Eindejaarsverwerking Projecten en Uren en Declaraties in versie 9

U hebt het artikel Eindejaarsverwerking in versie 8.0 en hoger gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de modules Projecten en Uren en Declaraties. Wanneer u niet over (een van) deze modules beschikt, hoeft u deze supportnote niet door te nemen.

Omschrijving

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help/Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9.0a of hoger. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie Service Packs.

Als u werkt met een andere versie van AccountView, gebruik dan de bij uw versie horende procedure.

De supportnote is verdeeld in drie onderdelen:

1. Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar
2. Toelichting bij opnieuw overnemen na aanmaken van een nieuw boekjaar 
3. Veelgestelde vragen

Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar

Projectjournaal

In de stamgegevens van een project kunt u vastleggen welke mutaties u wilt overnemen in het volgende boekjaar. Op de tab Financieel vindt u het veld Eindejaarsverwerking, waarvoor u de volgende waarden kunt selecteren:

• Geen financiële gegevens
  Er wordt geen projectjournaal overgenomen, dus ook geen onderhanden werk. Deze instelling is voornamelijk bedoeld voor interne projecten.
• Alleen saldi balansrekeningen
  Deze keuze is niet zinvol in deze versie. Als u het projectjournaal wilt overnemen, kies dan voor Volledige projecthistorie.
• Volledige projecthistorie (Balans en Verlies & winst)
  Het volledige projectjournaal wordt overgenomen. Hierdoor kunt u ook na de eindejaarsverwerking de gebudgetteerde kosten en opbrengsten vergelijken met de gerealiseerde kosten en opbrengsten.

Projectstamgegevens

Als een project voorkomt in de urenhistorie meerdere jaren, artikelhistorie meerdere jaren, declaratiehistorie meerdere jaren of projectoverboekingen meerdere jaren van het oude boekjaar, dan zal het project altijd worden meegenomen naar het nieuwe jaar. U kunt het daar ook niet verwijderen. U kunt dit project desgewenst uit beeld houden door een selectie te maken in het venster Projecten die de financieel afgesloten projecten eruit filtert (met Beeld/Selecteren en Projectstatus is niet gelijk aan Financieel afgesloten).

Als het project in deze tabellen niet voorkomt, dan kunt u in Eindejaarsverwerking Projecten en Uren en Declaraties in versie 8 de voorwaarden nalezen waaronder een project niet wordt meegenomen naar een nieuw boekjaar.

Projectbudgetten

De hoofdregel is dat de projectbudgetten worden meegenomen naar het nieuwe boekjaar van alle projecten waarvan ook de stamgegevens worden overgenomen. Er zijn twee uitzonderingen:

• Voor projecten waarvoor het veld Status de waarde Doorlopend heeft, kunt u er tijdens het aanmaken van het nieuwe boekjaar voor kiezen om de projectbudgetten niet over te nemen. Mocht u ervoor kiezen om deze projectbudgetten wel over te nemen, dan hebt u verschillende mogelijkheden voor de manier waarop dat moet gebeuren. Zie onderstaande afbeelding.
• Voor projecten waarvoor het veld Status de waarde Afgesloten heeft, worden nooit projectbudgetten meegenomen. Mochten de stamgegevens van het project wel worden meegenomen omdat er bijvoorbeeld nog openstaande posten zijn, dan zal het projectbudget niet worden meegenomen.

Uren en Declaraties

Wij adviseren om vóór het aanmaken van het nieuwe boekjaar vast te stellen of er nog uren te journaliseren zijn. Voer hiervoor de volgende controle uit:

1. Kies Bestand/Projecten en uren/Urenregistratie.
2. Dubbelklik op de kolomtitel Voortgang om op die kolom te sorteren.
3. Blader door het venster om de uurstaten te vinden waarvoor de status niet gelijk is aan Verwerkt.
4. Controleer voor deze uurstaten of u ze moet journaliseren vóór het aanmaken van het nieuwe boekjaar.

U bent niet verplicht om deze uurstaten vóór het aanmaken van het nieuwe boekjaar te journaliseren. Als u dit niet doet, dan wordt er voor deze uurstaten geen onderhanden werk overgenomen naar het nieuwe boekjaar en zullen in het nieuwe boekjaar deze uren daarom niet kunnen worden gefactureerd. Mocht u gejournaliseerde uren willen wijzigen, zie dan de supportnote Gejournaliseerde uren wijzigen.

