorbereid dat je efficiënt en foutloos voorsorteert naar de juiste afslag op de rotonde: het maken van een jaarrekening, belastingaangifte, benchmark of tussentijdse rapportage”, legt Tsang uit. Zo’n gestroomlijnd proces zou passende administratieve software, een werkprogramma voor het maken van de jaarrekening en een rapportgenerator vergen, luidde de conclusie van de projectgroep.

Unanieme keuze voor AccountView

Tot nu toe gebruikte Alfa inmiddels wat gedateerde software voor de cliëntadministratie. Tsang: “We hebben dit programma al meer dan 25 jaar. Het werkt snel, maar kan de tand des tijds niet meer doorstaan.” Om de doelstellingen van Rotonde te behalen, had Alfa behoefte aan een nieuwe oplossing. Deze moest een snel en efficiënt verloop van het primaire proces ondersteunen en daarnaast uitgebreide integratiemogelijkheden plus specifieke functionaliteit voor de MKB- en agrarische praktijk bieden. Een selectiegroep van gebruikers uit de hele organisatie had weinig tijd nodig om tot een unanieme beslissing te komen. Van de vijf leveranciers van financiële software die waren uitgenodigd om hun oplossing te presenteren bleek AccountView in alle opzichten het beste aan de eisen te voldoen.

Administratie die zich vanzelf vult

Tsang licht toe de keuze toe: “Je kunt met AccountView snel boeken, snel zoeken en je hebt veel import- en exportmogelijkheden. Elektronisch inlezen is een van de speerpunten bij het optimaliseren van ons bedrijfsproces. Ons ideaalbeeld is een administratie die zich vanzelf vult, een compleet elektronische snelweg dus. AccountView biedt bijvoorbeeld autocodering voor het automatisch inboeken van facturen en een goede ondersteuning voor het inlezen van bankafschriften met BRI van de Rabobank.” Belangrijk voor agrarische cliënten is de aansluiting op EDI-Circle. Tsang: “AccountView is de enige die hiervoor volledig geïntegreerde functionaliteit heeft. Ook het exporteren van de financiële gegevens van 4.000 melkveehouders voor het uitvoeren van een jaarlijkse bedrijfsanalyse is bijvoorbeeld geen probleem.” Het bedieningsgemak van AccountView draagt eveneens bij aan een vlot werkproces. “Je kunt de software behalve met de muis ook met het toetsenbord bedienen. Bij administratief gebruik werkt dat heel snel”, aldus Tsang.

Iedere week een vestiging over

AccountView ontwikkelde software voor het omzetten van de gegevens in het bestaande systeem en voerde samen met Alfa de conversie uit naar de nieuwe standaard voor de cliëntadministratie. Drie vestigingen dienden als pilot. De ervaringen daar vormen de leidraad voor de verdere uitrol. Tsang: “We wilden zien of AccountView werkte zoals we dachten dat het zou werken. En we wilden weten hoe de gebruikers erop zouden reageren, hoeveel training nodig zou zijn en hoe snel de implementatie zou verlopen. In totaal moeten 12.000 klanten over, dat is best omvangrijk.” De ervaringen tot nu toe zijn zeer positief, vertelt Tsang. “We zien een snelle leercurve bij gebruikers en ook de snelheid van implementeren is hoog. In dit tempo kunnen we iedere week een vestiging doen, zodat begin 2010 alle 32 vestigingen over zijn.”

Samenstel-assistent past perfect in concept Rotonde

Alfa gaat ook van start met AccountViews nieuwe Samenstel-assistent. Tsang: “De kennismaking met Samenstel-assistent was een aangename verrassing. Deze oplossing maakt het mogelijk om allerlei controles automatisch uit te voeren en past perfect in het concept van Rotonde. We kunnen daarmee niet alleen de snelweg, maar ook de rotonde zelf met AccountView automatiseren. Voor de afslagen benchmark, jaarrekening, belastingaangifte en tussentijdse rapportage gebruiken we respectievelijk onze eigen benchmarksoftware, Caseware, Primaccount en AccountView.” Daarmee is het automatiseringsplaatje van Alfa letterlijk rond.

Blijven vernieuwen

Tsang is ervan overtuigd dat Alfa met AccountView grote efficiencyvoordelen zal behalen. “We liepen misschien wat achter met automatisering, maar hebben nu een grote sprong gemaakt. In de kantoren die over zijn, zien we al de eerste resultaten met bijvoorbeeld EDI-Circle. Heel belangrijk is dat we met Accountview gestandaardiseerd kunnen werken. Dat is een randvoorwaarde voor efficiencyvoordeel en een aspect dat we goed in de gaten houden.” Hij besluit: “Automatisering en optimalisatie zijn een continu proces. Je moet voortdurend werken aan een optimale inzet van je hulpmiddelen. Dat kunnen we met AccountView. Het bedrijf heeft een goede visie en blijft vernieuwen.”

www.alfa-accountants.nl