Het Rijk Golfbanen slaat hole-in-one met AccountView

De 27-holes championship golfcourse van Het Rijk van Nunspeet ligt er piekfijn bij: groen, golvend en glad geschoren. Maar ook achter de idyllische schermen van heuvels, bossen en zandverstuivingen is alles tot in de puntjes verzorgd. Zo heeft de organisatie met de implementatie van AccountView alle administratieve activiteiten in één klap gesynchroniseerd. Een onvervalste hole-in-one.

Het Rijk van Nunspeet (Nunspeet) behoort samen met Het Rijk van Nijmegen (Groesbeek), Het Rijk van Margraten (Cadier en Keer) en Het Rijk van Sybrook (Enschede) tot Het Rijk Golfbanen, de holding die de vier golfbanen commercieel exploiteert en nauw samenwerkt met de verenigingen die er spelen”, zegt Judith Verhaar, controller bij Het Rijk Golfbanen. “De banen zijn niet alleen toegankelijk voor verenigingsleden, maar ook voor bedrijven en greenfeespelers. Dat tekent het open karakter van onze organisatie. Daarnaast hebben wij een virtuele golfclub voor vrije golfers, Golfkring Het Rijk, waarvan de leden met korting op onze banen terechtkunnen.” Bakermat van Het Rijk Golfbanen is de baan in Groesbeek, opgericht in 1985. De drie andere banen zijn in de jaren 2003-2007 aangekocht.

Explosieve groei

De explosieve groei in korte tijd dwong Het Rijk Golfbanen ertoe een moderniserings- en uniformeringsslag te maken door de administraties van de banen te vernieuwen en op één lijn te brengen. Tot 2007 werkten alle banen nog met het sterk verouderde Exact voor DOS-boekhoudpakket. Bovendien hanteerden ze allemaal verschillende rekeningschema’s. “Wat wij wilden was één eigentijds boekhoudpakket en één rekeningschema”, aldus Verhaar. “Verder wilden we koppelingen tot stand brengen tussen het nieuwe boekhoudpakket en onze andere softwarepakketten: het baanreserverings-, salesondersteunings-, horecakassa- en salarisadministratiesysteem.” Via de leverancier van het salesondersteuningssysteem kwam Het Rijk Golfbanen bij AccountView uit.

Judith Verhaar, controller bij het Rijk Golfbanen

Aanzienlijk flexibeler

“Om de twee pakketten waar onze belangstelling naar uitging, Exact en AccountView, met elkaar te vergelijken, zijn wij vervolgens bij vier bedrijven op werkbezoek geweest: twee die Exact in combinatie met het salesondersteuningssysteem gebruikten en twee die AccountView in combinatie met dit pakket gebruikten”, legt Verhaar uit. “Die koppeling was voor ons essentieel, omdat wij de hele facturatie in het salesondersteuningssysteem wilden onderbrengen.” AccountView kwam bij deze vergelijking duidelijk als beste uit de bus. “De functionaliteit, met name de koppeling aan de importfuncties, was bij AccountView aanzienlijk flexibeler dan bij Exact. Bovendien bood het pakket ten minste dezelfde functionaliteit en maakte het een gebruiksvriendelijkere indruk. De keuze was dan ook snel gemaakt. Kort daarop schaften we vier licenties aan: drie voor onze banen en één voor het hoofdkantoor in Groesbeek.”

Gefaseerde implementatie

In de winter van 2006/2007 implementeerde AccountView Expert Center eServiceware AccountView in Het Rijk van Nijmegen, Het Rijk van Nunspeet en Het Rijk van Margraten en op het hoofdkantoor. “Het voorwerk hebben wij zelf gedaan”, blikt Verhaar terug. “Dat vergde nog de meeste tijd: rekeningschema’s synchroniseren, debiteurenbestanden opschonen, een crediteurenbestand als basisbestand kiezen, het omnummeren van het crediteurenbestand tot een nieuwe nummeringssystematiek, et cetera. Daar zijn we een aantal maanden mee bezig geweest. De eigenlijke implementatie vond gefaseerd plaats en duurde enkele weken. Per baan hebben wij bekeken wat de meest efficiënte manier was en wat het beste in de planning paste. We zijn een seizoensbedrijf, dus het moment van overgang had ook met de werkdruk te maken. Net voor de opening van het nieuwe seizoen, in april 2007, was alles klaar en werkte alles naar behoren. Inmiddels hadden we ook Het Rijk van Sybrook overgenomen en in oktober 2007 ging ook deze baan over op AccountView.”

Het Rijk van Nunspeet

Pure winst

Verhaar: “Wij beschikken nu over importfuncties in AccountView waarmee we uit al onze systemen omzet- en facturatiegegevens kunnen binnenhalen: het baanreserveringssysteem (CSS), inclusief golfshops en ledenadministratie, het horecakassasysteem (Micros) en het salarisadministratiesysteem (Unit4). Aan de koppeling van het salesondersteuningssysteem (Opera) wordt nog gewerkt.” De mensen die AccountView gebruiken, zijn lovend over het pakket. “Voorheen moesten zij veel zelf inkloppen of overkloppen van de dagopbrengsten uit de verschillende systemen. Nu wordt alles geautomatiseerd ingelezen en hoeven ze alleen maar te controleren of dit correct gebeurt. En dat is pure winst!”

Eenduidige rapportages

Het Rijk Golfbanen heeft sinds 2007 niet stilgestaan op automatiseringsgebied. “Zo hebben wij onlangs door eServiceware voor heel specifieke rapportages een model laten bouwen in Crystal Reports dat we na integratie in AccountView weer naar de verschillende banen uitgerold hebben”, licht Verhaar toe. “Dat kon alleen doordat alle banen met eenzelfde rekeningschema op dezelfde manier hun administratie ingericht hadden. Ook dat betekende een grote vooruitgang. Wij hebben nu één model waarmee we met één druk op de knop de door het hoofdkantoor gewenste eenduidige rapportages kunnen genereren. Dankzij de koppeling is het een fluitje van een cent om deze managementinformatie uit AccountView te halen.”

Extra managementinformatie

Maar Het Rijk Golfbanen heeft nog meer op stapel staan. “Doordat het maken van rapportages vereenvoudigd en geautomatiseerd is, is de behoefte aan extra managementinformatie sterk gegroeid. Vandaar dat wij binnen afzienbare tijd nog gedetailleerdere rapportages willen gaan maken, waarbij we dieper inzoomen op bijvoorbeeld omzetgroepen of kostenplaatsen op afdelingsniveau. Daar leent AccountView zich uitstekend voor”, weet Verhaar. “En, tot slot, hebben we het voornemen om in 2010 ons baanreserveringssysteem te vervangen. eServiceware is op de achtergrond al bezig om ook daar koppelingen voor te bouwen.”

Meer informatie:

www.hetrijkgolfbanen.nl
www.eserviceware.com