Onderliggende boekingsdetails

Om in uw projectadministratie van projectkaart of projectjournaalregels door te kunnen zoomen naar de onderliggende boekingsdetails uit vorig jaar of voorgaande jaren moet u in de wizard Administratie aanmaken het veld Projectjournaaldetailhistorie overnemen markeren. Als u met versie 9.0a werkt, kies dan na het aanmaken van het nieuwe boekjaar Document/Overnemen/Beginbalans waarbij u ervoor zorgt dat Projectjournaaldetailhistorie overnemen is gemarkeerd.

Toelichting bij opnieuw overnemen na het aanmaken van een nieuw boekjaar

Nog wijzigingen aanbrengen in de administratie 2011?

Stamgegevens worden in AccountView alleen overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar, maar niet met het overnemen van de beginbalans. Boekingen in dagboeken worden wel overgenomen in de beginbalans. Het projectjournaal wordt, bij het overnemen van de balans, overgenomen zoals ingesteld is in het veld Eindejaarsverwerking. Dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt.
Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking daarom nog kunt boeken in dagboeken van administratie 2011, maar dat als u de stamgegevens van bijvoorbeeld een project in 2011 wijzigt, dit niet meer automatisch zal worden meegenomen naar uw administratie 2012.

Als u werkt met declaratievoorstellen

De declaratievoorstellen en projectfacturen die u niet verwerkt in administratie 2011 worden automatisch meegenomen naar administratie 2012, waar u ze dan verder verwerkt. Verwerk de declaratievoorstellen en projectfacturen die u in 2011 wilt boeken daarom vóórdat u de eindejaarsverwerking uitvoert, dat scheelt u later werk op de volgende punten:

• Achteraf kunt u van een declaratievoorstel in administratie 2011 die al bestond op het moment dat het nieuwe boekjaar werd aangemaakt, een projectfactuur maken en deze volledig verwerken. U moet daarna wel het verwerkte declaratievoorstel in administratie 2012 verwijderen en na de verwerking van de projectfactuur in 2011 de beginbalans overnemen.
• Ook kunt u nog een declaratievoorstel in administratie 2011 toevoegen en als projectfactuur verwerken in administratie 2011. U moet daarna wel de beginbalans overnemen.
• Het toevoegen en wijzigen van een declaratievoorstel in administratie 2011 en deze overnemen naar administratie 2012 kan niet! 
• Achteraf kunt u een projectfactuur in administratie 2011 nog verwerken die al bestond op het moment dat het nieuwe boekjaar werd aangemaakt. U moet daarna wel de verwerkte projectfactuur en het bijbehorende declaratievoorstel in administratie 2012 verwijderen en na de verwerking van de projectfactuur in 2011 de beginbalans overnemen.
• Het aanmaken van een projectfactuur op basis van een bestaand declaratievoorstel in administratie 2011 en deze overnemen naar administratie 2012 kan niet!

Projectjournaal

Bij het overnemen van de beginbalans nadat het nieuwe boekjaar al is aangemaakt wordt het projectjournaal opnieuw overgenomen. Markeer daarbij de optie Projectjournaaldetailhistorie overnemen. Hierbij worden de eerder vermelde regels toegepast op basis van het veld Eindejaarsverwerking. Kies na het overnemen van de balans voor Document/Projectkaart herrekenen om de projectkaart bij te werken.

Het is mogelijk om ervoor te zorgen dat het projectjournaal van een project, dat bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar niet was overgenomen, nu alsnog wordt overgenomen. En omgekeerd: als het projectjournaal van een project bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar wel was overgenomen, terwijl dit bij nader inzien niet de bedoeling was, dan is het mogelijk om ervoor te zorgen dat het projectjournaal is verdwenen na het opnieuw overnemen van de beginbalans.

Hiervoor moet u de waarde van het veld Eindejaarsverwerking in het venster Stamgegevens project wijzigen volgens de regels die in deze supportnote zijn beschreven. Deze wijziging moet in het oude boekjaar plaatsvinden. U kunt de wijziging ook doorvoeren in het nieuwe boekjaar; dit is van belang voor de eindejaarsverwerking van volgend jaar.

Projectstamgegevens

De hoofdregel is dat de stamgegevens van projecten alleen automatisch worden overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Er is één uitzondering. Stel dat:

• een project na het aanmaken van een nieuw boekjaar in het oude boekjaar wordt aangemaakt;
• op dit in het oude boekjaar aangemaakte project boekingen worden ingevoerd;
• de waarde van het veld Eindejaarsverwerking zodanig wordt gekozen, dat het projectjournaal wordt overgenomen als de beginbalans wordt overgenomen,

... dan worden de stamgegevens van het project bij het overnemen van de beginbalans ook overgenomen.

Projectbudgetten

De hoofdregel is dat projectbudgetten alleen automatisch worden overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Er is één uitzondering: de budgetten van projecten waarvan het veld Status de waarde Doorlopend heeft. Deze projectbudgetten kunt u na het aanmaken van het nieuwe boekjaar alsnog overnemen.

Zo neemt u projectbudgetgegevens (opnieuw) over:

1. Kies Bestand/Administraties.
2. Selecteer de administratie van het nieuwe boekjaar.
3. Kies Document/Overnemen/Projectbudgettering.
4. Selecteer het oude boekjaar in het venster Projectbudgettering overnemen in het veld Overgenomen van. Markeer Budget doorlop proj en selecteer hoe u de doorlopende projectbudgetten wilt overnemen.

Uren en Declaraties

Wij adviseren om vóór het overnemen van de beginbalans vast te stellen of er nog uren te journaliseren zijn. Door deze te journaliseren en vervolgens de beginbalans over te nemen kunnen deze uren gefactureerd worden in het nieuwe boekjaar.

Tot slot

Als u werkt met de module Uren en Declaraties II, dan kunt u in de stamgegevens van medewerkers budgetten invoeren op uurstatistiekgroepen. Kies Document/Overnemen/Uurstatistiekgegevens in het venster Administraties als u die gegevens wilt meenemen naar het nieuwe boekjaar.

Veelgestelde vragen

Antwoorden op meer veelgestelde vragen kunt u terugvinden bij Veelgestelde vragen eindejaarsverwerking, Veelgestelde vragen Projecten en Veelgestelde vragen Uren.

Waarom zie ik in het nieuwe boekjaar op mijn verlies- en winstrekeningen in periode 0 een aantal boekingen staan?

Dit is het overgenomen projectjournaal uit het oude boekjaar. Als in het oude boekjaar een project saldi bevat op verlies- en winstrekeningen die volgens de gekozen instellingen moeten worden overgenomen in het nieuwe boekjaar, dan worden deze overgenomen op de beginbalans in periode 0. Als op deze manier een saldo op een verlies- en winstrekening ontstaat in periode 0, vindt er automatisch een extra boeking op deze verlies- en winstrekening plaats zonder projectcode, waardoor het totale saldo in periode 0 op de verlies- en winstrekeningen op nul uitkomt.

Na het aanmaken van het nieuwe boekjaar zie ik regels in mijn projectkaart en/of projectjournaal staan zonder de onderliggende individuele mutaties uit vorige of voorgaande jaren?

Neem de beginbalans opnieuw over waarbij u de optie Projectjournaaldetailhistorie overnemen markeert.

In het nieuwe boekjaar tonen mijn projecten niet de cijfers die ik verwacht.

Als na het aanmaken van het nieuwe boekjaar de projectkaarten worden herrekend met Document/Projectkaart herrekenen in het venster Projecten dan zullen de cijfers worden bijgewerkt naar de huidige stand.

Kan ik in het oude boekjaar al beginnen met uurstaten die betrekking hebben op het nieuwe boekjaar?

Dat ligt niet voor de hand. Deze uurstaten worden niet meegenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en kunnen dus alleen in het oude boekjaar worden gejournaliseerd.

Ik heb al gedeclareerd in het nieuwe boekjaar, vervolgens de beginbalans overgenomen en ik wil controleren wat de te factureren positie is die uit het oude boekjaar is overgenomen.

Omdat er al gedeclareerd is in het nieuwe jaar, is het rapport Te factureren uit het Projecten venster niet bruikbaar. In het venster Projectjournaal kunt u met Beeld/Selecteren wel de volgende selectie zetten: Periode (journaal) is gelijk aan nul. Vervolgens kiest u Rapporten/Projectjournaalrapportage en in het veld Bedrag selecteert u Te factureren bedrag.